Du kan ange inställningar för synkronisering mellan Microsoft Dynamics NAV och Microsoft Outlook så att information om möten, uppgifter och kontakter kan delas mellan teammedlemmar och uppdateras mellan två produkter. Till exempel en försäljare som arbetar ute i fält kan skapa ett nytt möte i sin företagskalender med hjälp av Outlook och sedan kan chefen på kontoret se den uppgiften i Microsoft Dynamics NAV.

Synkroniseringsfunktionen innehåller möjligheter för standardmappning mellan kontakterna, försäljaren och uppgifterna i Microsoft Dynamics NAV och kontakter, uppgifter och möten i Microsoft Outlook. Du kan synkronisera posterna manuellt eller automatiskt vid bestämda intervall.

Viktigt!
Du kan skapa en ny säljarkontakt i Outlook, men kontakten kan inte synkroniseras med Microsoft Dynamics NAV som säljare.

En av fördelarna med Outlook-synkroniseringsfunktionen i Microsoft Dynamics NAV är att den kan anpassas utan programmering. Det är ganska enkelt att lägga till fler fält för att optimera synkroniseringen.

Standardinställningarna innehåller mappning för fem olika enheter i Microsoft Dynamics NAV:

Ditt företag vill kanske lägga till fler fält för den här mappningen. Mer information finns i avsnittet "Anpassa synkroniseringsfält" i den här genomgången.

Om den här genomgången

I den här genomgången tas följande aktiviteter upp:

  • Skapa en uppgift och synkronisera den med Outlook.
  • Hantera en konflikt mellan olika data för samma post.
  • Anpassa fält som synkroniseras.
Obs!
En konflikt uppstår endast om ändringar har gjorts i båda programmen efter den senaste synkroniseringen. Därför medför några steg i den här genomgången en konflikt, så att du kan öva på att lösa den. I det här fallet anger hanterar du två olika telefonnummer till samma kontakt och sedan konflikten.

Roller

Den här genomgången innehåller arbetsuppgifter som utförs av följande användarroller:

  • Michael, kundansvarig
  • David, försäljare
Obs!
För att du snabbt ska kunna utföra följande procedurer kommer du att använda dina egna Microsoft Dynamics NAV-inställningar och ditt eget Outlook-konto, i stället för att lägga upp Michael och David som nya användare i CRONUS Sverige AB-databasen. I avsnittet "Förutsättningar" nedan finns information om vilka Outlook-integreringsinställningar som behövs.

Förutsättningar

För att kunna utföra den här genomgången behöver du:

  • Utför stegen i genomgången: Walkthrough: Setting Up Outlook Synchronization.
  • Se till att webbtjänster körs.
  • Se till att följande förutsättningar i Microsoft Dynamics NAV uppfylls:
    • Outlook-integrationen är installerad.
    • CRONUS Sverige AB:s demodatabas. är installerad.
    • Du har lagts till som försäljare, där namnet och e-postadressen är exakt samma som i din Outlook-profil.
    • Du har angetts som användare av synkroniseringsenheter.
  • Se till att följande förutsättningar i Outlook uppfylls:
    • Microsoft Dynamics NAV Synkroniseringsknappar visas på flken Tillägg i Outlook-fältet.
    • Anslutningen mellan Microsoft Dynamics NAV och Outlook fungerar. Välj knappen Inställningar och sedan fliken Anslutning och till sist Testa anslutning för att testa anslutningen.

Situation

Michael är kundansvarig för CRONUS Sverige AB. Hann arbetar mest på kontoret CRONUS och använder Microsoft Dynamics NAV. Hans medarbetare David är försäljare som för det mesta arbetar på fältet och använder Outlook för att hålla ordning på kontakter, aktiviteter och möten. Eftersom Michael och David delar information synkroniserar de den gemensamma informationen regelbundet under dagen. Det gör att Michael kan boka möten åt David samtidigt som han håller reda på Davids aktiviteter på fältet.

I det här scenariot bokar Michael ett möte åt David där han ska träffa en befintlig kund. När David synkroniserar ser han det möte som Michael har bokat. Han tror inte att han hinner till mötet i tid så han flyttar fram mötet till nästa dag i sin Outlook-kalender. Han synkroniserar igen och ändringarna uppdateras i Microsoft Dynamics NAV så att Michael kan hålla reda på ändringen.

Michael försöker ringa upp kontakten, men telefonnumret är felaktigt eftersom någon annan har registrerat ett nytt telefonnummer i Outlook och ännu inte synkroniserat detta mot Microsoft Dynamics NAV. Michael går igenom konfliktinformationen och fastställer att problemet är relaterat till telefonnumret och löser konflikten.

Michael inser också att han behöver lägga till ytterligare fält för de poster som ska synkroniseras. Han lägger till distriktskodfält som användardefinierade fält i företagets kontaktinformation så att de visas både i Outlook och Microsoft Dynamics NAV.

Utföra en synkronisering

Först bokar Michael ett kundmöte åt David genom att skapa en uppgift i Microsoft Dynamics NAV och synkroniserar den med Outlook så att mötet visas i teamkalendern.

Så här skapar du en uppgift och synkroniserar den med Outlook

  1. I rutan Sök anger du Kontakter och väljer sedan relaterad länk.

  2. Välj kontaktkortet för A. Gibson's Law firm, CT100006, på fliken Start i gruppen Hantera och välj Redigera i listan Kontakter.

  3. På kontaktkortet klickar du på snabbfliken Allmänt och ändrar Säljarkod till dina initialer.

  4. På fliken Analysera i gruppen Kontakt väljer du Uppgifter.

  5. På fliken Start i gruppen Process väljer du Skapa uppgift.

  6. I guiden Skapa uppgift lägger du till följande information:

    • Ange uppgiften som typen Möte.
    • Lägg till en kort beskrivning, till exempel "diskutera offert".
    • Ange att mötet ska ske i dag och en starttid.

  7. Välj Nästa. Ditt namn visas som uppgiftsorganisatör och A. Gibson's Law Firm som deltagare.

  8. Välj Slutför.

  9. I Microsoft Outlook väljer du Kalender för att öppna kalendervyn och därefter öppnar du Microsoft Dynamics NAV-kalendern i listan Mina kalendrar.

  10. I Microsoft Dynamics NAV väljer du knappen Synkronisera för att aktivera synkroniseringen.

    Synkroniseringen körs och du kan se det möte som du skapade i den delade kalendern.

David går igenom den synkroniserade kalendern för att se om det finns uppdateringar i Microsoft Dynamics NAV. Han ser mötet och justerar tidpunkten för att lösa konflikten.

Så här ändrar du ett mötesförslag i Microsoft Dynamics NAV och synkroniserar det med Outlook

  1. I din Outlook-kalender flyttar du mötet i Microsoft Dynamics NAV till en annan dag och klickar sedan på knappen Synkronisera för att aktivera synkroniseringen igen.

  2. Öppna nu Microsoft Dynamics NAV och leta upp kontaktkortet för CT100006.

    I fältet Nästa uppgiftsdatum visas det nya datumet för mötet. Du kan välja datumfältet för att öppna uppgiftslistan och se de mötesändringar som du gjorde.

Hantera en synkroniseringskonflikt

Michael bestämmer sig för att ringa upp kunden för att informera om att David har ändrat mötesdatumet. Han upptäcker att det finns en konflikt i kontaktinformationen och felsöker konflikten. Även om det här scenariot visar hur du löser konflikten manuellt, kan du också konfigurera synkroniseringen så att konflikter hanteras automatiskt. Mer information finns i How to: Set Up Synchronization Conflict Resolution Options.

Så här hanterar du en konflikt

  1. Välj Inställningar för att öppna dialogrutan Inställningar i Outlook.

    I dialogrutan Inställningar visas flera alternativ för att lösa konflikter, inklusive alternativ för att automatiskt ersätta Outlook-objekt med poster i Microsoft Dynamics NAV eller automatiskt ersätta poster i Microsoft Dynamics NAV med Outlook-objekt.

  2. Välj alternativet Lös konflikter manuellt och stäng dialogrutan Inställningar.

  3. I Microsoft Dynamics NAV öppnar du kontaktkortet för A. Gibson's Law Firm, CT100006 och lägger till telefonnumret 1234567.

  4. Öppna Outlook och sök efter kontakten A. Gibson's Law Firm.

  5. Ändra telefonnumret till 1224567 så att det skiljer sig från det telefonnummer som du registrerade i Microsoft Dynamics NAV.

  6. Välj knappen Synkronisera för att aktivera synkroniseringen.

  7. Välj knappen Felsökning och fliken Konflikter.

    Konflikten visas här. Du kan antingen välja Visa Outlook-objekt eller Detaljer för att visa mer uppgifter om konflikten.

  8. Välj Detaljer.

    Dialogrutan Konfliktdetaljer innehåller en lista med de fält som har mappats mellan de två posterna. Konflikten är markerad med rött så att du kan se att det är skillnaden i telefonnumret som orsakar konflikten.

  9. Välj Ersätt Outlook-objekt, välj artikel från listan och sedan knappen OK.

Anpassa synkroniseringsfält

Eftersom CRONUS har många utländska kontakter och regelbundet använder distriktskoder beslutar sig Michael för att lägga till fältet i synkroniseringsmappningen.

Så här lägger du till fält i den befintliga konfigurationen

  1. Öppna Microsoft Dynamics NAV.

  2. I rutan Sök, ange Outlook-synk.enheter och välj sedan relaterad länk.

    Fönstret Outlook-synk.enhet innehåller definitionen för mappningen mellan kontakterna i Microsoft Dynamics NAV och Microsoft Outlook.

  3. I fältet Kod väljer du CONT_COMP. På fliken Start i gruppen Hantera väljer du Redigera.

    Alla fält som mappas mellan de två programmen visas i det här fönstret. Om du vill lägga till det önskade fältet lägger du till en rad i det här fönstret och väljer de fält som du vill inkludera i synkroniseringen.

  4. På fliken Analysera i gruppen Synk.enhet väljer du Fält.

  5. Välj Ny och sedan Fältnr 15, Distriktskod.

  6. Eftersom det inte finns några jämförbar Outlook-egenskap att koppla det här till markerar du kryssrutan Användardefinierat för fältet Distriktskod. Välj OK.

    Eftersom posterna i ändringsloggen används för att identifiera ändringar i Microsoft Dynamics NAV måste du också lägga till det här fältet i ändringsloggen.

  7. Välj Registrera i Ändringslogg inställning på fliken Analysera i gruppen Synk.enhet. Välj OK.

  8. Välj OK igen i den dialogruta som öppnas.

    För att se till att den nya distriktskoden visas i Microsoft Outlook måste du skapa och synkronisera en ny kontakt. Ändringar i synkroniseringsinställningarna visas endast för nysynkroniserade objekt.

  9. I rutan Sök anger du Kontakt och väljer sedan relaterad länk.

  10. Välj Ny och skapa en ny kontakt för typen Företag på fliken Start i gruppen Ny.

  11. Lägg till ett nytt kundnamn.

  12. Expandera snabbfliken Utlandshandel och sedan i fältet Distriktskod. Välj en distriktskod.

  13. Välj OK.

  14. Öppna Microsoft Outlook och starta synkroniseringen.

  15. När den är klar öppnar du den nya kontakten, som du skapade i Microsoft Dynamics NAV i Microsoft Outlook.

  16. På fliken Kontakt, i gruppen Visa, väljer du Alla fält och sedan alternativet Egendefinierade fält i detta objekt.

    Här kan du se att både säljarkoden och distriktskoden ingår i Outlooks kontaktinformation.

    Nu när du har slutfört den här genomgången kan du etablera synkroniseringsenheter och börja synkronisera mellan Outlook och företagets installation av Microsoft Dynamics NAV.

Se även