Förskottsbetalningar är betalningar som faktureras och bokförs för en försäljnings- eller inköpsorder före slutfaktureringen. Du kan kräva en deposition innan du tillverkar artiklar mot order eller så kan du kräva betalning innan du levererar artiklar till en kund. Använd funktionen i för förskottsbetalning i Microsoft Dynamics NAV för att fakturera och inkassera depositioner från kunder eller betala depositioner till leverantörer. På så sätt kan du se till att alla betalningar bokförs mot en faktura.
Förskottsbetalningskrav kan definieras för en kund eller leverantör för alla artiklar eller valda artiklar. När du har gjort de nödvändiga inställningarna kan du generera förskottsfakturor från försäljnings- och inköpsorder för det beräknade förskottsbeloppet. Du ändra standardbeloppen på fakturan om det behövs. Du kan till exempel skicka ytterligare förskottsfakturor om ytterligare artiklar läggs till i ordern.
Om den här genomgången
Den här genomgången kommer att innehålla följande scenarion:
-
Lägga upp förskottsbetalningar.
-
Skapa en order som kräver förskottsbetalning.
-
Skapa en förskottsfaktura.
-
Korrigera förskottsbetalningskrav för en order.
-
Använda förskottsbetalningar för en order.
-
Fakturera slutbeloppet på en order med en förskottsbetalning.
Roller
Den här genomgången innehåller aktiviteter för följande roller:
-
Redovisningschef (Phyllis)
-
Orderhandläggare (Susan)
-
Kundreskontraadministratör (Arnie)
Situation
Phyllis är redovisningschef. Hon fattar beslut om vilka kunder som måste betala en deposition innan artiklar tillverkas eller levereras. Phyllis lägger upp Microsoft Dynamics NAV för att beräkna förskottsbetalningar automatiskt.
Susan är försäljningsorderhandläggare. När en kund ringer in en order registrerar hon ordern i systemet medan kunden är i telefon. På så sätt kan hon verifiera priser och betalningsvillkor med kunden omedelbart, och hon kan göra justeringar i ordern medan hon förhandlar med kunden.
Arnie arbetar på kundreskontraavdelningen där han bokför fakturor och betalningar.
I det här scenariot lägger Phyllis upp förskottsbetalningskrav för kunden Service AB, baserat på deras kredithistorik, och ger Susan instruktioner för hur hon ska hantera deras order.
När kunden ringer förhandlar Susan med kunden tills de når ett avtal. Hon kan sedan välja att beräkna förskottsbetalningen på flera olika sätt.
När Susan har skickat förskottsfakturan beställer kunden ytterligare en artikel. Susan uppdaterar order och skapar en förskottsfaktura.
Arnie registrerar kundens betalning och bokför den mot fakturorna och skickar sedan den sista fakturan.
Lägga upp förskottsbetalningar
Phyllis konfigurerar systemet för hantering av förskottsbetalningar från kunder.
-
Phyllis väljer att ha samma nummerserie för förskottsbetalningar som för fakturering av försäljning.
-
Phyllis konfigurerar programmet så att det kontrollerar om förskottsbetalningar krävs innan slutgiltig fakturering görs av en order.
-
Phyllis lägger upp standardvärden för hur stor del av fakturan som ska förskottsbetalas för särskilda artiklar och kunder.
I följande procedurer beskrivs hur Phyllis uppgifter ska utföras:
Så här lägger du upp nummerserier för förskottsbetalningar
I rutan Sök, ange Försäljningsinställningar och välj sedan relaterad länk.
I fönstret Försäljningsinställningar expanderar du snabbfliken Numrering.
Kontrollera att nummerserien för bokförda förskottsfakturor i fältet Försk.fakt.nr.serie (bokförd) är samma som för bokförda försäljningsfakturor (Fakturanr-serie (bokförd)) och att nummerserien för bokförda förskottskreditnotor (Försk.kredit.nr.serie (bokförd)) är samma som för bokförda kreditnotor (Kreditnotenr-serie (bokförd)).
Så här spärrar du utleveranser för obetalda förskottsbetalningar
I fönstret Försäljningsinställningar, på snabbfliken Allmänt, väljer du fältet Kontrollera förskottsbet. vid bokföring.
När fältet Kontrollera förskottsbet. vid bokföring är valt kan du inte leverera eller fakturera en order som har ett obetalt förskottsbelopp.
Stäng fönstret Försäljningsinställningar.
Phyllis kräver att kunden 20000 ska faktureras 30 % i förskott för alla order. Därför anger hon ett procentuellt standardvärde för förskottsbetalning.
Phyllis kräver att alla kunder ska faktureras 20% i förskott för artikel 1100. Kunden 20000 har dålig betalningshistorik. Därför kräver hon 40 % i förskottsbetalning från kund 20000 för artikel 1100. Följande procedur visas hur du lägger upp procentuella standardvärden för förskottsbetalningar.
Så här tilldelar du kunder och artiklar procentuella standardvärden för förskottsbetalningar
I rutan Sök, ange Kunder och välj sedan relaterad länk.
Markera raden med kunden 20000 (Service AB) och, på fliken Start i gruppen Hantera, välj Redigera.
På kundkortet för kund 20000 expanderar du snabbfliken Fakturering.
I fältet Förskottsbetalning % anger du 30.
Välj OK för att stänga kundkortet.
I rutan Sök, ange Artiklar och välj sedan relaterad länk.
Markera raden med kunden 1100 och, på fliken Start i gruppen Hantera, välj Redigera.
Välj Procentandelar, förskottsbetalning på artikelkortet på fliken Analysera i gruppen Försäljning.
Fyll i de två raderna i fönstret Procentandelar, förskottsbetalning för försäljning enligt nedan.
Förs.typ Förs.kod Artikelnr Förskottsbetalning % Kund
20000
1100
40
Alla kunder
1100
20
Viktigt! Beroende på ditt land/din region måste du också ange en skattegruppskod på snabbfliken Fakturering för artiklarna 1000 och 1100. Stäng alla fönster
Så här kan du skriva in ett konto för utgående förskottsbetalningar i bokföringsinställningarna
I rutan Sök, ange Bokföringsinställning och välj sedan relaterad länk.
Markera raden där fältet Gen. rörelsebokföringsmall anges till EXPORT och fältet Produktbokföringsmall anges till DETALJ och sedan, på fliken Start i gruppen Hantera, väljer du Redigera.
I fönstret Bokföringsinställningskort på snabbfliken Försäljning i fältet Förskottsbet.konto, försäljning , ange det relevanta kontot.
Välj OK.
Skapa en order som kräver förskottsbetalning
I följande scenario skapar Susan, orderhandläggaren, en order medan hon pratar med en kund. Artiklarna som kunden beställer kräver förskottsbetalning och kunden har betalat för sent förut. Därför Susan har blivit instruerad att kräva ett fast belopp på 2 000 som förskottsbetalning för ordern.
Kunden ber att kunna få betala 35 %, vilket Susan går med på. Därför ändrar hon ordern.
Susan skapar en förskottsfaktura och skickar den till kunden.
Så här skapar du en försäljningsorder med förskottsbetalning
I rutan Sök anger du Försäljningsorder och väljer sedan relaterad länk.
Välj Nypå fliken Start.
I den nya försäljningsordern trycker du på Retur så att ordern automatiskt tilldelas ett ordernummer.
I fältet Förs.kundnr väljer du 20000.
Acceptera varningen för förfallet saldo som visas.
När du trycker på Retur i fältet Förs.kundnr fylls de flesta av fälten på försäljningsordern i automatiskt .
Fyll i två försäljningsrader med följande information.
Typ Nr Antal Artikel
1000
1
Artikel
1100
1
Förskottsfälten på försäljningsraden är dolda som standard så du måste visa dem.
På snabbfliken Rader i verktygsfältet klickar du på Åtgärder och väljer Välj kolumner.
Lägg till följande fält: Förskottsbetalning %, Radbelopp, förskottsbetalning exkl. moms och Fakturabelopp, förskottsbetalning exkl. moms.
Välj OK.
Fönstret Försäljningsorder uppdateras.
Kontrollera att fältet Förskottsbetalning % på raden med artikel 1000 innehåller värdet 30. Standardvärdet hämtades från försäljningshuvudet som kopierades från kundkortet.
Fältet Förskottsbetalning % på raden med artikel 1100 innehåller värdet 40. Det är den procentsats som du angav i fönstret Procentandelar, förskottsbetalning för försäljning för artikel 1100 och kund 20000.
Mer information finns i Så här definierar du förskottsbetalningsprocenten.
På fliken Analysera, i gruppen Order, väljer du Statistik.
På snabbfliken Förskottsbetalning innehåller fältet Radbelopp, förskottsbetalning exkl. moms värdet 1 560. Om du skapar en förskottsbetalning för ordern nu, är det detta belopp som visas på fakturan.
I det här scenariot har Susan blivit instruerad att föreslå en fullständig förskottsbetalning på 2 000 för ordern.
Viktigt! Beroende på ditt land/din region kan följande steg eventuellt inte utföras. Ändra värdet i fältet Radbelopp, förskottsbetalning exkl. moms till 2 000 och stäng sedan fönstret.
Kontrollera fältet Förskottsbetalning % på försäljningsraderna så ser du att det har ändrats till 40,81625.
Omräkningen inkluderar alla rader med en procentuell förskottsbetalning som är större än 0.
Nu frågar kunden om den procentuella förskottsbetalningen kan ändras till 35 %. Susans chef godkänner ändringen.
I fönstret Förs.order expanderar du snabbfliken Förskottsbetalning.
I fältet Förskottsbetalning % anger du 35.
Välj ja för varningen som visas. En debitering på 35 % används som procentuell förskottsbetalning för hela ordern.
Bekräfta att raderna har uppdaterats.
Skapa en förskottsfaktura
När Susan har angett korrekta värden för förskottsbetalning av ordern skapar hon förskottsfakturan och skickar den till kunden.
Så här skapar du en förskottsfaktura
I en försäljningsorder, på fliken Åtgärder i gruppen Bokföring, välj Förskottsbetalning och sedan Bokför förskottsfaktura.
 Obs! |
|---|
| Susan skulle välja Bokför och skriv ut faktura på förskottsbet. och skicka fakturan per post till kunden. |
Skapa ytterligare en förskottsfaktura
Följande dag ringer kunden upp Susan och ändrar ordern. Kunden vill ha två av artikel 1100. Susan öppnar ordern igen och uppdaterar den och skapar sedan ytterligare en förskottsfaktura för ordern och skickar den till kunden.
Så här skapar du ytterligare en förskottsfaktura
På försäljningsorderns Åtgärder-flik i gruppen Släpp väljer du Öppna igen.
På raden för artikel 1100 anger du 2 i fältet Kvantitet.
Bläddra för att visa förskottsfälten. Fältet Förskottsbetalning exkl. Moms innehåller nu 630 och Fakturabelopp, förskottsbetalning exkl. moms innehåller 315. Detta visar att det finns ytterligare förskottsbelopp som ännu inte har fakturerats ännu.
Du bokför en faktura för det extra förskottsbeloppet genom att på Åtgärder i gruppen Bokföring välja Förskottsbetalning och sedan Bokför förskottsfaktura.
Använda förskottsbetalningar
Kunden betalar förskottsfakturan och Arnie, som arbetar på bokföringsavdelningen, registrerar betalningen och bokför den mot förskottsfakturan.
Så här bokför du betalningar mot förskottsfakturor
I rutan Sök, ange Inbetalningsjournaler och välj sedan relaterad länk.
Fyll i journalraden med följande information.
Fältnamn Skriv in Dokumenttyp
Betalning
Kontotyp
Kund
Kontonr
20000
På fliken Start i gruppen Process väljer du Koppla trans.
Välj den första förskottsfakturan och klicka sedan på fliken Start, i gruppen Process och välj Koppla till ID i fönstret Koppla kundtransaktioner.
Upprepa det föregående steget för den andra förskottsbetalningen.
Välj OK.
Beloppsfältet har nu fyllts i med summan av de två förskottsfakturorna.
Bokför journalen.
Fakturera återstående belopp
Nu har Arnie blivit informerad om att artiklarna på ordern har levererats och att ordern är klar för fakturering. Arnie skapar fakturan för ordern.
Så här fakturerar du återstående belopp
Öppna försäljningsordern.
På fliken Start i gruppen Process väljer du Bokför. I fönstret som öppnas väljer du Leverera och fakturera och sedan OK.
| Obs! |
|---|
| Normalt har leveransavdelningen redan bokfört utleveransen. |
Arnie kan visa historiken för att kontrollera att försäljningfakturan har skapats som avsett.
-
I rutan Sök anger du Bokförda försäljningsfakturor och väljer sedan relaterad länk.
Gå vidare
Den här genomgången har gått igenom hur du konfigurerar Microsoft Dynamics NAV att hantera förskottsbetalningar. Du har lärt dig hur man lägger upp standardvärden för procentuell förskottsbetalning för kunder och artiklar, och du har också använt olika metoder för att beräkna förskottsbetalningar för en order. Du har provat att tilldela en order ett fullständigt förskottsbelopp och du har låtit beräkna förskottsbeloppet som en procentuell del av hela ordern.
Du har också bokfört en förskottsfaktura, skapat en andra förskottsfaktura när ordern har ändrats och bokfört slutfakturan för det återstående beloppet.
Förskottsfunktionerna i Microsoft Dynamics NAV gör det enkelt att lägga upp och använda förskottsregler för kunder och artiklar och det gör att du kan bokföra varje betalning mot en faktura.