Du kan automatisera processen för att godkänna nya eller ändrade transaktioner, t.ex dokument, journalrader och kundkort, genom att skapa arbetsflöden med stegen för godkännandena i fråga. Innan du skapar godkännandearbetsflöden, måste du skapa en godkännare och ersättningsgodkännare för varje godkännandeanvändare. Du kan också ange godkännares beloppsgränser för att definiera vilka försäljnings- och inköpsposter de är behöriga att godkänna. Godkännandebegäranden och andra kan meddelanden skickas som e-post eller intern anteckning. För varje inställning av godkännandeanvändare kan du också ställa in när de tar emot meddelanden.

Du kan konfigurera och använda arbetsflöden som kopplar affärsprocessuppgifter som ska utföras av olika användare. Systemuppgifter, till exempel automatisk bokföring, kan inkluderas som ett steg i arbetsflöden, före eller efter användaruppgifter. Begära och bevilja godkännande för att skapa eller bokföra nya poster är vanliga arbetsflödessteg. Mer information finns i Arbetsflöde.

Om den här genomgången

I den här genomgången tas följande aktiviteter upp:

  • Ställa in godkännandeanvändare (till exempel ställa in en användare i Windows och i Microsoft Dynamics NAV.)
  • Ställa in meddelanden för godkännandeanvändare.
  • Ändra och aktivera ett godkännandearbetsflöde.
  • Starta jobbkön som skickar ut meddelanden.
  • Begära godkännande av en inköpsorder, som Alicia.
  • Ta emot ett meddelande och sedan godkänna begäran, som Sean.

Förutsättningar

För att kunna utföra den här genomgången behöver du:

  • Microsoft Dynamics NAV med installerat CRONUS Sverige AB:s demodatabas.. Mer information finns i Demo Option.

Situation

Sean är en super user i CRONUS Sverige AB. Han har ombetts att ställa in ett godkännandearbetsflöde för att automatisera processen för att godkänna inköpsorder. Han bestämmer sig för att testa godkännandearbetsflödet på en enda dator innan han ställer in den för anställda i företaget. På så sätt kan han testa ett enkelt arbetsflöde med två användare genom att logga in i och ut ur Microsoft Dynamics NAV på sin egen dator.

Han skapar två godkännandeanvändare. En är Alicia som representerar en inköpsagent. Den andra är han själv som representerar Alicias godkännare. Sean ger sig själv obegränsade godkännanderättigheter för inköp och anger sedan att han ska få meddelanden genom intern anteckning så snart som en relevant händelse inträffar. Till slut skapar Sean det önskade godkännandearbetsflödet som en kopia av den befintliga arbetsflödesmallen för Arbetsflöde för godkännande av inköpsorder och låter alla befintliga händelsevillkor och svarsalternativ vara oförändrade, och aktiverar sedan arbetsflödet.

För att testa godkännandearbetsflödet loggar Sean först in på Microsoft Dynamics NAV som Alicia och begär sedan godkännande av en inköpsorder. Sedan loggar Sean in som sig själv, ser anteckningen i sitt rollcenter, följer länken till godkännandebegäran för inköpsordern och godkänner sedan begäran.

Ställa in exempeldata

Du måste skapa en ny användare på den lokala datorn och i Microsoft Dynamics NAV som representerar Alicia som du sedan vill välja som godkännandeanvändare. Ditt eget användarkonto representerar Sean.

Så här lägger du till Alicia som användare på den lokala datorn

  1. Välj Starta, i rutan Sök bland program och filer anger du Redigera lokala användare och grupper och väljer sedan relaterad länk.

  2. Öppna mappen Användare.

  3. Välj Ny användare på fliken Åtgärder.

  4. Ange Alicia i fältet Användarnamn.

  5. Ange ett giltigt lösenord i fälten Lösenord och Bekräfta lösenord.

  6. Avmarkera kryssrutan Användaren måste ändra lösenordet vid nästa inloggning.

  7. Stäng fönstret Lokala användare och grupper.

Så här lägger du till Alicia som användare i Microsoft Dynamics NAV

  1. I rutan Sök anger du Användare och väljer sedan relaterad länk.

  2. Öppna fönstret Användare och välj Ny på fliken Start i gruppen Ny.

  3. Ange Alicia i fönstret Användarkort i fältet Användarnamn.

  4. I fältet Windows-användarnamn, välj knappen AssistEdit.

  5. I fönstret Välj användare eller grupp, i fältet Ange objektnamn som ska väljas skriver du Alicia och väljer knappen Kontrollera namn.

  6. När [DATORNAMN]\ALICIA visas i fältet väljer du knappen OK.

  7. På snabbfliken Användarbehörighetsuppsättning, i fältet Behörighetsuppsättning väljer du SUPER.

  8. I fältet Företag väljer du CRONUS International Ltd.

  9. Välj OK.

Ställa in godkännandeanvändare

Genom att använda Windows-användaren som du precis har skapat, ställer du in Alicia som en godkännandeanvändare vars godkännare är du själv. Skapa dina godkännanderättigheter och ange hur och när du får meddelande om godkännandebegäranden.

Så här ställer du in dig själv och Alicia som godkännandeanvändare

  1. Ange Användarinställningar för godkännande i rutan Sök och välj sedan relaterad länk.

  2. I fönstret Användarinställningar för godkännande på fliken Start i gruppen Ny, väljer du Ny.

    Obs!
    Du måste registrera en godkännare innan du kan ställa in användare som kräver den godkännarens godkännande. Därför måste du ställa in dig själv innan du ställer in Alicia.

  3. Ställ in de två godkännandeanvändarna genom att fylla i fälten enligt beskrivningen i följande tabell.

    Användar-ID Godkännar-ID Obegränsat godkännande för inköp

    [DATORNAMN]\[DU]

    Vald

    [DATORNAMN]\ALICIA

    [DATORNAMN]\[DU]

Ställa in e-postmeddelanden

Ange hur och när du får meddelande om godkännandebegäranden.

Så här ställer du in hur och när du får meddelande

  1. I fönstret Användarinställningar för godkännande väljer du raden för dig själv, och på fliken Start i gruppen Process väljer du Konfigurera meddelanden.

  2. I fönstret Konfigurera meddelanden, i fältet Meddelandetyp, ange Godkännande.

  3. Välj fältet Kod för meddelandemall och välj sedan knappen Avancerat.

  4. I fönstret Meddelandemallar på fliken Start i gruppen Hantera väljer du Redigera lista.

  5. På raden för godkännandemallen, i fältet Meddelandemetod anger du Notering.

  6. Välj OK.

  7. I fönstret Konfigurera meddelanden på fliken Start i gruppen Process väljer du Meddelandeschema.

  8. I fönstret Meddelandeschema, i fältet Förekomst väljer du Omedelbart.

  9. Välj OK.

Skapa godkännandearbetsflödet

Skapa arbetsflödet för godkännande av inköpsorder genom att kopiera stegen från arbetsflödesmallen för Arbetsflöde för godkännande av inköpsorder. Lämna de befintliga arbetsflödesstegen oförändrade och aktivera sedan arbetsflödet.

Så här skapar och aktiverar du ett arbetsflöde för inköpsordergodkännade

  1. I rutan Sök, ange Arbetsflöden och välj sedan relaterad länk.

  2. I fönstret Arbetsflöden på fliken Åtgärder i gruppen Allmänt väljer du Skapa arbetsflöde från mall.

  3. Välj Skapa arbetsflöde från mall i gruppen Allmänt på fliken Åtgärder. Fönstret Meddelandemallar öppnas.

  4. Markera arbetsflödesmallen Arbetsflöde för godkännande av inköpsorder och välj sedan OK.

    Fönstret Arbetsflöde öppnas för ett nytt arbetsflöde som innehåller all information för den valda mallen. Värdet i fältet Kod utökas med ”-01" för att ange att det är det första arbetsflödet som skapas från arbetsflödesmallen Arbetsflöde för godkännande av inköpsorder.

  5. I huvudet i fönstret Arbetsflöde markerar du kryssrutan Aktiv.

Starta en meddelandejobbkö

Se till att en jobbkö i din installation är konfigurerad för att hantera arbetsflödesmeddelanden.

Så här startar du jobbkön MEDDELA

  1. I rutan Sök anger du Jobbköer och väljer sedan relaterad länk.

  2. I fönstret Jobbköer väljer du först raden för jobbkön MEDDELA, och på fliken Start, i gruppen Process väljer du Starta jobbkö.

Använda godkännandearbetsflödet

Använd det nya arbetsflödet för godkännande av inköpsorder genom att först logga in på Microsoft Dynamics NAV som Alicia för att begära godkännande av en inköpsorder. Logga sedan in som dig själv, visa anteckningen i rollcentret, följ länken till godkännandebegäran och godkänn begäran.

Om du logga in på Microsoft Dynamics NAV som olika användare använder du funktionen Kör som annan användare.

Så här loggar du in på Microsoft Dynamics NAV som Alicia

  1. För Microsoft Dynamics NAV Web-klient använder du skift+högerklick på webbläsarens startknapp för webbsidan, och väljer sedan Kör som annan användare.

    För använder du skift+högerklick på programmets startknapp, och väljer sedan Kör som annan användare.

  2. I fönstret Windows-säkerhet anger du [DATORNAMN]\ALICIA och det lösenord som krävs.

Så här begär du godkännande av en inköpsorder, som Alicia.

  1. I rutan Sök anger du Inköpsorder och väljer sedan relaterad länk.

  2. Markera raden öppen inköpsorder 104001 och på fliken Start i gruppen Hantera väljer du Redigera.

  3. I fönstret Inköpsorder på fliken Åtgärder i gruppen Godkännande väljer du Skicka godkännandebegäran.

    Observera att värdet i fältet Status har ändrats till Väntar på godkännande.

  4. Stäng Microsoft Dynamics NAV.

Så här godkänner du inköpsordern, som Sean

  1. Öppna Microsoft Dynamics NAV som vanligt. Programmet öppnas med dig som användare.

  2. Sök efter ett nytt meddelande från Alicia i Rollcentret i fönstret Mina meddelanden.

    Obs!
    Även om meddelandets upprepning har ställts in på Omedelbart anländer meddelandet omkring en minut efter att Alicia har skickat godkännandebegäran. Det beror på standardinställningen för återkommandefrekvensen för funktionen Jobbkö.

  3. När meddelandet visas i fönstret Mina meddelanden väljer du värdet Godkännandetransaktion: XX, XX i fältet Sida. Fönstret Begäranden att godkänna öppnas med Alicias begäran om den markerade inköpsordern.

  4. I fönstret Begäranden att godkänna, på fliken Start i gruppen Process väljer du Godkänn.

    Värdet i fältet Status på Alicias inköpsorder ändras till Släppt.

Du har nu ställt in och testat ett enkelt godkännandearbetsflöde som baseras på de två första stegen i arbetsflödet Arbetsflöde för godkännande av inköpsorder. Det är enkelt att utöka arbetsflödet så att det automatiskt bokför Alicias inköpsorder när Sean godkänner den. För att göra det måste du aktivera arbetsflödet Arbetsflöde för godkännande av inköpsorder, där svaret på en släppt inköpsfaktura är att bokföra den. Först måste du ändra händelsevillkoret i det första arbetsflödessteget från (inköp) Faktura till Order.

Den generiska versionen Microsoft Dynamics NAV innehåller ett antal arbetsflödesmallar för scenarier som stöds av programkoden. De flesta är för godkännandearbetsflöden. Mer information finns i Arbetsflödesmallar.

Du definierar arbetsflödesvariationer genom att fylla i fält på arbetsflödesrader från fasta listor med händelse- och svarsvärden som representerar de scenarier som stöds av programkoden. Mer information finns i Så här skapar du arbetsflöden.

Om ett företagsscenario kräver en arbetsflödehändelse eller ett svar som inte stöds måste en Microsoft-partner implementera dem genom att anpassa applikationskoden. Mer information finns i How to: Implement New Workflow Elements in Application Code.

Se även