När du hanterar dina relationer med kontakter är det praktiskt att hålla reda på e-postkorrespondensen. E-postmeddelandeloggning i Microsoft Dynamics NAV har utformats för att hjälpa dig med det. Du kan hålla reda på meddelandena i både Microsoft Dynamics NAV och Microsoft Exchange-servern. Du kan till exempel skicka ett e-postmeddelande till en kontakt om en kommande händelse. Kontakten svarar och meddelar intresse i att delta. Båda meddelanden registreras på kontaktkortet. Eller också kanske du tar emot ett klagomål från en kontakt via ett e-postmeddelande. Du kan spåra kontaktens meddelande och ditt svar med hjälp av loggningen.

E-postloggningen gör det möjligt att registrera alla ingående och utgående e-postmeddelande. Det enda kravet är att Microsoft Dynamics NAV känner igen e-postadressen. Adressen måste tillhöra en säljare eller en kontakt. Meddelanden kan skapas i Outlook. De loggas automatiskt när du har aktiverat e-postloggningen. Det gör att du kan välja den lösning som passar bäst.

När du har genomfört e-postloggning, kan du göra e-postkorrespondensen tillgänglig för alla anställda, även om ett e-postmeddelande bara har skickats till en viss mottagare. Det kan du göra tack vara de gemensamma mapparna i Exchange. Detta förbättrar kunskapsdelningen och förbättrar användarproduktiviteten, eftersom informationen lagras på ett gemensamt ställe.

Eftersom e-postloggning serverbaseras, behålls e-postmeddelandena i sin ursprungliga miljö i stället för i programmet. Det gör det enklare att administrera och optimera databaslagringen.

Om den här genomgången

Den här genomgången beskriver hur du installerar och underhåller e-postloggning för Microsoft Exchange-servern i Microsoft Dynamics NAV.

I den här genomgången tas följande aktiviteter upp:

  • Installera och konfigurera e-postloggning.
  • Testa och använda e-postloggning.
  • Finjustera kapaciteten.

Roller

Den här genomgången innehåller arbetsuppgifter som i allmänhet utförs av följande användarroller:

  • IT-tekniker/teknisk slutanvändare/privilegierade användare
  • Säljare/marknadskontoansvarig

Förutsättningar

Innan du kan utföra stegen i den här genomgången måste du göra följande.

För att kunna utföra den här genomgången behöver du:

  • CRONUS Sverige AB:s demodatabas..
  • Administrationsverktyg för Microsoft Dynamics NAV Server.
  • En koppling till Microsoft exchange-servern 2013 eller 2010 Microsoft exchange-servern.
  • Tillgång till gemensamma mappar i Microsoft Exchange. Mer information finns i Gemensamma mappar i Exchange Server 2013i.
  • Microsoft Outlook 2013 eller Microsoft Outlook 2010.

Situation

Den här genomgången fokuserar på två aspekter av e-postloggningen. I den första aspekten ska IT-teknikerna ställa in e-postloggning. Det kan också göras av en teknisk slutanvändare direkt på företaget. I den andra aspekten använder en säljare e-postloggning för att hålla reda på e-postmeddelanden som har skickats till en kontakt. Säljarens chef kan se en post med kommunikationen i en logg.

Installera och konfigurera e-postloggning i Microsoft Exchange Server

När du vill använda e-postloggning måste du ansluta till Microsoft Exchange Server och ha ett e-postkonto.

Obs!
Du kan skapa ett e-postkonto för en domänanvändare som inte är kopplad till en viss person som ska användas i genomgången. Om du gör det, kanske du även vill lägga till domänkontot i Microsoft Dynamics NAV som en Windows-användare med behörighetsuppsättningen SUPER.

Om du lägger upp provkontot i en driftsmiljö rekommenderar vi dock att du lägger upp kontot med minsta möjliga Microsoft Dynamics NAV-behörighet, särskilt om du kör tjänsten i en dedikerad serverinstans.

I Outlook måste du skapa två gemensamma Exchange-mappar som ska innehålla all e-post. Dessa mappar används för att behandla meddelanden och arkivera dem. Den här proceduren måste slutföras innan du fortsätter att registrera meddelandet som loggas i Microsoft Dynamics NAV.

Obs!
Om du är en Exchange-administratör, kan du också använda Exchange Management Console (MMC) för att utföra denna aktivitet. Mer information finns i Exchange Management Console.

Obs!
E-postkontot som används för att konfigurera e-postloggning i Microsoft Dynamics NAV måste ha särskilda behörigheter för gemensamma mappar.

  • När du har konfigurerat e-postloggningen i fönstret Marknadsföringsinställningar måste användarnamnet som används för valideringen av inställningarna ha behörigheten Läsa för gemensamma mappar.
  • När e-postloggningen körs i Microsoft Dynamics NAV Server, måste autentiseringsuppgifterna för användarkontot som används på serverinstansen ha behörigheterna Läsa, Skriva och Ta bort objekt för de gemensamma mapparna.

Mer information finns i Hantera oftast mapp behörigheter.

Så här ställer du in mappar i Microsoft Exchange Server för e-postloggning

  • Skapa två gemensamma mappar i Microsoft Outlook i din postlåda.

    Mapp Beskrivning

    Funktion

    E-postmeddelandena kopieras av en Microsoft Dynamics NAV-användare, vanligtvis en säljare, till kömappen, enligt regler som du har skapat.

    Lagring

    Inkommande och utgående meddelanden registreras och kopieras automatiskt till lagringsmappen.

    Obs!
    Microsoft Dynamics NAV stöder inte mappsökvägar som är längre än 250 tecken. Därför ska du lägga upp strukturen för gemensamma mappar för att kunna hantera den här begränsningen.

    Mer information får du om du söker på "skapa en mapp" i hjälpen till Microsoft Outlook.

Mer information finns i Gemensamma mappar i Exchange Server 2013 och Procedurer för gemensamma mappar.

Konfigurera Microsoft Dynamics NAV

När du har skapat gemensamma mappar i Microsoft Outlook ska du konfigurera Microsoft Dynamics NAV för att kunna arbeta med dem. En aspekt av installationen kräver att du anger hur du vill att interaktioner ska loggas i en logg. Den andra aspekten är att identifiera mappar där du registrerar dina aktiviteter. Nedanstående anvisningar kräver att du loggar in som superanvändare med alla behörigheter.

Så här konfigurerar du e-postloggning

  1. I rutan Sök anger du Interaktionsmall inställningar och väljer sedan relaterad länk.

  2. På snabbfliken Allmänt i fältet E-post, markera en mall. För den här genomgången väljer du E-POST. Välj OK. Mer information finns i Interaktioner.

  3. I rutan Sök anger du Marknadsföringsinställningar och väljer sedan relaterad länk.

  4. Expandera snabbfliken E-postloggning och i Adress för autosökmeddelande, ange e-postadressen till en användare i företaget som har ett e-postkonto på en Microsoft Exchange-server.

  5. I fältet Sökväg till kömapp , välj knappen AssistEdit. Fönstret Exchange-mappar öppnas.

  6. Markera ett namn för den gemensamma mappen och på fliken Start, välj Hämta undermappar. Navigera till kömappen som du skapade i Outlook.

  7. I fältet Sökväg för lagringsmapp , välj knappen AssistEdit. Navigera till lagringsmappen som du skapade i Outlook.

  8. I fältet Grupp-e-poststorlek, ange 20. Detta värde anger hur många e-postmeddelanden som ska hanteras i taget.

  9. Om du vill kontrollera att adressen och inställningarna gäller på Exchange-servern, på fliken Åtgärder i gruppen Funktioner, välj Kontrollera konfigurationen för e-postloggning.

Aktivera en jobbkö för e-postloggning

Om du vill köra loggningssystemet permanent måste du använda det tillsammans med en jobbkö. Du kan lägga upp en jobbkö om du vill köra en separat serverinstans för att serva ditt e-postloggningsystemet.

Så här konfigurerar du Microsoft Dynamics NAV Server

  1. Öppna Administrationsverktyg för Microsoft Dynamics NAV Server. Mer information finns i Microsoft Dynamics NAV Server Administration Tool.

  2. Skapa en ny serverinstans som kallas E-POST. Mer information finns i How to: Create a Microsoft Dynamics NAV Server Instance. Undvik att portinställningarna krockar med standardserverportinställningarna genom att ställa in portinformationen enligt nedan.

    Port Inställning

    Hanteringstjänster

    7145

    Server

    7146

    SOAP-tjänster

    7147

    OData-tjänster

    7148

    Ange servicekontot. Välj Användarkonto och anger den nödvändiga informationen för användarnamn, domän och lösenord. Slutför genomgången genom att markera användarkontot du använde för att ställa in e-postloggningen.

  3. Välj Redigera. På snabbfliken NAS-tjänster fältet Startkodmodul, ange följande parameter: 450. I fältet Företag, ange namnet på företaget. Företagsnamnsfältet skiftlägeskänsligt.

  4. Välj Sparaoch sedan OK.

När du har ställt in jobbkön, som beskrivs i följande procedur, kan du återgå till administrationsverktyget för att starta serverinstansen.

För företaget registrerar du en jobbkö som du ska köra varje dag. Du anger även att processen ska göras var femte minut. Slutligen kan du ange att jobbkön ska avslutas på den sista dagen i året, 31 december.

För att upprätta jobbkön för e-postloggning behövs en Microsoft Dynamics NAV-användare som har tillräcklig behörighet. Välj att använda behörighetsuppsättningarna GRUNDLÄGGANDE och PROJ-KÖINSTÄLLNING som har angetts i CRONUS Sverige AB:s demodatabas.. Användaren måste också beviljas en uttryckligt behörighet att köra kodmodul 5065. Se Så här: skapa jobbkötransaktioner för mer information.

Så här startar du jobbkön

  1. I rutan Sök anger du Kategorilista för jobbkö och väljer sedan relaterad länk.

  2. Välj Nyoch skapa en ny kategorikod som kallas LOGGNING. I fältet Beskrivning, ange e-postloggning. Välj OK.

  3. I rutan Sök anger du Jobbköer och väljer sedan relaterad länk.

  4. Välj Nyoch skapa en ny kökod kallas ELQ. I fältet Beskrivning, ange E-postloggning köer.

  5. Välj fältet Kategorifilter för jobbkö och ställ in LOGGNING. Markera kryssrutan Starta automatiskt från NAS. Välj OK.

  6. I rutan Sök anger du Jobbkötransaktioner och väljer sedan relaterad länk.

  7. Välj Nyoch fyll i kortet Transaktionskort för jobbkö enligt följande.

    Snabbfliken Allmänt

    Fält Värde

    Objekttyp som ska köras

    Kodmodul

    ID för objekt som ska köras

    5065

    Beskrivning

    E-postloggningsjobb

    Kategorikod för jobbkö

    Logga

    Maximalt antal försök att köra

    3

    Utgångsdatum/-tid

    31 december

    Tidigaste startdatum/-tid

    En dag tidigare än dagens datum

    Snabbfliken Återkommande

    Fält Värde

    Återkommande projekt

    Ställ in alla dagar på Sant

    Starttid

    6:00:00

    Sluttid

    18:00:00

    Antal minuter mellan körningar

    5

    Välj OK.

  8. Välj jobbkön i fönstret Jobbkötransaktioner. Välj Ställ in status till klar på fliken Start.

Så här startar och testar du jobbkön

  1. Öppna Administrationsverktyg för Microsoft Dynamics NAV Server.

  2. Välj serverinstansen E-POST och starta den.

    Mer information finns i Managing Microsoft Dynamics NAV Server Instances.

  3. Gå tillbaka till Rollbaserad klient och i rutan Sök, ange Loggtransaktioner för jobbkö och välj sedan relaterad länk. Kontrollera att jobbkön fungerar genom att undersöka att en post registreras varje femte minut.

Testa e-postloggning

Innan du tar ett system i drift kan du göra några enkla tester för att se om det fungerar. I proceduren nedan visas hur en säljare och hans eller hennes chef normalt kan använda systemet. Uppgiften har flera förutsättningar som gör testningen enkel. Först anger du e-postadressen till en testsäljare, så att det är samma e-postkonto som du använde för autosökning. Testsäljaren kan ha en e-postadress du kan använda till testning. Sedan definierar du en testkontakt som har en e-postadress som kan ta emot e-post.

I dina tester och i driften rekommenderar vi att du kopierar e-postmeddelanden i stället för att flytta dem. Detta säkerställer att all e-post från kunder upptäcks, även om de inte innehåller ogiltiga data som gör att de inte kan bearbetas i e-postloggningen.

Så här testar du e-postloggning

  1. Öppna testsäljarkortet.

  2. Välj Kontakterpå fliken Analysera. Lägg till testkontakten i säljarens lista. Skapa en ny kontakt, om det behövs.

  3. Välj Redigera för att öppna kontaktkortet.

  4. Expandera snabbfliken Kommunikationer och, i fältet E-post, väljer du en knapp med en bild av ett kuvert. Ett Outlook-fönster öppnas där du kan skriva och skicka ett enkelt meddelande.

  5. Skicka ett meddelande från säljaren till kontakten. Skicka också ett meddelande från kontakten till säljaren.

  6. Kopiera meddelandet som du skickade till kontakten från säljarens skickamapp i Outlook till den gemensamma kömappen. Kopiera meddelandet från kontakten från säljarens inkorg i Outlook till den gemensamma kömappen.

    Om jobbkön fungerar kan du gå vidare till nästa steg.

  7. På säljarens kort, på fliken Analysera i gruppen Kontakt väljer du Interaktionslogg. Kontrollera att e-postmeddelandet som du skickade är i listan. På fliken Start väljer du Visa för att meddelandet.

    Säkerhet Obs!
    E-postmeddelanden som tas emot via Internet, kan ha att fejkade avsändaradresser. Det innebär som interaktionsloggar i Microsoft Dynamics NAV som skapas från e-postloggning kan innehålla fejkade adresser och bör granskas med försiktighet.

Så här integrerar du e-postmeddelanden med gemensamma mappar

  1. I sändmappen i Outlook markerar du e-postmeddelandena du vill arkivera.

  2. Kopiera meddelandena till den gemensamma mappen du har angett som kömapp.

    Tips!
    Du kan använda Outlook-regler för att automatisera processen. Du kan till exempel skapa en regel som alltid kopierar meddelanden från en viss kontakt till den gemensamma kömappen. Gör reglerna så specifika som möjligt för att undvika att kopiera skräppost till kömappen. Mer information får du om du söker i Outlook-hjälpen efter ett avsnitt som heter ungefär ”hantera meddelanden genom att använda regler”.

Använda e-postloggning och interaktionsloggar

Om du vill verifiera dina interaktioner kan du granska informationen som har registrerats i fönstret Interaktionslogg.

Mer information finns i How to: Set Up Email Logging for use with the Job Queue.

Se även