Med Projekt kan du schemalägga förbrukningen av ditt företags resurser och hålla reda på de olika kostnader som är förknippade med förbrukningen av resurser i ett visst projekt. I projekt ingår förbrukningen av anställdas arbetstimmar, maskintimmar, lagerartiklar samt andra typer av förbrukning som du behöver hålla koll på i takt med att arbetet fortskrider. Om ett projekt löper över en längre tid kan du behöva överföra de här kostnaderna till ett konto för produkter i arbete (PIA) på balansräkningen medan projektet färdigställs. Du kan sedan bokföra kostnaderna och försäljningsintäkterna i resultaträkningskonton när det är lämpligt.

Om den här genomgången

I den här genomgången tas följande aktiviteter upp:

  • Beräkna PIA.
  • Välja beräkningsmetod för PIA.
  • Undanta delar av ett projekt från PIA.
  • Bokföra PIA i redovisningen.
  • Återföra PIA.

Under varje steg i processen beräknas värdet på projekttransaktionerna som flyttas till redovisningen. Stegen för beräkning och bokföring är åtskilda för att du lättare ska kunna granska data och göra ändringar innan de bokförs i redovisningen. Du bör därför se till att all information är korrekt när du har kört batch-jobben för beräkning och innan du bokför.

Roller

I den här genomgången används projektteammedlemmen Tricia.

Förutsättningar

Innan du kan utföra aktiviteterna i den här genomgången måste du installera CRONUS Sverige AB:s demodatabas. på datorn.

Situation

Det här scenariot handlar om CRONUS Sverige AB, ett design- och konsultföretag som ritar och bygger till exempel konferenshallar och kontor, med möbler, utrustning och lagerutrymmen. De flesta som arbetar på CRONUS är projektorienterade och Tricia, en projektmedlem, använder projekt för att få en översikt över alla pågående projekt, som CRONUS har inlett, och även de projekt som avslutats. Vissa av projekten kan vara mycket för långa och löpa över månader. Tricia kan använda en PIA för att registrera produkter i arbete och spåra kostnader i hela projektet.

Beräkna PIA

CRONUS Sverige AB har vunnit ett långvarigt projekt som nu har förlängts över flera redovisningsperioder. Tricia, en projektmedlem, beräknar produkter i arbete (PIA) för att kontrollera att företagets finansiella rapporter är rätt.

I den här proceduren kommer Tricia att välja en särskild grupp med aktiviteter som ska inkluderas i PIA-beräkningen. I fönstret Projektaktivitetsrader kan hon ange dessa rader i kolumnen PIA, totalt.

De tre alternativen beskrivs i tabellen nedan.

Alternativ Beskrivning

<tom>

Ska lämnas tom om projektaktiviteten utgör en del av en projektaktivitetsgrupp.

Totalt

Definierar intervallet eller gruppen av aktiviteter som ingår i PIA- och resultatbeloppsberäkningen. Inom gruppen ska Typ av projektaktivitet som angetts som Bokföring ingå i PIA-totalen om inte fältet PIA-total angetts som Exklusive.

Exklusive

Gäller bara när Typ av projektaktivitet är Bokföring. Aktiviteten beaktas inte när PIA och resultatbelopp beräknas.

I följande genomgången använder Tricia kostnadsvärdemetoden, företagets standard, för att beräkna PIA. Hon anger vilken del av projektet som ska inkluderas i PIA-beräkningen genom att tilldela PIA-slutsummorna till olika projektaktivitetsrader.

Så här beräknar du PIA

  1. I rutan Sök anger du Projekt och väljer sedan relaterad länk.

  2. I listan Projekt markerar du projektet Hjortfält. På fliken Start i gruppen Hantera väljer du Redigera. Projektkortet öppnas i redigeringsläge.

    PIA kan beräknas baserat på metoderna Kostnadsvärde, Förs.värde, Försäljningskostnader, Färdigställningsgrad eller Slutfört kontrakt. I det här exemplet, CRONUS, används kostnadsvärdemetoden.

  3. På snabbfliken Bokföring, väljer du fältet PIA-metod och sedan Kostnadsvärde.

  4. Välj Projektaktivitetsrader och ange följande värden i PIA, totalt på fliken Start i gruppen Process.

    Värdena beskrivs i tabellen nedan.

    Projektaktivitetsnr Fältet PIA, totalt

    1130

    Exklusive

    1190

    Totalt

    1210

    Exklusive

    1310

    Exklusive

  5. På fliken Åtgärder, i gruppen Funktioner väljer du PIA och sedan Beräkna PIA.

  6. I fönstret Projekt - Beräkna PIA kan du välja ett projekt där du vill beräkna PIA. På snabbfliken Projekt väljer du Hjortfält i fältet Nr.

  7. I fältet Bokföringsdatum anger du ett datum som är senare än arbetsdatumet som har angetts för CRONUS Sverige AB Mer information finns i Så här anger du arbetsdatum and Gör så här: Ange datum och tider.

  8. I fältet Verifikationsnr anger du 1. Detta skapar ett dokument som du kan gå tillbaka till senare för spårning.

  9. Klicka på OK för att köra batchjobbet. Ett meddelande visas. Klicka på knappen OK för att fortsätta. Stäng fönstret Projektaktivitetsrader.

    Obs!
    Meddelandet om att det finns varningar är kopplat till PIA-beräkningen. Du ska granska varningarna i nästa procedur.

  10. På Projektkortet expanderar du snabbfliken PIA och bokföring för att visa de beräknade värdena. Du kan också se PIA-bokföringsdatum och värden som har bokförts i redovisningen, om dessa finns.

Observera att värdet för Bokfört kostnadsbelopp är 215,60 i kolumnen Till bokföra. Detta visar den totala kostnaden för två av artiklarna i gruppen med projektaktiviteter 1110 - 1130. Den tredje artikeln har angetts som Exklusive och inkluderas därför inte i PIA-beräkningen.

Så här kan du granska PIA-varningar

  1. I rutan Sök anger du Cockpit för PIA för projekt och väljer sedan relaterad länk.

  2. Välj projektet Hjortfält och välj sedan Visa varningar på fliken Start i gruppen Process.

  3. Granska varningen som är kopplad till projektet i fönstret Projekt - PIA-varningar.

Efter bokföringsperiodens slut måste Tricia beräkna PIA på nytt så att även slutfört arbete fram till dagens datum kommer med.

Så här beräknar du PIA på nytt

  1. Välj PIA-transaktioner på kortet Projekt på fliken Analysera i gruppen PIA om du vill se PIA-beräkningen.

    I fönstret PIA-transaktioner för projekt visas PIA-transaktionerna från den senaste beräkningen av ett projekt, även om PIA ännu inte har bokförts i redovisningen.

  2. Du kan följa stegen i processen som förklarar hur du beräknar PIA för att omberäkna PIA. Varje gång som PIA beräknas skapas en transaktion i fönstret PIA-transaktioner för projekt.

  3. Stäng fönstret.

Obs!
Endast produkter i arbete och resultatbelopp beräknas. Detta bokförs inte i Redovisning. Om du vill bokföra värdet måste du köra batchjobbet Bokför PIA i redovisning när du har beräknat PIA och bokföring.

Bokföra PIA i reodvisningen

Nu när Tricia har beräknat PIA för det här projektet kan hon bokföra det i redovisningen.

Så här bokför du PIA i redovisningen

  1. I listan Projekt markerar du projektet Hjortfält.

  2. På fliken Åtgärder, i gruppen Funktioner, väljer du PIA och sedan Bokför PIA i redovisning.

  3. I fönstret Projekt - Bokför PIA i redovisning, på snabbfliken Projekt, väljer du Hjortfält i fältet Nr.

  4. På snabbfliken Alternativ, i fältet Dokumentnr för återföring, anger du 1.

  5. Klicka på OK för att bokföra PIA i redovisningen.

  6. Välj OK för att stänga bekräftelsefönstret.

    När du har fyllt i fältet kan du visa information om bokföring i fönstret Pia-redovisningstransaktioner.

  7. Välj projektet Hjortfält och, på fliken Analysera i gruppen PIA, väljer du Pia-redovisningstransaktioner i listan Projekt.

    I fönstret PIA-redov.transaktioner för projekt kan du verifiera att PIA har bokförts i redovisningen.

  8. Stäng fönstret.

  9. Öppna kortet Projekt för projektet Hjortfält.

  10. Lägg märke till att kolumnen Bokförd, fältet Bokfört kostnadsbelopp i redov. nu fylls i på snabbfliken PIA och bokföring, vilket anger att PIA har bokförts i redovisningen.

  11. Välj OK för att stänga kortet.

Återföra en PIA-bokning

Tricia anser att projektaktiviteter som är exkluderade från beräkning av PIA borde vara inkluderade i PIA. Hon kan återföra de felaktiga transaktionerna utan att behöva bokföra nya PIA-transaktioner.

Så här återför du en PIA-transaktioner

  1. I listan Projekt markerar du projektet Hjortfält.

  2. På fliken Åtgärder, i gruppen Funktioner, väljer du PIA och sedan Bokför PIA i redovisning.

  3. I fönstret Projekt - Bokför PIA i redovisning, på snabbfliken Projekt, väljer du Hjortfält i fältet Nr.

  4. På snabbfliken Alternativ, i fältet Dokumentnr för återföring, anger du 1.

  5. Ange det ursprungliga bokföringsdatumet i fältet Bokföringsdatum för återföring. Detta bör vara samma datum som du använde för att beräkna PIA den första gången.

  6. Markera kryssrutan Endast återföring. Detta återför tidigare bokförd PIA, men bokför ny PIA i redovisningen.

  7. Välj OK för att köra batch-jobbet och välj sedan OK för att stänga bekräftelsefönstret.

  8. Öppna kortet Projekt för Hjortfält.

  9. Kontrollera att det inte finns några bokförda PIA-transaktioner på snabbfliken PIA och bokföring.

  10. Stäng fönstret.

  11. Välj projektet Hjortfält och, på fliken Analysera i gruppen PIA, väljer du Pia-redovisningstransaktioner i listan Projekt. För PIA-transaktionerna är kryssrutan Återförd markerad.

  12. Stäng fönstret.

  13. Öppna Projektaktivitetsrader för projektet, inkludera de delar av projektet som bör ingå i PIA-beräkningen och därefter räkna om och bokföra det nya värdet i redovisningen.

    Obs!
    Anta att Tricia har beräknat och bokfört PIA för ett projekt med felaktiga datum. Genom att följa metoden som diskuterades tidigare kan hon återföra de felaktiga transaktionerna, korrigera datum och bokföra dessa på nytt i redovisningen.

Gå vidare

Den här genomgången har du lärt dig hur du beräknar PIA i Microsoft Dynamics NAV. I större projekt kan det vara praktiskt att överföra kostnaderna till ett PIA-konto periodvis medan projektet färdigställs. Den här genomgången har visat hur man exkluderar aktivitetsrader från en beräkning. Detta visar också när du bör omberäkna. Slutligen, den här genomgången visar hur du bokför PIA i redovisningen. Ett exempel på hur du återför en PIA-bokföring till redovisningen inkluderas också.

Se även