Från PDF eller bildfiler som du får från dina handelspartner kan du låta en extern OCR-tjänst (Optical Character Recognition) skapa elektroniska dokument som du kan konvertera till dokumentposter i Microsoft Dynamics NAV. När du exempelvis tar emot en faktura i PDF-format från leverantören, kan du skicka den till OCR-tjänsten från fönstret Inkommande dokument. Detta beskrivs i den första proceduren.

Ett alternativ till att skicka filen från Inkommande dokument-fönstret är att skicka filen till OCR-servicen med e-post. När du sedan får tillbaka det elektroniska dokumentet skapas en relaterad inkommande dokumentpost automatiskt. Detta beskrivs i den andra proceduren.

Efter några sekunder får du tillbaka filen från OCR-tjänsten som en elektronisk faktura som kan omvandlas till en inköpsfaktura för leverantören. Detta beskrivs i den tredje proceduren.

Du kan antingen skicka inkommande dokumentfiler till OCR-servicen manuellt, enligt beskrivningen i denna procedur, eller så kan du aktivera ett arbetsflöde för att skicka dem automatiskt när ett inkommande dokument med en PDF eller bildbilaga skapas. Den generiska versionen av Microsoft Dynamics NAV innehåller en arbetsflödesmall, OCR-arbetsflöde för inkommande dokument, som är klart att skapa ett arbetsflöde från. Mer information finns i Arbetsflöde.

Eftersom OCR baseras på optisk läsning är det troligt att OCR-tjänsten tolkar tecknen i dina PDF- eller bildfiler fel första gången dokument från till exempel en viss leverantör behandlas. Det går kanske inte tolka företagslogotypen som leverantörens namn eller summan på ett kvitto kan misstolkas på grund av layouten. Du kan undvika att dessa fel vidarebefordras genom att korrigera felen i en separat version av Inkommande dokument-fönstret. Sedan skickar du korrigeringarna tillbaka till OCR-webbtjänsten för att utbilda den till att tolka de specifika tecknen korrekt nästa gång den behandlar ett PDF eller bilddokument för samma leverantör. Mer information finns i Så här utbildar du OCR-tjänsten till att undvika fel.

Elektroniska dokument som skapats från OCR behandlas av ramverket för datautbyte som elektroniska PEPPOL-dokument. Mer information finns i Så här tar du emot och omvandlar elektroniska dokument.

Obs!
Trafiken av filer till och från OCR-tjänsten behandlas av en dedikerad jobbköpost, som skapas automatiskt när du aktiverar den relaterade tjänstkopplingen. Mer information finns i Så här konfigurerar du en OCR-tjänst.

Så här skickar du en PDF- eller bildfil till OCR-tjänsten från fönstret Inkommande dokument

  1. I rutan Sök, ange Inkommande dokument och välj sedan relaterad länk.

  2. Skapa en ny inkommande dokumentpost och bifoga filen. Mer information finns i Så här skapar du inkommande dokumentposter.

  3. Markera sedan en eller flera rader i fönstret Inkommande dokument och välj sedan Skicka till jobbkö i gruppen OCR på fliken Åtgärder.

    Värdet i fältet OCR-status ändras till Klar. Bifogad PDF eller bildfil skickas till OCR-servicen av jobbkön enligt schemat, förutsatt att inga fel finns. Mer information finns i Använd jobbköer för att schemalägga uppgifter.

  4. Markera annars en eller flera rader i fönstret Inkommande dokument och välj sedan Skicka till OCR-service i gruppen OCR på fliken Åtgärder.

    Värdet i OCR-status fältet ändras till Skickat, förutsatt att inga fel finns.

Så här skickar du en PDF eller bildfil till OCR-servicen via e-post

  • Skicka e-post till OCR-tjänstleverantören från ditt e-postprogram med PDF- eller bildfilen bifogad. Se tjänstleverantörens webbplats för information om e-postadress att skicka till.

    Eftersom ingen inkommande dokumentpost finns för filen skapas en ny post automatiskt i fönstret Inkommande dokument när du får det resulterande elektroniska dokumentet från OCR-tjänsten. Mer information finns i Så här skapar du inkommande dokumentposter.

    Obs!
    Om du arbetar med en Tablet PC eller en telefon, kan du skicka filen till OCR-servicen, så snart som du har tagit ett foto av dokumentet, eller så kan du skapa ett inkommande dokument direkt. Mer information finns i Så här skapar du inkommande dokumentposter genom att ta ett foto.

Så här tar du emot ett elektroniskt dokument från OCR-tjänsten

  1. I rutan Sök, ange Inkommande dokument och välj sedan relaterad länk.

  2. Om du aktivt vill hämta elektroniskt dokument från OCR-tjänsten väljer du Ta emot från OCR-tjänst på fliken Åtgärder i gruppen OCR.

  3. Alternativt kan du vänta tills ett nytt elektroniskt dokument kommer in från OCR-servicen via jobbkön.

    När det elektroniska dokumentet tas emot kommer olika fält i fönstret Inkommande dokument fyllas i med information från källdokumentfilen. Mer information finns i Så här tar du emot och omvandlar elektroniska dokument.

Nu kan du fortsätta att skapa dokumentposter i Microsoft Dynamics NAV manuellt eller automatiskt. Du kan också koppla den nya inkommande dokumentposten till det bokförda eller icke bokförda befintliga dokumentet så att källfilen är lättillgänglig i Microsoft Dynamics NAV Mer information finns i Använda inkommande dokument.

Obs!
När du skapar exempelvis en inköpsfaktura från ett elektroniskt dokument som har skapats med OCR kommer fakturan att innehålla en rad av typen Redovisningskonto med ett tomt Beskrivning-fält, och värdet i fältet Belopp är samma som det totala beloppet exklusive moms. För att se till att fältet Beskrivning fylls i kan du öppna fönstret Mappa text till konto från fönstret Inkommande dokument för att definiera att en viss fakturatext alltid mappas till ett visst debetkonto. Framöver kommer fältet Beskrivning på dokumentrader som skapas från ett elektroniskt dokument för den leverantören sedan fyllas med texten i fråga, så att fakturan är klar att bokföra. För mer information, se Så här tar du emot och omvandlar elektroniska dokument.

Tips

Se även