Som alternativ till att e-posta en filbilaga kan du skicka och ta emot elektroniska affärsdokument. Med elektroniska dokument menas en standarduppfyllande fil som representerar ett affärsdokument, till exempel en faktura från en leverantör som kan tas emot och konverteras till en inköpsorder i Microsoft Dynamics NAV. Utbytet av elektroniska dokument mellan två handelspartners utförs av en extern leverantör av dokumentväxlingstjänster. Den generiska versionen av Microsoft Dynamics NAV stöder utskick och mottagning av elektroniska fakturor och kreditnotor i PEPPOL-format, som stöds av de största leverantörerna av dokumentväxlingstjänster. En större leverantör av dokumentväxlingstjänster är förkonfigurerad och klar att ställa in för ditt företag.

Från PDF- eller bildfiler som representerar inkommande dokument kan du låta en extern OCR-tjänst (Optical Character Recognition) skapa elektroniska dokument som du kan konvertera till dokumentposter i Microsoft Dynamics NAV som du gör för elektroniska PEPPOL-dokument. När du exempelvis tar emot en faktura i PDF-format från leverantören, kan du skicka den till OCR-tjänsten från fönstret Inkommande dokument. Efter några sekunder får du tillbaka filen tillbaka som en elektronisk faktura som kan omvandlas till en inköpsfaktura för leverantören. Om du skicka filen till OCR-tjänsten via e-post, skapas en ny inkommande dokumentpost automatiskt när du får tillbaka det elektroniskt dokument.

Det elektroniskt dokumentformatet PEPPOL har förkonfigurerats så att du kan skicka elektroniska fakturor och kreditnotor i PEPPOL-format. Först måste du skapa olika huvuddata, som företagsinformation, kunder, artiklar och enheter. Dessa används för att identifiera dina affärspartners och artiklar vid konvertering av data i fält i Microsoft Dynamics NAV till element i den utgående dokumentfilen. Sedan måste du välja formatet i fönstret Elektroniska dokumentformat för varje kund som du ska skicka elektroniska PEPPOL-dokument till. Mer information finns i Så här skickar du elektroniska dokument.

Dataväxlingsdefinitionerna PEPPOL - Faktura och PEPPOL - Kreditfaktura är förkonfigurerade så att du kan ta emot elektroniska fakturor och kreditfakturor i PEPPOL-format. Först måste du skapa olika huvuddata, som företagsinformation, leverantörer, artiklar och enheter. Dessa används för att identifiera dina affärspartners och artiklar vid konvertering av data i element i den utgående dokumentfilen till fält i Microsoft Dynamics NAV. Sedan måste du välja valutakursdefinitionen i fönstret Inkommande dokument för varje inkommande elektroniskt dokument som du vill omvandla till ett inköpsdokument i Microsoft Dynamics NAV. Mer information finns i Så här tar du emot och omvandlar elektroniska dokument.

Dataväxlingsdefinitionen OCR - Faktura är förkonfigurerad så att du kan ta emot elektroniska dokument som genererats av OCR-tjänsten. Om du vill ta emot till exempel en faktura som ett elektroniskt OCR-dokument ställer du in huvuddatum och behandlar dokumentet som när du tar emot ett elektroniskt PEPPOL-dokument. Mer information finns i Så här använder du OCR för att omvandla PDF- och bildfiler till elektroniska dokument.

De förkonfigurerade tjänsterna för dokumentutbyte och OCR måste vara aktiverad innan du skickar och tar emot. Mer information finns i Så här konfigurerar du en dokumentväxlingstjänst och Så här konfigurerar du en OCR-tjänst.

Avsnittet innehåller följande procedurer:

Så här ställer du in företaget för utskick och mottagning av elektroniska dokument

  1. I rutan Sök, ange Företagsinformation och välj sedan relaterad länk.

  2. Fyll i fälten enligt beskrivningen i följande tabell på snabbfliken Allmänt.

    Fält Beskrivning

    GLN

    Identifiera företaget.

    När du till exempel skickar elektroniska fakturor i PEPPOL-format används värdet i detta fält för att fylla i EndPointID-element under noden AccountingSupplierParty i filen. Numret baseras på standarden GS1, som är kompatibel med ISO 6523.

    Momsregistreringsnr

    Ange företagets momsregistreringsnummer.

    Ansvarsenhet

    Om ditt företag ställs in med en ansvarsenhet så se till att fältet Lands-/regionkod är ifyllt.

Så här ställer du in momsbokföring för utskick och mottagning av elektroniska dokument

  1. I rutan Sök, ange Bokföringsinställningar för moms och välj sedan relaterad länk.

  2. Fyll i fältet enligt beskrivningen i följande tabell för varje rad med momsbokföringsinställning som du kommer att använda för elektroniskt dokument.

    Fält Beskrivning

    Momskategori

    Ange momskategorin.

    När du till exempel skickar elektroniska fakturor i PEPPOL-format används värdet i detta fält för att fylla i TaxApplied-element under noden AccountingSupplierParty i filen. Numret baseras på standarden UNCL5305.

Så här ställer du in länder/regioner för utskick och mottagning av elektroniska dokument

  1. I rutan Sök anger du Länder/regioner och väljer sedan relaterad länk.

  2. Fyll i fältet enligt beskrivningen i följande tabell för varje land/region som du ska utbyta elektroniska dokument med.

    Fält Beskrivning

    Momssystem

    Identifiera den nationella myndighet som utfärdar momsregistreringsnummer för landet/regionen i samband med utskick av elektroniska dokument.

    När du till exempel skickar elektroniska fakturor i PEPPOL-format används värdet i detta fält för att fylla i SchemeID-attributet för EndPointID-elementet under både noden AccountingSupplierParty och AccountingCustomerParty i filen.

    Fältet Momssystem används endast om fältet GLN i fönstret Företagsinformation är tomt.

    Obs!
    Värdet i fältet Kod i fönstret Länder/regioner måste uppfylla ISO 3166-1:Alpha2.

Så här ställer du in artiklar för utskick och mottagning av elektroniska dokument

  1. I rutan Sök, ange Artiklar och välj sedan relaterad länk.

  2. Fyll i fälltet enligt beskrivningen i följande tabell för varje artikel som du köper eller säljer.

    Fält Beskrivning

    GTIN

    Identifierar artikeln i samband med utskick och mottagning av elektroniska dokument. För PEPPOL-format används fältet enligt följande:

    Om StandardItemIdentification-elements Scheme-attribut anges som GTIN mappas elementet till fältet GTIN på artikelkortet.

Så här ställer du in måttenheter för utskick och mottagning av elektroniska dokument

  1. I rutan Sök, ange Måttenhet och välj sedan relaterad länk.

  2. Fyll i fältet enligt beskrivningen i följande tabell för varje måttenhet som du kommer att använda för artiklar i elektroniska dokument.

    Fält Beskrivning

    Internationell standardkod

    Ange den använda måttenheten i enlighet med standarden UNECERec20 i samband med utskick av elektroniska dokument.

    När du till exempel skickar elektroniska fakturor i PEPPOL-format används värdet i detta fält för att fylla i unitCode-attributet för elementet InvoicedQuantity under noden InvoiceLine.

    Obs!
    Om fältet Enhet på försäljningsraden är tomt, infogas standardvärdet i UNECERe20 för ”Piece” (H87) som standard.

    Mer information och en lista över giltiga enhetskoder finns i Recommendation No. 20 - Units of Measure used in International Trade.

Så här ställer du in kunder för utskick av elektroniska dokument

  1. I rutan Sök, ange Kunder och välj sedan relaterad länk.

  2. Fyll i fältet enligt beskrivningen i följande tabell för varje kund som du vill skicka elektroniska dokument till.

    Fält Beskrivning

    GLN

    Identifiera kunden.

    När du till exempel skickar elektroniska fakturor i PEPPOL-format används värdet i detta fält för att fylla i EndPointID-element under noden AccountingCustomerParty i filen. Numret baseras på standarden GS1, som är kompatibel med ISO 6523.

    Om fältet GLN är tomt används värdet i fältet Momsregistreringsnr.

    Momsregistreringsnr

    Ange kundens momsregistreringsnummer.

    Tips!
    Välj knappen Specificera om du vill använda webbtjänsten som verifierar om numret finns i landets företagsregister.

    Ansvarsenhet

    Om kunden har konfigurerats med en ansvarsenhet så se till att fältet Lands-/regionkod är ifyllt.

Du kan skapa varje kund med en önskad metod för att skicka affärsdokument så att du inte behöver välja utskicksalternativ varje gång som du skickar ett dokument till kunden. Mer information finns i Så här konfigurerar du dokumentutskicksprofiler.

Så här väljer du det elektroniska dokumentformatet PEPPOL för utskick och mottagning av elektroniska dokument

  1. I rutan Sök anger du Dokumentutskicksprofiler och väljer sedan relaterad länk.

  2. Öppna en befintlig dokumentutskicksprofil eller skapa en ny. Mer information finns i Så här konfigurerar du dokumentutskicksprofiler.

  3. Välj Elektroniskt format, markera raden för PEPPOL och välj sedan knappen OK i fönstret Dokumentutskicksprofil.

  4. I fältet Elektroniskt dokument väljer du Ja (Genom dokumentväxlingstjänst).

    Obs!
    Microsoft Dynamics NAV identifierar automatiskt om dokumentet är en faktura eller kreditnota och tillämpar PEPPOL-formatet därefter.

  5. Markera kryssrutan Standard på Snabbfliken Allmänt om du vill ange att dokumentutskicksprofilen ska tillämpas för alla kunder. Fyll i fältet Dokumentutskicksprofil på kundkorten i fråga om du vill ange att det ska tillämpas för vissa kunder endast. Mer information finns i Så här konfigurerar du dokumentutskicksprofiler.

Du kan nu skicka det elektroniska dokumentet med konverterade data. Mer information finns i Så här skickar du elektroniska dokument.

Så här ställer du in leverantörer för mottagning av elektroniska dokument

  1. I rutan Sök, ange Leverantörer och välj sedan relaterad länk.

  2. Fyll i fälltet enligt beskrivningen i följande tabell för varje leverantör som du vill ta emot elektroniska dokument från.

    Fält Beskrivning

    GLN

    Identifiera leverantören.

    När du till exempel tar emot elektroniska fakturor i PEPPOL-format används värdet i detta fält för att fylla i EndPointID-element under noden AccountingSupplierParty i filen. Numret baseras på standarden GS1, som är kompatibel med ISO 6523.

    Om fältet GLN är tomt används värdet i fältet Momsregistreringsnr.

    Momsregistreringsnr

    Ange leverantörens momsregistreringsnummer.

    Tips!
    Välj knappen Specificera om du vill använda webbtjänsten som verifierar om numret finns i landets företagsregister.

    Ansvarsenhet

    Om leverantören har konfigurerats med en ansvarsenhet så se till att fältet Lands-/regionkod är ifyllt.

Så här väljer du datautbytesdefinitionen PEPPOL - Faktura för mottagning av elektroniska dokument

  1. I rutan Sök, ange Inkommande dokument och välj sedan relaterad länk.

  2. Välj Typ av datautbyte fältet och välj sedan PEPPOLINVOICE på raden för elektroniskt dokument som du vill ta emot och konvertera.

    Om dokument som ska tas emot är en kreditnota väljer du PEPPOLCREDITMEMO.

Nu kan du ta emot elektroniska dokument genom att starta datakonverteringprocessen i fönstret Inkommande dokument. Mer information finns i Så här tar du emot och omvandlar elektroniska dokument.

Så här ställer du in det redovisningskonto som ska användas på nya inköpsfakturarader för icke-identifierbara artiklar och icke-objekt

  1. I rutan Sök anger du Inköp & Leverantörsreskontra och sedan väljer du relaterad länk.

  2. Fyll i fältet enligt beskrivningen i följande tabell på snabbfliken Datautbyte.

    Fält Beskrivning

    Debetkonto för rader utan artikel

    Anger det redovisningskonto som infogas automatiskt på inköpsrader, som skapas från elektroniska dokument när den inkommande dokumentraden inte innehåller en identifierbar artikel. Alla inkommande dokumentrader som inte har ett GTIN-artikelnummer eller leverantörens artikelnummer konverteras till en inköpsrad av typen Redovisningskontooch fältet Nr på inköpsorderraden kommer att innehålla kontot som du markerar i fältet Debetkonto för rader utan artikel.

    Om du lämnar fältet Debetkonto för rader utan artikel tomt, och det inkommande dokumentet har rader utan identifierbara artiklar, kommer inköpsdokumentet inte att skapas. Ett felmeddelande visas med instruktion om att du måste fylla i fältet Debetkonto för rader utan artikel innan du kan slutföra uppgiften.

Tips

Se även