Du kan skapa varje kund med en föredragen metod för att skicka försäljningsdokument så att du inte behöver välja alternativ varje gång som du väljer knappen Bokför och skicka.

I fönstret Dokumentutskicksprofiler konfigurerar du olika utskicksprofiler som du kan välja mellan i fältet Dokumentutskicksprofil på ett kundkort. I fönstret Dokumentutskicksprofil för en utskicksprofil kan du markera kryssrutan Standard för att ange att dokumentutskicksprofilen ska vara standardprofil för alla kunder utom för kunder där fältet Dokumentutskicksprofil fylls i med en annan utskicksprofil.

När du väljer knappen Bokför och skicka i ett försäljningsdokument visar dialogrutan Bekräftelse för bokför och utskick den utskicksprofil som använts, antingen den som angetts för kunden eller standardinställningen för alla kunder. I dialogrutan kan du ändra utskicksprofilen för det specifika försäljningsdokumentet. Mer information finns i Så här fakturerar du försäljning.

Ett av alternativen om du kan välja för en utskicksprofil är Skicka elektroniskt. Alternativet innebär att dokumentet skickas som en standarduppfyllande fil som representerar dokumentposten, till exempel en försäljningsfaktura, som kan importeras till mottagarens system som en inköpsfaktura. Utskicket av det elektroniska dokumentet hanteras av en extern leverantör för dokumentväxlingstjänster. Mer information finns i Datautbyte.

Så här konfigurerar du en dokumentutskicksprofil

  1. I rutan Sök anger du Dokumentutskicksprofiler och väljer sedan relaterad länk.

  2. På fliken Start i gruppen Ny väljer du Ny.

  3. Fyll i fälten enligt beskrivningen i följande tabell.

    Fält Beskrivning

    Kod

    Ange en kod för att identifiera dokumentutskicksprofilen i systemet.

    Beskrivning

    Beskriv dokumentutskicksprofilen.

    Standard

    Ange om det dokumentutskicksprofilen ska användas som standardprofil för alla kunder.

    Kryssrutan Standard kan endast markeras för en post som dokumentutskicksprofil. Om du vill avmarkera en kryssruta markerar du en annan kryssruta.

    Skrivare

    Ange om dokumentet ska skrivas ut när du väljer knappen Bokför och skicka. Du kan välja mellan följande typer:

    • Nej: Dokumentet skrivs inte ut.
    • Ja (använd standardinställningar): Dokumentet skrivs ut enligt standardskrivarkonfigurationen.
    • Ja (fråga efter inställningar): Dokumentet skrivs ut enligt inställningar som du gör i utskriftsdialogrutan.

    E-post

    Ange om dokumentet skickas med e-post till kunden när du väljer knappen Bokför och skicka. Du kan välja mellan följande typer:

    • Nej: Inget e-postmeddelande skapas.
    • Ja (använd standardinställningar): Dokumentet bifogas i ett e-postmeddelande till kunden enligt standardinställningarna för e-postutskick. Mer information finns i Så här skickar du e-postmeddelanden.
    • Ja (fråga efter inställningar): Dokumentet bifogas i ett e-postmeddelande enligt inställningar som du gör i fönstret Skicka e-post.
      Välj typen av fil att bifoga i fältet E-postbilaga.

    Disk

    Ange om dokumentet ska sparas till en filplats när du väljer knappen Bokför och skicka. Du kan välja mellan följande typer:

    • Nej: Ingen fil sparas.
    • PDF: Dokumentet sparas som PDF till det lagerställe som du anger.
    • Elektroniskt dokument: Dokumentet sparas som en elektronisk dokument till det lagerställe som du anger.
      Välj format för det elektroniska dokumentet i fältet Format.

    Elektroniskt dokument

    Ange om dokumentet ska skickas som ett elektroniskt dokumentet som en kund kan importera till sitt system när du väljer knappen Bokför och skicka. Mer information finns i Datautbyte.

    Du kan välja mellan följande typer:

    • Nej: Elektroniskt dokument skapas inte.
    • Genom dokumentväxlingstjänst: Dokumentet skickas som ett elektroniskt dokument.
      Välj format för det elektroniska dokumentet i fältet Elektroniskt format.

    Elektroniskt format

    Ange vilka format som ska användas för att skicka elektroniska dokument. Mer information finns i Datautbyte.

    Dokumentutskicksprofilen är nu klar att väljas i fältet Dokumentutskicksprofil i fönstret Kundkort . Visa nästa procedur.

Så här anger du en utskicksprofil på ett kundkort

  1. I rutan Sök, ange Kunder och välj sedan relaterad länk.

  2. Öppna kortet för kunden som du vill skapa en utskicksprofil för.

    Välj en profil som du har konfigurerat enligt beskrivningen i föregående procedur på snabbfliken Kommunikation i fältet Dokumentutskicksprofil.

Så här konfigurerar du elektroniska dokumentformat

  1. I rutan Sök anger du Elektroniska dokumentformat och väljer sedan relaterad länk.

  2. Skapa en ny rad för ett nytt elektroniskt dokumentformat som du vill skapa i fönstret Elektroniska dokumentformat.

  3. Fyll i fälten enligt beskrivningen i följande tabell.

    Fält Beskrivning

    Kod

    Ange en kod för att identifiera det elektroniska dokumentformatet i systemet.

    Beskrivning

    Beskriv det elektroniska dokumentformatet

    Rapport

    Ange den typ av dokument som utskicksprofilen ska användas för, till exempel Försäljningsfaktura.

    Kodenhets-ID

    Ange den kodenhet som ska användas när du skickar dokument elektroniskt i det här dokumentformatet.

    Det elektroniska dokumentformatet är nu klart att väljas i fältet Elektroniskt format i fönstret Dokumentutskicksprofil. Mer information finns i Så här konfigurerar du utskick och mottagning av elektroniska dokument.

Tips

Se även