Det här avsnittet gäller för Microsoft Dynamics C5 2016 och lösningar som använder Simplified UX-objekt.

Du skapar en inköpsfaktura för att registrera kostnaden för inköp och för att spåra leverantörsskulder. Om du vill kontrollera ett lager används inköpsfakturor också för att uppdatera lagernivåer dynamiskt, så att du kan minimera lagerkostnader och ge bättre service. Inköpskostnaderna, inklusive serviceutgifter, och lagervärde som kommer från bokföring av inköpsfakturor bidrar till vinstsiffror och övriga ekonomiska nyckeltal i rollcentret.

Obs!
Om du inte vill kontrollera ett lager eller visa uppdaterade vinstsiffror behöver du inte använda inköpsfakturor för att registrera dina inköp. Istället kan du behandla inköp reaktivt när de relaterade betalningarna förfaller. Om du till exempel endast köper ad hoc via leverantörskonton som har den månatlig avstämning, eller om ditt åtagande med leverantören endast gäller utgifter, kan du bestämma att endast behandla den relaterade betalningen som en del av din process för leverantörsskulder. Mer information finns i Så här stämmer du av betalningar manuellt.

När du tar emot lagerartiklarna, eller när den inköpta tjänsten avslutas, bokför du inköpsfakturan för att uppdatera lager och finansiella transaktioner och för att aktivera betalning till leverantören utifrån betalningsvillkoren.

Varning!
Bokför inte en inköpsfaktura förrän du tar emot produkterna och vet slutkostnaden för inköpet, inklusive eventuella extrakostnader. Annars kan lagervärdet och vinstsiffrorna ha oriktiga resultat.

Det är enkelt att korrigera eller annullera en bokförd inköpsfaktura innan du betalar leverantören. Det är användbart om du vill rätta till ett skrivfel eller om du vill ändra inköpet tidigt i orderprocessen. Mer information finns i Så här rättare eller makulerar du obetalda inköpsfakturor. Om du redan har betalt för produkter på den bokförda inköpsfakturan, måste du skapa en inköpskreditnota för att återföra köpet. Mer information finns i Så här behandlar du inköpsreturer eller annulleringar.

Produkter kan vara både lagerartiklar och tjänster. Mer information finns i Så här: Registrera nya produkter. Inköpsfakturaprocessen är samma för båda produkttyper.

Obs!
I Microsoft Dynamics C5 2016 och lösningar som använder Simplified UX-objekt och i det här avsnittet kallas en produkt "artikel".

Du kan fylla de översta snabbflikarna på inköpsfakturan på två sätt, beroende på om leverantören redan har registrerats. Vilket indikeras av alternativmoment 3.1. till 3.5. i följande procedur.

Skapa en inköpsfaktura

  1. Välj Öppna inköpssfakturor i rollcentret.

  2. På fliken Start i gruppen Ny väljer du Ny.

  3. Ange namnet på en befintlig leverantör i fältet Leverantörsnamn.

    Andra fält på snabbfliken Inköpsfaktura fylls nu i med standardinformation om den valda leverantören. Om leverantören inte är registrerad, gör så här:

    1. Ange nya leverantörens namn i fältet Leverantörsnamn och lämna sedan fältet.

    2. Välj ja i dialogrutan som visas.

    3. Välj en mall det nya leverantörskortet ska baseras på i fönstret Leverantörsmallar och välj sedan knappen OK.

      Ett nytt leverantörskort öppnas med förifylld information från den markerade leverantörsmallen. Fältet Namn förifylls med nya leverantörens namn som du har angett på inköpsfakturan i momentet 3.1.

    4. Fortsätt med att fylla i fält på leverantörskortet som inte har fyllts i från mallen och fälten som är specifika för den nya leverantören, till exempel adress och kontaktinformation. Mer information finns i Så här: Registrera nya leverantörer.

    5. Välj Stäng för att gå tillbaka till fönstret Inköpsfaktura, när du har slutfört leverantörskortet.

      Flera fält i fönstret Inköpsfaktura är ifyllda med information som du har angett på det nya leverantörskortet i steg 3.4. Alla fält som inte har förifyllts kan du nu fylla i direkt på inköpsfakturan.

  4. Fyll i fälten i gruppen Fakturadetaljer enligt beskrivningen i följande tabell.

    Fält Beskrivning

    Bokföringsdatum

    Ange datumet, när du vill att bokföringen av inköpsfakturan ska registreras. Som standard anges dagens datum.

    Dokumentdatum

    Ange datumet som du vill registrera som skapelsedatumet. Som standard anges dagens datum.

    Förväntat inleveransdatum

    Ange datumet, när du förväntas ta emot produkter på inköpsfakturan. Som standard anges dagens datum.

    Moms rörelsebokföringsmall

    Ange leverantörens momsspecifikation för att koppla transaktioner som skapas för leverantören med det lämpliga redovisningskontot enligt generella bokföringsinställningen.

    Leverantörens fakturanr

    Ange numret som finns på fakturadokumentet som du fick från leverantören. Fältet är obligatoriskt.

  5. Fyll i fälten i gruppen Betalningsdetaljer enligt beskrivningen i följande tabell.

    Fält Beskrivning

    Betalningsvillkorskod

    Ange en fördefinierad kod för formel som beräknar betalningsförfallodatumet, kassarabattdatumet och kassarabattbeloppet på inköpsfakturor för leverantören.

    Förfallodatum

    Ange, när inköpsfaktura måste betalas.

    Som standard beräknas fältet som datumet i fältet Bokföringsdatum plus perioden som definieras i fältet Betalningsvillkorskod.

    Betalningssätt

    Anger en fördefinierad kod för det sätt som leverantören normalt kräver för att ta betalt, t.ex. banköverföring eller check.

  6. Fyll i fälten på snabbfliken Adress till betalningsleverantör med en alternativ fakturaadress. Om snabbfliken inte visas väljer du Betalningsadress i gruppen Visa på fliken Hem.

    Obs!
    I fältet Namn kan du ange en leverantör som ännu inte har registrerats. Om så är fallet ska du följa samma moment som beskrivs i moment 3.1 till 3.5.

    De övre snabbflikarna på inköpsfakturan har slutförts. Fortsätt med att fylla inköpsfakturaraderna med lagerförda artiklar eller tjänster som du köper från leverantören.

    Obs!
    Om du har ställt in återkommande inköpsrader för leverantöre, till exempel en månatlig återanskaffningsorder, kan du infoga den här raden på fakturan, genom att välja knappen Hämta återkommande inköpsrader.

  7. Ange numret på en lagerförd artikel eller service på snabbfliken Rader Snabbfliken, i Artikelnr fältet.

  8. Ange antalet artiklar som ska säljas i fältet Antal.

    Obs!
    För artiklar av typen Tjänst, är antalet en tidsenhet, till exempel timmar, enligt fältet Enhetskod på raden.

    Fältet Radbelopp uppdateras och visar värdet i fältet Inköpspris multiplicerat med värdet i fältet Antal.

    Pris- och radbeloppet visas med eller utan moms beroende på vad du valde i Priser inkl. moms fältet på leverantörskortet.

  9. Upprepa moment 7 och 8 för varje produkt som du vill köpa från leverantören.

    Summorna som visas längst ned på inköpsfakturan, beräknas automatiskt, som du ändrar raderna eller skapa nya rader.

  10. I fältet Fakturarabatt anger du ett belopp som ska dras från värdet som visas i fältet Totalt inkl. moms längst ned på fakturan.

    Obs!
    Om du har ställt in fakturarabatter för leverantören, då infogas det angivna procentsatsvärdet automatiskt i fältet Procentuell fakturarabatt för leverantör om kriteriet uppfylls, och det relaterade beloppet infogas i fältet Fakturarabatt. Mer information finns i Så här anger du fakturarabattvillkor.

  11. Välj Bokför på fliken Hem i gruppen Bokföring när du tar emot de inköpta varorna eller tjänsterna.

Inköpet visas nu i lager och ekonomiska transaktioner, och leverantörsbetalning aktiveras. Inköpsfakturan tas bort från listan över inköpsfakturor och ersätts med ett nytt dokument i listan över bokförda inköpsfakturor, som du öppnar från Rollcenter.

Tips

Se även