Den generiska versionen av Microsoft Dynamics NAV stöder mottagning av elektroniska fakturor och kreditnotor i PEPPOL-format, som stöds av de största leverantörerna av dokumentväxlingstjänster. Om du vill ta emot en faktura från en leverantör som ett elektroniskt PEPPOL-dokument behandlar du dokumentet i fönstret Inkommande dokument för att konvertera det till en inköpsfaktura eller redovisningsjournalsrad i Microsoft Dynamics NAV.

Förutom att ta emot elektroniska dokument direkt från handelspartners kan du ta emot elektroniska dokument från en ocr-service som har omvandlat dina PDF eller bildfiler till elektroniska dokument. Mer information finns i Så här använder du OCR för att omvandla PDF- och bildfiler till elektroniska dokument.

Innan du kan ta emot elektroniska dokument via dokumentutbytestjänsten, måste du lägga upp olika huvuddata, som företagsinformation, leverantörer, artiklar och enheter. Dessa används för att identifiera dina affärspartners och artiklar vid konvertering av data i element i den utgående dokumentfilen till fält i Microsoft Dynamics NAV. Importen och datakonverteringen av PEPPOL-fakturan utförs av ramverket för datautbyte aom representeras i definitionen för datautbyte i PEPPOL - Faktura. Mer information finns i Så här konfigurerar du utskick och mottagning av elektroniska dokument. Dessutom måste du skapa och aktivera den förkonfigurerade serviceanslutningen. Mer information finns i Så här konfigurerar du en dokumentväxlingstjänst.

Innan du kan ta emot elektroniska dokument genom OCR-servicen, måste du skapa och aktivera den förkonfigurerade serviceanslutningen. Mer information finns i Så här konfigurerar du en OCR-tjänst.

Trafiken av elektroniska dokument in och ut ur Microsoft Dynamics NAV hanteras av jobbköfunktionen. Innan du kan ta emot elektroniska dokument, måste den relevanta jobbkön startas. Mer information finns i Så här skapar du jobbköer:.

Du kan antingen starta omvandlingen av elektroniska dokument manuellt, enligt beskrivningen i denna procedur, eller så kan du aktivera ett arbetsflöde för att konvertera elektroniska dokument automatiskt, när de har tagits emot. Den generiska versionen av Microsoft Dynamics NAV innehåller en arbetsflödesmall, Arbetsflödet Från inkommande elektroniskt via OCR till Öppna inköpsfaktura, som är klar att kopieras till ett arbetsflöde och aktiveras. Mer information finns i Arbetsflöde.

Obs!
När du konverterar elektroniskt dokumentet som har tagits emot från OCR-tjänsten av dokument - eller journalrader i Microsoft Dynamics NAV sammanfattas raderna i källdokumentet på en rad. Enkelraden ska vara av typen redovisningskonto och fälten Beskrivning och (redovisningskonto) Nr ska vara tomma. Värdet i fältet Belopp ska vara samma som det totala beloppet exklusive moms, för alla rader i källdokumentet.

För att se till att fälten Beskrivning och Nr är ifyllda, kan du välja knappen Mappa text till konto i fönstret Inkommande dokument för att definiera att en viss fakturatext alltid mappas till ett visst debet- eller kreditkonto i redovisningen. Vidare fylls fältet Beskrivning på dokument - eller journalrader som skapas från ett elektroniskt dokument för den leverantören eller kunden i med texten i fråga och (redovisningskontots) Nr-fält med kontot i fråga.

I stället för mappning till ett redovisningskonto kan du också mappa till ett bankkonto. Det är praktiskt, till exempel, för elektroniska dokument för kostnader som redan har betalts, där du vill skapa en redovisningsjournalrad som är klar för bokföring på ett bankkonto. Mer information och exempel finns i Mappa text till konto.

Efterföljande procedur beskriver hur du tar emot en leverantörsfaktura och den omvandlas till en inköpsfaktura i Microsoft Dynamics NAV. Proceduren är samma, när du omvandlar en leverantörsfaktura till en redovisningsjournalrad.

Så här tar du emot och omvandlar en elektronisk faktura till en inköpsfaktura

  1. I rutan Sök, ange Inkommande dokument och välj sedan relaterad länk.

  2. Välj raden för den inkommande dokumentposten som representerar en ny inkommande elektronisk faktura och välj sedan Redigera på fliken Start i gruppen Hantera.

    I fönstret Inkommande dokument är den relaterade xml-filen bifogad, och de flesta fälten är förifyllda med information från den elektroniska fakturan. Mer information finns i Så här skapar du inkommande dokumentposter.

  3. Välj PEPPOL - Faktura eller OCR - Faktura beroende på ursprunget till det elektroniska dokumentet i fältet Typ av datautbyte.

  4. Om du vill mappa text på leverantörsfakturan till ett visst debetkonto väljer du på fliken Åtgärder, i gruppen Allmänt, Mappa text till konto och fyller sedan i fönstret Mappa text till konto . Mer information finns i Mappa text till konto.

  5. Gå till fliken Åtgärder, gruppen Allmänt, och välj Skapa dokument.

    En inköpsfaktura skapas i Microsoft Dynamics NAV baserat på informationen i det elektroniska dokumentet.

    Eventuella valideringfel som vanligtvis beror på fel eller saknade huvuddata i Microsoft Dynamics NAV visas på snabbfliken Felmeddelanden. Mer information finns i Så här hanterar du fel vid mottagning av elektroniska dokument.

Tips

Se även