Om du använder dirigerad artikelinförsel och plockning för ett lager, och registrerar avvikelser i artikelkvantitet på lagerplatser i artikeljournalen för distributionslagret, registreras de positiva och de negativa justeringskvantiteterna på justeringslagerplatsen. Kvantiteterna bokförs inte automatiskt som artikeltransaktioner. Du måste bokföra transaktionerna på justeringslagerplatsen i artikeljournalen enligt de intervall som har angetts i företagets principer, så att kvantiteterna i artikeltransaktionerna motsvarar de faktiska artikelkvantiteterna i distributionslagret. Vissa företag bokför justeringar varje dag i artikeltransaktioner, medan andra föredrar att göra det en gång i veckan eller varannan vecka.
När du utför en lagerinventering skapar du även kvantiteter på justeringslagerplatsen för alla avvikelser mellan beräknade och inventerade kvantiteter. Om du vill bokföra resultatet från en viss lagerinventering i inventeringstransaktioner, och du vill att det bokförda resultatet ska kunna härledas till en viss inventering, måste du göra två saker:
-
Innan du genomför inventeringen kör du funktionen Beräkna dist.lager justering i artikeljournalen i lagret för artiklarna som du vill inventera. Om du inte gör det, kommer föregående lagerjusteringar för en viss artikel utgöra en del av inventeringposten.
-
Omedelbart efter att du registrerar resultaten i lagrets inventeringsjournal, kör funktionen beräkna lager i inventeringsjournalen på menyn Lager för samma artiklar som du har räknat i fysiskt dist.lager. Programmet beräknar inventerade kvantiteten för varje artikel baserat på lagerplats-vid-lagerplatsen-registreringen och beräknas också, i fältet Antal, nödvändig positiva eller negativa justeringar som artikeltransaktioner. Nu kan du bokföra det exakta resultatet av inventering.
Transaktioner görs i justeringslagerplatsen inte endast av lagret men också av bokföringar i artikeljournalen, och andra icke-lagerdokument som rör lagersaldot. Till exempel när en inköpare tar emot en gåva för företaget, bokför han artiklarna som artikeltransaktioner. Dessa artiklar registreras automatiskt i justeringslagerplatsen (positiv transaktion). Men artiklarna är inte tillgängliga i distributionslagret tills distributionslageranvändare registrerar artikeln till en lämplig lagerplats i Dist.lager artikeljournal, och därmed skapar ett negativt antal i justeringslagerplatsen. Transaktionerna om gåvan i justeringslagerplatsen avbryter därmed varandra, och gåvan är tillgänglig för plockning i distributionslagret.
Övriga dokument som skapar transaktioner på justeringslagerplatsen, t.ex. inköpsfakturor, inköpskreditnotor, fakturor och kreditnotor, beaktas normalt inte i distributionslagret eftersom du inte kan skapa en in- eller utleverans för dem. De är dock dokument som rör företagets lagersaldo. Om du exempelvis inte vill att kunden ska returnera en artikel som var skadad vid leverans, utan väljer att utfärda en kreditnota, måste lagerförlusten på något sätt återspeglas i artikeltransaktioner, och det görs med hjälp av justeringsjournalen. Ett annat exempel är bokföring av en inköpsfaktura som samtidigt skapar en positiv transaktion i artikeljournalen och på justeringslagerplatsen.