Inköpsordern är den viktigaste delen i funktionen för inköpshantering. En inköpsorder kan användas för att registrera både fysiska och ekonomiska transaktioner. Inköpsorder kan skapas manuellt eller skapas från inköpsofferter och inköpsavropsorder.

Skapa inköpsorder från offerter och avropsorder

En inköpsoffert skapas vanligtvis som ett utkast av en order som du kan registrera leverantörens pris, försäljningsvillkor och artikelbeskrivning i. När det finns ett behov av att återanskaffa artiklar i lager kan lagerchefer skicka en beställning till inköpsavdelningen där offerten skapas. Om offerten godkänns kan den omvandlas till en order. Mer information finns i Så här skapar du inköpsofferter och Så här gör du om inköpsofferter till inköpsorder.

En inköpsavropsorder representerar ett ramverk för ett avtal mellan dig och leverantören. Avropsorder skapas vanligtvis när du har bestämt dig för att köpa stora kvantiteter av en artikel som ska inlevereras i flera mindre leveranser under en viss tidsperiod. Ofta kan avropsorder endast täcka en enda artikel med förutbestämda leveransdatum. På avropsordern kan varje separat inleverans ställas in som en orderrad. Mer information finns i Så här skapar du inköpsavropsorder och Så här gör du om avropsorder till inköpsorder.

Skapa inköpsorder manuellt

Du skapar inköpsorder i fönstret Inköpsorder. Mer information finns i Så här skapar du inköpsorder manuellt.

förskottsbetalningar

En förskottsbetalning är en betalning som har erlagts för en order. I vanliga fall måste betalningen erläggas innan ordern bearbetas. Oftast gäller detta när varorna är specialbeställda eller när kontantbetalning krävs.

När en förskottsbetalning har lagts upp på en inköpsorder, kan du skapa en förskottsfaktura för det belopp som ska betalas i förväg för inköpet. Mer information finns i Så här definierar du förskottsbetalningsprocenten och Så här skapar du förskottsfakturor.

Direktleveranser

En direktleverans är leveransen av en artikel eller avsändning av varor från leverantören till en av dina kunder.

När du skapar direktleveranser måste du skapa en inköpsorder som är kopplad till en försäljningsorder. Inköpsordern kan skapas direkt eller indirekt. Mer information finns i Så här skapar du inköpsorder för direktutleveranser direkt och Så här skapar du inköpsorder för direktutleveranser indirekt.

Fastän försäljnings- och inköpstransaktionerna i direktleveransen registreras som en vanlig order, så inlevereras de direktlevererade artiklarna inte fysiskt till ditt lager.

Bokföra inköpsorder

När du har fyllt i alla raderna och skrivit in all information på inköpsordern kan du bokföra den. Det innebär att du skapar en inleverans och en faktura. Fälten Ant. att inlevereras och Ant. att fakturera på en inköpsorder, representerar de antal som kommer att bearbetas i bokföringsfunktionen. Värdena i fälten fylls i automatiskt när ett värde anges i fältet Antal på inköpsorderns rad. Mer information finns i Så här bokför du inköpsorder.

Delinleveranser

Om det behövs kan antalet i fältet Ant. att inlevereras minskas innan bokföringen, vilket innebär att order inlevereras delvis.

Det kan ske så många inleveranser som behövs för att ordern ska slutlevereras. När en del av ordern bokförs anges den slutförda delen av ordern i fältet Inlevererat antal. Mer information finns i Så här bokför du delinleveranser.

Inleverans

Inleverans är det första steget i flödet för ankommande lager, och den släppta inköpsordern är ett meddelande till lagret att de ska förvänta sig inleverans av artiklar. Så snart som en lageranställd bokför inleveransen, blir artiklarna en del av lagret som är tillgängligt för försäljning, men inte tillängligt för plockning. När lagerinleveransen bokförs, skapas ett artikelinförseldokument, som är en instruktion att lagerpersonalen ska flytta inlevererade artiklar från inleveransområdet till lagringsområdet. Artikelinförseldokumentet kan registreras, och artiklarna är tillgängliga för plockning.

Beroende på lagerstyrningsinställningar för lagerstället uppstår inleverans och artikelinförslar vid grundläggande eller avancerade aktiviteter. Mer information finns i Så här: Införa artiklar med lagerartikelinförslar och Så här: Införa artiklar med dist.lager artikelinförsel.

Batch-bokföring

Om du vill bokföra många inköpsdokument kan du batch-bokföra dokumenten i stället för att bokföra dem var för sig. Mer information finns i Så här batch-bokför du inköpsorder, fakturor och kreditnotor.

Se även