Det finns flera sätt att skapa segment:

• Du kan manuellt ange på segmentraderna de kontakter du vill ha med i segmentet.
  
• Du kan välja kontakter. Mer information finns i Så här: Lägg till kontakter i segment, Så här: Reducera segment eller Så här: Förfina segment.
  
• Du kan återanvända ett loggat segment som grund när du skapar ett nytt i Så här: Skapa segment genom att återanvända loggade segment.
  
• Du kan återanvända sparade segmentkriterier i Så här: Skapa segment genom att återanvända segmentkriterier.
  

I fönstret Segment kan du skapa interaktioner för flera kontakter samtidigt i Så här: Skapa interaktioner för segment. Du kan exempelvis slå ihop ett segment med ett Microsoft Word-dokument så du kan skicka brev till alla kontakterna i segmentet.

Du kan ange uppgifter om interaktionen för segmentet i segmenthuvudet. Du kan till exempel bestämma vilken interaktionsmall du vill använda för samtliga kontakter, ändra bilagan, göra en beskrivning, ange korrespondenstyp och så vidare. Du kan även ändra den här informationen på segmentraden för varje enskild kontakt genom att exempelvis ange annan beskrivning eller anpassa bilagan för en enda kontakt. Om du slår samman ett segment med ett Microsoft Word-dokument kan du anpassa dokumentet för att skickas till en eller flera av kontakterna i segmentet, exempelvis genom att lägga till individuella kommentarer i det.

När du klickar på Logg i fönstret Segment registreras interaktionerna i tabellen Interaktion loggtrans. och segmentet loggas. När du har loggat segmentet finns det bara i fönstret Segmentlogg.

I fönstret Segmentlogg kan du också skicka bilagor automatiskt (med e-post eller fax eller skriva ut dem). Du kan också skapa ett uppföljningssegment som innehåller samma kontakter som det loggade segmentet. Det går bara att välja Papperskopia som korrespondenstyp om bilagan är ett Microsoft Word-dokument. Det går också att skicka bilagorna automatiskt i fönstret Loggat segment.

När du skickar bilagor som e-post används innehållet i fältet Beskrivning i fönstret Segment som ärende i e-postmeddelandet.

Du kan välja på vilket sätt kontakterna ska ta emot dessa bilagor: som bilaga till ebrev (genom att markera fältet Skicka Word-dokument som bilaga i fönstret Segment) eller som e-posttext (bara Microsoft Word-dokument). Om du väljer att skicka bilagan som e-posttext förloras all formatering.

Om du har valt att skicka Microsoft Word-dokument som e-post till kontakterna i segmentet men någon av dem saknar e-postadress, kan du ändra korrespondenstypen för den här kontakten på segmentraden och ange att bilagan ska skrivas ut eller faxas i stället.

Om det blir fel och bilagorna inte har skickats när du loggar segmentet kan du skicka om dem i fönstret Segmentlogg.

Begrepp