Någon som behöver ekonomisk information skickar en taxonomi (ett XML-dokument) med ett eller flera scheman, vardera med en eller flera rader för ifyllning. Raderna motsvarar de individuella ekonomiska data som begärs av avsändaren. Du importerar taxonomin till programmet och fyller sedan i schemat (eller scheman) genom att ange vilket eller vilka konton som anknyter till respektive rad och vilken typ av tidsram som ska användas, t.ex. nettoförändring eller saldo t.o.m. datum. Ibland kan du i stället ange en konstant, t.ex. antal anställda. Därefter kan du skicka instansdokumentet (ett XML-dokument) till den person som begärt informationen. Förmodligen utgör detta en återkommande händelse och, om inga ändringar gjorts i taxonomin, exporterar du bara nya instansdokument för nya perioder vid begäran.

XBRL-specifikationen förklarar vad XBRL är, samt hur du skapar XBRL-instansdokument och XBRL-taxonomier. XBRL-specifikationen beskrivs XBRL i mer tekniska termer och är avsett för avancerade användare.

XBRL- schemat, som motsvarar de grundläggande huvudkomponenterna i XBRL. Schemat utgör den fysiska XSD-fil som anger hur instansdokument och taxonomier ska byggas.

XBRL- länkbaserna, som är de fysiska XML-filer som innehåller information om elementen som definieras i XBRL-schemat, t.ex. rubriker på ett eller flera språk, hur de är kopplade till varandra, hur element ska summeras o.s.v.

En XBRL- taxonomi är en "terminologi" eller "ordlista" som skapats av en grupp för utbyte av affärsinformation. Taxonomin är kompatibel med XBRL-specifikationen.

Ett XBRL- instansdokument är en affärsrapport, t.ex. en ekonomisk rapport, som förberetts för XBRL-specifikationen. Innebörden av värdena i instansdokumentet beskrivs av taxonomin. Ett instansdokument är praktiskt taget oanvändbart om du inte vet för vilken taxonomi det förberetts.

En taxonomi kan bestå av en bastaxonomi, t.ex. US GAAP eller IAS, och sedan ha en eller flera anknytningar. För att återspegla detta refererar en taxonomi till ett eller flera scheman, som alla utgör enskilda taxonomier. När ytterligare taxonomier laddas in i databasen, läggs de nya elementen till i slutet av de redan befintliga.

I XBRL-specifikation 2 beskrivs taxonomin i flera XML-filer. Den primära XML-filen är själva taxonomischemafilen (XSD-fil), som endast innehåller en oordnad lista med element eller information som ska rapporteras. Utöver detta finns ofta associerade länkbasfiler (XML-filer). Länkbasfilerna innehåller data som kompletterar taxonomin (XSD-fil). Det finns sex olika typer av länkbasfiler, och fyra av dessa är relevanta för Microsoft Dynamics NAV XBRL. Dessa är:

• Etikettlänkbas: Den här länkbasen innehåller etiketter eller namn för elementen. Filen kan innehålla etiketter på olika språk som identifieras med XML-egenskapen ”lang”. XML-språk-ID:t innehåller vanligtvis en förkortning på två bokstäver och även om det ska vara enkelt att gissa vad förkortningen betyder, finns det inget samband med språkkoderna i Windows eller med språkkoderna som definieras i demonstrationsdata. När användaren slår upp språken för en viss taxonomi visas därför alla etiketter för det första elementet i taxonomin. Det betyder att ett exempel på varje språk visas. En taxonomi kan ha flera kopplade etikettlänkbaser, förutsatt att dessa länkbaser innehåller olika språk.
  
• Presentationslänkbas: Den här länkbasen innehåller information om elementens struktur, d.v.s. hur taxonomins utfärdare föreslår att taxonomin ska presenteras för användaren. Länkbasen innehåller en serie länkar som var och en kopplar två element som överordnat respektive underordnat element. När alla dessa länkar kopplats kan elementen visas i en hierarkisk struktur. Observera att presentationslänkbasen behandlar just detta, d.v.s. hur element presenteras för användaren.
  
• Beräkningsbaslänk: Den här länkbasen innehåller information om vilka element som summeras till vilka. Strukturen påminner om presentationslänkbasens struktur, med den skillnaden att varje länk eller ”arc”, som de kallas, har en viktegenskap. Vikten kan antingen vara 1 eller -1, vilket betyder att elementet ska läggas till eller dras bort från det överordnade elementet. Observera att sammanslagningarna inte nödvändigtvis stämmer överens med den visuella presentationen.
  
• Referenslänkbas: Den här länkbasen är en XML-fil med tilläggsinformation om de data som krävs av taxonomins utfärdare.