Om du har bokfört ett dokument, t.ex. en inköpsorder, och du upptäcker att en del av informationen på raderna är fel, kan du rätta det bokförda dokumentet.

I nedanstående förklaring används en felaktig bokförd inköpsorder som exempel.

Det finns tre sätt att korrigera en bokförd inköpsorder:

Nedan följer en kort beskrivning av de tre metoderna. Samtliga metoder resulterar i en korrekt beräknad genomsnittlig kostnad.

Skapa en identisk kreditnota och en ny inköpsorder

Genom att skapa en kreditnota med samma information som i den felaktigt ifyllda inköpsordern återförs den bokförda ordern. Du kan antingen fylla i kreditnotan manuellt eller använda en av två metoder för att fylla i raderna automatiskt:

  • Du kan använda batch-jobbet Kopiera dokument för att kopiera ett befintligt dokument till kreditnotan. Använd den här funktionen för att kopiera hela dokumentet. Det kan antingen röra sig om ett bokfört dokument eller ett dokument som inte har bokförts ännu. Med hjälp av den här funktionen återförs endast de exakta kostnaderna när exakt kostnadsåterföring har ställts in som obligatoriskt i Inköpsinställningar.
  • Du kan använda funktionen Hämta bokförda dokumentrader som ska återföras för att kopiera en eller flera bokförda dokumentrader från ett eller flera bokförda dokument till den nya kreditnotan. Med den här funktionen återförs alltid den exakta kostnaden från den bokförda dokumentraden, oavsett om exakt kostnadsåterföring har ställts in som obligatoriskt i Inköpsinställningar.

När du använder någon av dessa metoder (och, som i fallet med batch-jobbet Kopiera dokument, du även har ställt in exakt kostnadsåterföring som obligatoriskt i Inköpsinställningar), skapas en länk till den ursprungliga artikeltransaktionen i fältet Koppla till artikellöpnr för att se till att kostnaderna kopieras från det ursprungliga bokförda dokumentet. Om raden artikelspåras går det inte att genomföra exakt kostnadsåterföring eftersom reservationen inte är tillgänglig från inköpskreditnotan. Du kan i stället skapa en inköpsreturorder för att genomföra exakt kostnadsåterföring för en artikelspårad rad.

Du måste fylla i fältet Koppla till artikellöpnr. Den felaktiga artikeltransaktionen måste vara öppen. När kreditnotan bokförs upphävs det felaktiga dokumentet och kan anges på nytt i systemet genom att en ny inköpsorder skapas och fylls i korrekt.

Att återföra det felaktiga dokumentet innebär att kvantiteterna och lagervärdet för den felaktiga inköpsordern "tas bort".

Om du även vill korrigera leverantörskontona fyller du i fälten Kopplas till dokumenttyp och Kopplas till ver.nr i inköpskreditnotans huvud. Om huvudet innehåller fältet Rättningstransaktion måste detta fält markeras.

Omvärdera de bokförda artiklarna

Genom att använda omvärderingsjournalen för att rätta bokförda order kan du korrigera de bokförda artiklarnas lagervärde. Däremot kan du inte uppdatera leverantörskontona eller artiklarnas lagersaldo.

Fyll i fälten Artikelnr och Koppla till artikellöpnr i omvärderingsjournalen. Ange korrekt värde i fältet Styckkostnad (omvärderad) eller i fältet Lagervärde (omvärderad).

Med den här metoden korrigeras endast lagervärdet.

Skapa en kreditnota och bokföra den med en artikelomkostnad

Du kan korrigera den felaktiga bokförda inköpsordern genom att skapa en kreditnota med samma huvud som det ursprungliga dokumentet, men utan de felaktiga raderna. I stället skapar du en artikelomkostnadsrad (d.v.s. en rad med typen Omkostnad (artikel)).

Innan du kan göra detta måste du definiera ett artikelomkostnadsnummer för att identifiera den här typen av korrigeringar.

Sedan kan du använda fönstret Art.omkost.fördelning (inköp) för att skapa en koppling till den felaktigt bokförda inköpsinleveransen. När kreditnotan bokförs uppdateras lagervärdet och leverantörsreskontratransaktionerna.

Se även