När du har genomfört installationen, gjort de tekniska inställningarna och skapat ett företag måste du ange regler och standardvärden för hur du vill hantera företagets ekonomiska processer. Du kan skapa flera företag i samma databas, till exempel ett moderbolag och ett dotterbolag. För varje företag ska du gå igenom inställningsuppgifterna som beskrivs i det här avsnittet.
Du måste börja med att skapa det viktigaste för företagets redovisningsposter - kontoplanen. Sedan ska du skapa bokföringsmallar, som gör det effektivare att tilldela standardredovisningskonton till kunder, leverantörer och artiklar.
Med hjälp av dimensioner kan du lägga till olika typer av information för respektive transaktion. Du kan skapa ett företags grundläggande dimensioner, till exempel projekt och avdelningar. Senare kan du lägga till fler dimensioner efter behov, och du kan skapa tillfälliga dimensioner som ska användas under en begränsad tid, till exempel i samband med en försäljningskampanj.
Många av inställningsuppgifterna måste genomföras innan du kan börja registrera några ekonomiska transaktioner, men du kan ändra de flesta inställningar vid en senare tidpunkt. En uppgifter är valfria, till exempel behöver du bara ställa in koncerninterna bokningar och konsolideringar om du arbetar med flera företag. Andra uppgifter, som att ange vilken period som bokföringen kan göras under, måste upprepas regelbundet.
I tabellen nedan beskrivs en rad olika uppgifter, med länkar till avsnitten där de beskrivs. Uppgifterna är listade i den ordning som de normalt utförs i.
| Om du vill | Se |
|---|---|
ange grundläggande information som företagets adresser och annan kontaktinformation, momsregistreringsnummer och bankinformation. | |
ange bokföringsperioder som hindrar användarna från att bokföra utanför den aktuella perioden. | |
skapa en ny kontoplan eller lägga till nya konton i en befintlig kontoplan. | |
använda bokföringsmallar för att ange vilka redovisningskonton som olika typer av transaktioner ska bokföras på. | |
använda ursprungskoderna som tilldelas automatiskt till transaktioner, och uppföljningskoder som du tilldelar manuellt, så att du kan spåra transaktionerna till ursprunget. | |
skapa redovisningsjournaler, vilket inkluderar att skapa flera journaler och standardmotkonton och tilldela uppföljningskoder. | |
ställa in dimensioner, dimensionsvärden, genvägsdimensioner, globala dimensioner, standarddimensioner och dimensionskombinationer. | |
öppna räkenskapsåret och definiera dess bokföringsperioder. | |
hålla reda på alla dina bankkonton, oavsett valuta. | |
registrera transaktioner i mer än en valuta eller skapa finansiella rapporter i en annan valuta. | |
tillåta att redovisningstransaktioner i olika valutor kopplas till varandra. | |
skapa förfallodatum för betalningar och kassarabatter, betalningssätt, betalningspåminnelser, räntefakturor och betalningstolerans. | |
arbeta med lagerperioder, värderingsprinciper och avrundningsmetoder. | |
fakturera och inkassera depositioner från kunder eller betala depositioner till leverantörer. | |
rapportera omfattningen av handeln med andra EU-länder och lämna rapporten till myndigheterna. | |
beräkna moms beroende på var kunden eller leverantören finns och typen av artikel. | |
överföra transaktioner elektroniskt från ett partnerföretag till ett annat. | |
konsolidera redovisningstransaktioner i två eller flera separata företag till ett konsoliderat företag. | |
ange ett budgetnamn och ange budgetsiffrorna. |