Att kompensera en kund som är missnöjd med en artikel som företaget har sålt till dem är en nödvändig och viktig transaktion mellan företaget och kunden. Ju snabbare och smidigare företaget utför alla de aktiviteter som ingår i returprocessen, desto troligare är det att kunden uppfattar företaget som serviceinriktat och kundorienterat.

Oftast är det den säljare som ansvarar för kontakten med en kund som får ta emot eventuella klagomål från kunden om de artiklar som kunden har köpt. I vissa fall kan ett företag ha en eller flera personer som endast arbetar med returer, t.ex. anställda på en kundserviceavdelning.

Oavsett i vilken bransch ett företag har sin verksamhet ingår följande uppgifter vanligtvis i en kundorienterad returhanteringsprocess:

• Fastställa ett kompensationsavtal med kunden.
  
• Leverera ersättningsartikel/-artiklar till kunden (om detta ingår i kompensationsavtalet).
  
• Kreditera kunden (antingen genom en kredit för fysiskt returnerade artiklar eller ett förs. tillägg som innebär att kunden inte behöver returnera artiklarna fysiskt).
  
• Leverera en reparerad artikel/reparerade artiklar till kunden (om detta ingår i kompensationsavtalet).
  
• Följa upp status för returprocessen (om kunden har frågor).
  

I den del av processen som är direkt riktad mot kunden finns ett antal interna hanteringsuppgifter:

• Ta emot returnerade artiklar och inspektera dem (om detta är tillämpligt).
  
• Koppla återanskaffningsavgifter.
  
• Leverera de returnerade artiklarna till leverantören för reparation.
  
• Kontrollera att lagervärdet stämmer för de returnerade artiklarna.
  

Med funktionen för hantering av försäljningsreturorder kan företaget hantera alla dessa uppgifter på ett effektivt och bra sätt.

Att en leverantör kompenserar dig för en inköpt artikel som du inte är nöjd med är viktigt för att du ska kunna minska extrakostnader och upprätthålla en god relation med leverantören. Att göra leverantörsreturprocessen smidigare genom att utföra alla aktiviteter i processen snabbare och bättre kan minska de kostnader som oftast drabbar företaget i samband med returer betydligt.

Oftast är det den inköpare som ansvarar för kontakten med en leverantör som framför eventuella klagomål om artiklar som har köpts in men som är felaktiga på något sätt.

Processen för leverantörsreturer innehåller flera olika uppgifter. Hur många uppgifter som behöver utföras och hur omfattande de blir beror vanligtvis på vem som initierar returen: företaget (om man t.ex. är missnöjda med kvaliteten på en inköpt artikel eller vid felleverans) eller företagets kund. Oavsett vem som initierar returen kan den leverantörsorienterade returprocessen ofta se ut så här:

• Fastställa ett kompensationsavtal med leverantören.
  
• Debitera leverantören, antingen genom att leverantören lämnar en kredit för fysiskt returnerade artiklar, eller genom ett inköpstillägg (vilket innebär att företaget inte behöver returnera artiklarna fysiskt).
  
• Skapa en eller flera ersättningsinköpsorder (om ersättning har avtalats i kompensationsavtalet).
  

I den del av processen som är direkt riktad mot leverantören finns ett antal interna hanteringsuppgifter:

• Leverera artiklar till leverantören (om inköpsretur, inklusive reparation, har avtalats i kompensationsavtalet).
  
• Ta emot ersatta/reparerade artiklar.
  
• Kontrollera att lagervärdet stämmer för de artiklar som returneras till leverantören.
  
• Kombinera flera returutleveranser till samma leverantör i ett kreditnotedokument.
  

Med funktionen för hantering av inköpsreturorder kan företaget hantera alla dessa uppgifter på ett effektivt och bra sätt.

Returordern är det centrala dokumentet som gör att användaren kan registrera ett kompensationsavtal som har skapats med en kund eller leverantör. Härifrån kan användaren komma åt andra försäljnings- eller inköpsrelaterade dokument samt ange och underhålla all returrelaterad information som rör kunden eller leverantören, kompensationsmetoden och de aktuella artiklarna.

Om flera olika aspekter av ett kompensationsavtal ska registreras på samma returorder kan användaren skapa returrader av olika typer. Följande radtyper används vanligtvis vid returer:

• En rad av typen Artikel motsvarar en transaktion där artikeln måste returneras fysiskt för att en kredit ska ges.
  
• Rader av typen Debitering (artikel) och Redovisningskonto motsvarar finansiella transaktioner där en kredit beviljas (i form av förs. tillägg/inköpstillägg) för den/de felaktiga artikeln/artiklarna utan att den/de returneras fysiskt. De här radtyperna kan också användas för att registrera eventuella debiteringar och avgifter som kopplas till en specifik retur.
  

Utöver returordern kan användaren använda andra standard dokument (försäljningskreditnotor, försäljningsorder och försäljningsfakturor; inköpskreditnotor, inköpsorder och inköpsfakturor) , eller kombinerade standarddokument, för att registrera information om ett kompensationsavtal.

I returordern/-kreditnotan uttrycks en returntransaktion som en rad med ett positivt antal. I försäljnings- eller inköpsordern/-fakturan motsvaras en retur av en rad med ett negativt antal.

När du avgör vilket dokument som ska användas som ingångspunkt för ett kompensationsavtal måste du väga in det faktum att antal- och värdefaktorerna i transaktionen kan separeras på en returorder, till skillnad från på kreditnotor/fakturor (där bokföring innebär att både antal och värde uppdateras samtidigt). Om du arbetar på ett företag där den här flexibiliteten är viktig kanske du alltså bör ange en returorder som ingångspunkt i stället för en kreditnota.

Uppgifter