När du väljer knappen Bokför i ett försäljningsdokument kan du välja mellan följande bokföringsfunktioner:
- Testrapport
- Bokför
- Bokför och skriv ut
- Bokför batch-jobb
När du har fyllt i alla raderna och skrivit in all information på försäljningsordern kan du bokföra den. Här skapas en leverans och en faktura.
När en försäljningsorder bokförs, uppdateras kundens konto, redovisningen och artikeltransaktionerna.
För varje försäljningsorder skapas en försäljningstransaktion i tabellen Redovisningstransaktion. Dessutom skapas en transaktion i kundens konto i tabellen Kundreskontra och en redovisningstransaktion i relevant konto för kundfordringar. Dessutom kan bokföring av inköpsordern resultera i en momstransaktion och en redovisningstransaktion för rabattbeloppet. Huruvida rabattransaktionen bokförs eller inte beror på innehållet i fältet Rabattbokföring i tabellen Försäljningsinställningar.
För varje orderrad skapas en artikeltransaktion i tabellen Artikeltransaktion (om försäljningsraden innehåller artikelnummer) eller en redovisningstransaktion i tabellen Redovisningstransaktion (om försäljningsraden innehåller ett redovisningskonto). Om lagerstället kräver lagerplatser och du har angett en lagerplatskod på försäljningsorderraden, skapas en distributionslagertransaktion i Dist.lager transaktion
Därutöver registreras order alltid i tabellerna Utleveranshuvud och Försäljningsfakturahuvud.
Innan du börjar bokföra kan du välja att skriva ut en testrapport som visar all information på fakturan tillsammans med eventuella fel. Om du vill skriva ut rapporten väljer du fliken Åtgärder, Bokföring och sedan Testrapport.
 Viktigt! |
|---|
| När du bokför en order kan du skapa både en utleverans och en faktura. Detta kan göras samtidigt eller oberoende av varandra. Du kan också skapa en delutleverans och en delfaktura genom att fylla i fälten Ant. att utleverera och/eller Ant. att fakturera på de enskilda försäljningsorderraderna innan du bokför. Observera att du inte kan skapa en faktura för något som inte har utlevererats. D.v.s. innan du kan fakturera måste du ha registrerat en leverans alternativt välja att leverera och fakturera samtidigt. |
Du kan bokföra eller bokföra och skriva ut. Om du väljer Bokför och Skriv ut, skrivs en rapport ut när ordern bokförs. Du kan även välja funktionen Batchbokför som ger dig möjlighet att bokföra fler fakturor samtidigt.
När bokföringen är slutförd tas de bokförda försäljningsraderna bort från ordern. Du får ett meddelande när bokföringen är slutförd. Sedan kan du se de bokförda transaktionerna i de olika fönstren som innehåller bokförda transaktioner, t.ex. Leverantörsreskontratransaktion, Redovisningstransaktion, Artikeltransaktion, Distributionslagertransaktion, Bokförd utleverans och Bokförd försäljningsfaktura.