När du väljer knappen Bokför i ett inköpsdokument kan du välja mellan följande bokföringsfunktioner:

När du har fyllt i alla raderna och skrivit in all information på inköpsordern kan du bokföra den, d.v.s. skapa en inleverans och en faktura.

När en inköpsorder bokförs, uppdateras leverantörens konto, redovisningen och artikeltransaktionerna.

För varje inköpsorder skapas en inköpstransaktion i tabellen Redovisningstransaktion. Dessutom skapas en transaktion på leverantörens konto i tabellen Lev.reskontratransaktion och en redovisningstransaktion på det relevanta kontot för leverantörsskulder. Dessutom kan bokföring av inköpsordern resultera i en momstransaktion och en redovisningstransaktion för rabattbeloppet. Om rabattransaktionen är bokförd eller ej beror på innehållet i fältet Rabattbokföring i tabellen Inköpsinställning.

För varje inköpsorderrad skapas en artikeltransaktion i tabellen Artikeltransaktion (om inköpsraderna innehåller artikelnummer) eller en redovisningstransaktion i tabellen Redovisningstransaktion (om inköpsraden innehåller ett redovisningskonto). Om lagerplatser används på lagerstället skapas en distributionslagertransaktion i tabellen Dist.lager transaktion.

Dessutom registreras inköpsorder alltid i tabellerna Inleveranshuvud och Inköpsfakturahuvud.

Innan du börjar bokföra kan du välja att skriva ut en testrapport som visar all information på inköpsordern tillsammans med eventuella fel. Om du vill skriva ut rapporten väljer du Åtgärder, Bokföring och sedan Testrapport.

Viktigt!
När du bokför en order kan du skapa både en inleverans och en faktura. Detta kan göras samtidigt eller oberoende av varandra.

Du kan också skapa en delinleverans och en delfaktura genom att fylla i fälten Ant. att inlevereras och/eller Ant. att fakturera på de enskilda inköpsorderraderna innan du bokför. Observera att du inte kan skapa en faktura för något som inte har inlevererats. Innan du kan fakturera måste du således ha registrerat en inleverans alternativt välja att inleverera och fakturera samtidigt.

Du kan bokföra eller bokföra och skriva ut. Om du väljer Bokför och Skriv ut, skrivs en rapport ut när ordern bokförs. Du kan även välja funktionen Bokför batch-jobb som ger dig möjlighet att bokföra fler fakturor samtidigt.

När bokföringen är slutförd tas de bokförda inköpsraderna bort från ordern. Du får ett meddelande när bokföringen är slutförd. Sedan kan du se de bokförda transaktionerna i de olika fönster som innehåller bokförda transaktioner, t.ex. Leverantörsreskontratransaktion, Redovisningstransaktion, Artikeltransaktion, Distributionslagertransaktion, Inleverans och Inköpsfaktura.

Varning!
Planeringssystemet ska försöka att konsolidera efterfrågan, till exempel genom att öka befintliga inköpsorderrader att inkludera ny efterfrågan för artikeln och leverantör.

Om en inköpsorderrad med ett värde i fältet Projektnr ökas av planeringssystemet, kommer det kombinerade köpantalet bokföras som förbrukat av det relaterade projektet och därmed orsaka felaktig projektvärdering. Du bör därför betala extra uppmärksamhet, när du bokför inköpsorderrader som innehåller ett jobbnummer. Du kan också förhindra utfärdandet på följande sätt:

  • Dela manuellt upp den påverkade inköpsordern genom att skapa en andra inköpsorderrad för det antal som inte är projektrelaterade.
  • Lägg upp påverkade artiklar med partiformningsmetoden Order, för att vara säker på att planeringssystemet alltid skapar tillgång efter efterfrågan.
  • Ge fältet Planeringsflexibilitet på inköpsorderrader värdet Ingen, för att ange att sådana tillgångar är nya som ändras av planeringssystemet.

Se även