Om du använder andra moduler förutom Redovisning och bokför på konton såsom Kunder, Leverantörer, Artiklar eller Resurser, måste du lägga upp en länk mellan dessa konton och redovisningskontona. Om du bara använder modulen Redovisning behöver du inte lägga upp bokföringsmallar.

Bokföringsmallar används för att skapa sådana länkar mellan de olika programmodulerna och programmodulen för redovisning. Det leder till att du måste skapa kontoplanen innan du kan skapa bokföringsmallar. När du bokför försäljning, inköp och andra transaktioner där ett specifikt redovisningskonto inte har angetts direkt ger bokföringsmallarna kopplingen till rätt konton. I till exempel försäljningen av en artikel till en kund på en försäljningsorder har inga redovisningskonton angetts direkt. När du slutför analysfunktionen visar emellertid granskningen av bokförda fakturor transaktioner som bokfördes i redovisningen. Det beror på att kunderna och artiklarna har kopplats till bokföringsmallar som identifierar redovisningskonton.

Det finns tre huvudsakliga typer av bokföringsmallar som används vid försäljning av lager och resurser till kunder och inköp av lager från kunder:

Generella bokföringsmallar

Generella bokföringsmallar läggs till kunder, leverantörer, artiklar och resurser för att koppla artikel- och/eller resurstransaktioner från inköps- och försäljningsdokument såväl som artikeljournaler och projektjournaler till redovisningen.

  • Generella rörelsebokföringsmallar: Anger "vem vi säljer till" (kunder) och "vem vi köper från" (leverantörer).
  • Generella produktbokföringsmallar: Anger "vad vi säljer" (artiklar och resurser) eller "vad vi köper" (artiklar).
  • Generella bokföringsinställningar: Ett matrisfönster som kombinerar rörelse- och produktbokföringsmallar. Med varje kombination kan användaren bestämma på vilka konton som bokföringarna ska göras:
    • Försäljning och inköp
    • Kreditnotor för försäljning och inköp
    • Fakturarabatter och inköpsrabatter för försäljning och inköp
    • Kostnad för sålda varor och lagerjusteringar
    • Kopplad inköpskostnad och kopplad overhead
    • Inköpsavvikelser

Det finns undantag, men normalt används den allmänna matrisen för bokföringsmallar för att utse resultaträkningskontona som du ska bokföra på. För varje kombination av rörelse- och produktbokföringsmallar kan du tilldela en specifik uppsättning redovisningskonton. Du kan bokföra försäljningen av samma artikel på olika försäljningskonton i redovisningen på grund av att kunder tilldelas till olika rörelsebokföringsmallar. Du kan använda samma bokföringskonto för olika kombinationer, vilket gör det möjligt att använda bokföringsmallfilter för rapporter.

Generella rörelsebokföringsmallar

Du tilldelar rörelsebokföringsmallar till kunder och leverantörer. I fönstret Shortcut iconRörelsebokföringsmallar anger du en kod och en beskrivning av bokföringsmallen.

När du lägger upp rörelsebokföringsmallar måste du tänka på följande:

  • Hur många mallar du behöver för att analysera försäljning per kund.
  • Hur många mallar du behöver för att analysera inköp per leverantör.

Rörelsebokföringsmallarna kan läggas upp för kunder och leverantörer per geografiskt område (inrikes, länder/regioner inom EU, länder/regioner utanför EU och så vidare) eller typ av rörelse (återförsäljare, industri, grossist, service) eller för att särskilja mellan privata företag och myndigheter. Antalet mallar är direkt relaterat till kontoplanen.

Om du inte vill särskilja försäljning och inköp per kund eller leverantör behöver du inte lägga upp några generella rörelsebokföringsmallar.

Se Så här: Skapa generella rörelsebokföringsmallar för mer information om att lägga upp rörelsebokföringsmallar.

Generella produktbokföringsmallar

Du tilldelar produktbokföringsmallar till artiklar och resurser. I fönstret Shortcut iconProduktbokföringsmallar anger du en kod och en beskrivning av bokföringsmallen.

När du lägger upp produktmallar måste du tänka på följande:

  • Hur många mallar du behöver för att analysera försäljning per produkt (artiklar och resurser).
  • Hur många mallar du behöver för att analysera inköp per artikel.

Exempel på hur produktbokföringsmallar kan fördelas är råmaterial, detalj, resurser, kapaciteter och så vidare. Produktbokföringsmallarna innehåller de större produktmallar som visas i kontoplanen. Varje lagerartikel och resurs tilldelas en produktbokföringsmall.

Se Så här: Skapa generella produktbokföringsmallar för mer information om att lägga upp produktbokföringsmallar.

Bokföringsinställningar

För varje kombination av rörelse- och produktbokföringsmallar kan du tilldela en specifik uppsättning redovisningskonton i fönstret Shortcut iconBokföringsinställningar. Du kan därför bokföra försäljningen av samma artikel på olika försäljningskonton i redovisningen på grund av att kunder tilldelas olika rörelsebokföringsmallar.

Om du använder lager bör du, förutom att du anger varje möjlig kombination av generella rörelsebokföringsmallar och generella produktbokföringsmallar, även ange en rad för varje generell produktbokföringsmall med en tilldelad tom generell rörelsebokföringsmall. En instans då denna kombination är nödvändig är vid bokföringsaktiviteter från artikeljournaler när ingen kund eller leverantör har tilldelats till transaktionen.

Se Så här: Skapa kombinationer av generella rörelse- och produktbokföringsmallar för mer information om kombinationer av rörelse- och produktbokföringsmallar.

Kopiera bokföringsinställningsrader

Ju fler produkt- och rörelsebokföringsmallar du har desto fler rader ser du i fönstret Bokföringsinställningar. Detta kan innebära att många inmatningar måste göras för att lägga upp bokföringsinställningar för företaget. Det kan finnas många olika kombinationer av rörelse- och produktbokföringsmallar, men olika kombinationer kan fortfarande bokföras till samma redovisningskonton. Om du vill begränsa andelen manuell inmatning kopierar du redovisningskontona från en befintlig rad i fönstret Bokföringsinställningar.

Se Så här: Kopiera bokföringsinställningsrader för mer information om att kopiera redovisningskontona från en befintlig rad.

Specifika bokföringsmallar

Syftet med specifika rörelsebokföringsmallar är att koppla dotterbolagsredovisningen (t.ex. kundreskontratransaktioner) till redovisningen. Detta gör det möjligt att t.ex. använda försäljningsdokument istället för att bokföra direkt till redovisningen. När kundreskontratransaktioner skapas används bokföringsmallarna för att kontrollera att motsvarande transaktioner görs i redovisningen

Det finns specifika bokföringsmallar för följande:

  • Kunder: Den här bokföringsmallen används för att koppla kundreskontrakonton, kassarabattskonton, faktura- och avrundningskonton, ränte- och avgiftskonton som hör till kunder.
  • Leverantörer: Den här bokföringsmallen används för att koppla leverantörsreskontrakonton, kassarabattskonton, faktura- och avrundningskonton, ränte- och avgiftskonton som hör till leverantörer.
  • Lager: Den här bokföringsmallen används för att specificera lagret. Varje bokföringsmall kombineras sedan med varje lämplig Lagerställekod i fönstret Lagerbokföringsinställning. För varje kombination kan du koppla lagerkontona, PIA-kontot och övriga avvikelsekonton som tillhör lagret i kontoplanen.
  • Bankkonton: Den här bokföringsmallen används för att koppla ett tomt redovisningskonto till ett bankkonto i programmet.
  • Anläggningstillgångar: Den här bokföringsmallen används för att specificera de konton där transaktioner som innehåller anläggningstillgångar bokförs.

När ingående balanser har införts i kontoplanen för dotterbolagsredovisningar (t.ex. kundreskontra) bör du avmarkera kryssrutan Direktbokföring på Redovisningskontokort.

Kundbokföringsmallar

I fönstret Shortcut iconKundbokföringsmallar anger du en kod och en beskrivning av bokföringsmallen. I det här fönstret definieras vilka konton som används när kundreskontratransaktioner bokförs i redovisningen. Varje kund måste höra till en bokföringsmall eftersom kundens bokföringsmall anger var de transaktioner som är associerade med kunden ska bokföras. Du kan skapa hur många kundbokföringsmallar du vill.

Om du använder lagret tillsammans med kundreskontra bestämmer kombinationen av den generella rörelsebokföringsmall som har tilldelats till kunder och den generella produktbokföringsmall som har tilldelats till lagerartikeln vilka transaktioner på försäljningsorderraden som ska bokföras i redovisningen.

Se Så här skapar du kundbokföringsmallar för mer information om att lägga upp kundbokföringsmallar.

Leverantörsbokföringsmallar

I fönstret Shortcut iconLeverantörsbokföringsmallar anger du en kod och en beskrivning av bokföringsmallen. I det här fönstret definieras vilka konton som används när leverantörskontratransaktioner bokförs i redovisningen. Varje leverantör måste höra till en bokföringsmall eftersom leverantörens bokföringsmall anger var de transaktioner som är associerade med leverantörsreskontrakonton, serviceavgiftskonton och kassarabattskonton ska bokföras. Du kan skapa hur många leverantörsbokföringsmallar du vill.

Om du använder lager i kombination med leverantörsreskontra bestämmer den kombination av generell rörelsebokföringsmall som har tilldelats till dina leverantörer och den produktbokföringsmall som har tilldelats till lagerartikeln vilka konton som transaktionerna på inköpsorderraden ska bokföras på i redovisningen.

Se Så här skapar du leverantörsbokföringsmallar för mer information om att lägga upp leverantörsbokföringsmallar.

Lagerbokföringsmallar

Med hjälp av lagerbokföringsmallar kan du definiera lagerkonton i balansräkningen för dina olika artiklar. I fönstret Shortcut iconLagerbokföringsmallar anger du en kod och en beskrivning av bokföringsmallen.

Varje artikel måste ha en tilldelad generell produktbokföringsmall och en lagerbokföringsmall. Artikelns bokföringsmallar anger var de transaktioner som är associerade med artikeln ska bokföras.

Med lagerbokföringsmallar kan du även på ett utmärkt sätt organisera ditt lager. När du genererar rapporter kan du separera artiklar efter deras bokföringsmallar.

Lagerbokföringsinställning

När du har lagt upp lagerbokföringsmallarna använder du fönstret Shortcut iconLagerbokföringsinställning för att skapa länkar mellan lagerbokföringsmallar, lagerställen och redovisningskonton. När du bokför artikelspecificerade transaktioner bokförs dessa på det redovisningskonto som har lagts upp för den kombination av lagerbokföringsmall och lagerställe som har kopplats till artikeln. Observera att de två enda konton som är obligatoriska från början är lagerkonto och lagerkonto (interim). Övriga konton hör till särskilda moduler som du kanske använder eller inte använder.

Se Så här skapar du lagerbokföringsmallar för mer information om att lägga upp lagerbokföringsmallar.

Bankkontobokföringsmallar

Bankkontobokföringsmallar används för att koppla ett bankredovisningskonto till ett bankkonto i programmet. Varje bankkonto bör associeras till ett unikt redovisningskonto med hjälp av en bokföringsmall för att förenkla spårning av transaktioner och bankkontoavstämningar.

Se Så här: Skapa bankkontobokföringsmallar för mer information om att koppla ett bankredovisningskonto till ett bankkonto.

Bokföringsmallar för anläggningstillgångar

Med hjälp av bokföringsmallar för anläggningstillgångar kan du skapa länkar mellan anläggningstillgångar och redovisningen där redovisningsintegrering är aktiverad. Bokföringsmallar gör det också enklare att använda mallar för anläggningstillgångar i statistiskt syfte.

I fönstret Shortcut iconAnl. bokföringsmallar måste du ange en kod för varje tillgångsmall du vill arbeta med.

  • Du anger de redovisningskontonummer som behövs för de olika typerna av utlägg och kostnader.
  • Du definierar konton för förvärvskostnader, ackumulerade avskrivningsbelopp, förvärvskostnader vid avyttring, ackumulerad avskrivning vid avyttring, vinster vid avyttring, förluster vid avyttring, underhållskostnader och avskrivningsutlägg.

Observera att inte alla konton visas i standardlayouten. Om du vill se alla fält klickar du på Bokf.mall, Kort för att öppna fönstret Anl. bokföringsmallkort. På snabbflikarna Allmänt och Balanserande konto kan du se alla kontofält. I fönstret Anl. bokföringsmallkort visas en bra översikt över kontostrukturen för bokföringsmallen. Varje typ av anl. bokföringsmall kan ha fler än en relation till ett redovisningskonto. I de flesta fall används samma konto för alla typer av avskrivning. Det är bara förvärvskostnadskontot som är annorlunda eftersom det är kopplat till en momsbokföringsmall.

Momsbokföringsmallar

Moms (VAT) är en transaktionsskatt. Moms betalas av slutkunden, inklusive företag. Principen för att lägga upp en momsbokföringsmall, både rörelse och produkt, liknar de principer som används när du lägger upp generella bokföringsmallar.

  • Momsbokföringsmallar: Anger "vem vi säljer till " (kunder) och "vem vi köper från" (leverantörer).
  • Produktbokföringsmallar för moms: Anger "vad vi säljer" (artiklar och resurser) eller "vad vi köper" (artiklar).
  • Bokföringsinställningar för moms: Ett matrisfönster som kombinerar rörelse- och produktbokföringsmallar. För varje kombination kan du fylla i momsprocent, momsberäkningstyp och redovisningskontonummer för bokföring av moms som relaterar till:
    • Försäljning
    • Inköp
    • Omvänd moms
    • Om moms ska omberäknas när en kassarabatt beviljas eller tas emot

Rörelsebokföringsmallar för moms

I fönstret Shortcut iconMoms rörelsebokföringsmallar lägger du upp en rörelsebokföringsmall för moms för att särskilja mellan olika typer av kunder och leverantörer. Du kan använda rörelsebokföringsmallar för moms för att bestämma beräkning och bokföring av moms, till exempel genom att ange om den kund eller leverantör som är involverad i transaktionen finns i ett land eller en region inom EU eller ett land eller en region utanför EU.

Innan du lägger upp rörelsebokföringsmallar för moms, måste du bestämma hur många olika mallar du behöver. Detta beror på ett antal faktorer inklusive lokal lagstiftning och om du gör affärer både inrikes och utrikes.

På varje kund- och leverantörskort måste du skriva in koden för gruppen som kunden eller leverantören tillhör. I vissa situationer är moms inkluderat i priset på varor och tjänster på artikel- eller resurskort. I så fall måste du fylla i rörelsebokföringsmallen för moms i fältet Moms rörelsebokf.mall prisgr för kunder eller leverantörer som du handlar med.

Se Så här: Skapa rörelsebokföringsmallar för moms för mer information om att lägga upp momsrörelsebokföringsmallar.

Produktbokföringsmallar för moms

I fönstret Shortcut iconMoms produktbokföringsmallar lägger du upp produktbokföringsmallar för moms för att ange de olika momsberäkningar som behövs för de typer av artiklar eller resurser som du köper eller säljer.

På varje artikel- och resurskort måste du ange koden för den produktbokföringsmall för moms som representerar den mall som artikeln eller resursen hör till.

Bokföringsinställningar för moms

I Shortcut iconMoms bokföringsinställningar bestämmer du på vilka konton programmet ska bokföra moms.

Bokföringsinställningar för moms består av kombinationer av rörelsebokföringsmallar för moms och produktbokföringsmallar för moms. Du kan definiera så många kombinationer du behöver och koppla olika redovisningskonton till respektive kombination. För varje kombination kan du fylla i en momsprocent, momsberäkningstyp och kontonummer för bokföring av moms som relaterar till försäljning, inköp och omvänd moms.

När du fyller i en rad på en redovisningsjournals-, inköps- eller försäljningsrad kontrolleras fönstret Moms bokföringsinställningar för att se vilka konton som ska användas för den särskilda kombinationen av rörelsebokföringsmall för moms och produktbokföringsmall för moms.

Se Så här: Skapa kombinationer av rörelse- och produktbokföringsmallar för moms för mer information om att lägga upp kombinationer av momsbokföringsmallar.

Exempel på koppling av bokföringsmallar

Kundkortet innehåller den generella rörelsebokföringsmallen och kundbokföringsmallen. Artikelkortet innehåller den generella produktbokföringsmallen och lagerbokföringsmallen. När ett försäljningsdokument skapas flyttas kundkortsinformationen till försäljningshuvudet och artikelkortsinformationen flyttats till försäljningsraderna.

  • Bokföringen av intäkter (resultaträkning) bestäms av kombinationen av den generella rörelsebokföringsmallen och den generella produktbokföringsmallen i fönstret Bokföringsinställningar.
  • Bokföringen av kundreskontra (balansräkning) bestäms av kundbokföringsmallen.
  • Bokföringen av lager (balansräkning) bestäms av lagerbokföringsmallen.
  • Bokföringen av kostnad för sålda varor (resultaträkning) bestäms av kombinationen av generell rörelsebokföringsmall och generell produktbokföringsmall.

Bokföringstidpunkten för dessa konton är beroende av de inställningar du har gjort. Bokföringstidpunkten påverkas t.ex. när du kör periodiska aktiviteter , (Bokför lagerkostnad i redovisning och Justera kost. - artikeltrans.) och om kryssrutan Automatisk kostnadsbokföring är markerad eller inte i fönstret Lagerinställningar.

Se även