Du kan konfigurere synkronisering mellom Microsoft Dynamics NAV og Microsoft Outlook, slik at du kan dele informasjon om møter, gjøremål og kontakter med medlemmer i prosjektgrupper og oppdatere informasjonen i begge produktene. En selger som arbeider borte fra kontoret, kan opprette et nytt møte i selskapets kalender i Outlook, og deretter kan sjefen hennes se disse gjøremålene i Microsoft Dynamics NAV på kontoret sitt.

Synkroniseringsrammeverket gir standardtilordning mellom kontakter, selger og gjøremål i Microsoft Dynamics NAV og kontakter, oppgaver og møter i Microsoft Outlook. Du kan synkronisere enhetene manuelt eller automatisk med angitte intervaller.

Viktig! 
Du kan opprette en ny selgerkontakt i Outlook, men kontakten vil ikke bli synkronisert med Microsoft Dynamics NAV som en selger.

En av de sterke sidene ved synkroniseringsfunksjonen for Microsoft Dynamics NAV Outlook er at den kan tilpasses uten ekstra kode. Det er ganske enkelt å legge til ytterligere felt for å optimalisere synkroniseringen.

Standardkonfigurasjonen inneholder tilordning for fem ulike Microsoft Dynamics NAV-enheter:

Selskaper kan legge til flere felt i denne tilordningen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se "Tilpasse synkroniseringsfelt" i denne gjennomgangen.

Denne gjennomgangen

Denne gjennomgangen tar for seg følgende oppgaver:

  • Opprette et gjøremål og synkronisere det med Outlook
  • Håndtere en konflikt mellom ulike data i samme post
  • Tilpasse felt som synkroniseres
Obs!
En konflikt oppstår bare hvis det er gjort endringer i begge programmer etter siste synkronisering. Noen av trinnene i denne gjennomgangen kommer derfor til å fremtvinge en konflikt, slik at du kan øve deg på å løse den. I dette tilfellet angir du to ulike telefonnumre for samme kontakt og håndterer deretter konflikten.

Roller

Denne gjennomgangen viser oppgaver som utføres av følgende brukerroller:

  • Kundeansvarlig, Thomas
  • Selger, Flemming
Obs!
Du bruker dine egne Microsoft Dynamics NAV-brukerinnstillinger og din egen Outlook-konto i stedet for å konfigurere Thomas og Flemming som nye brukere i Cronus Norge AS-databasen, slik at du kan komme raskt i gang og utføre de følgende fremgangsmåtene. Se delen "Forutsetninger" nedenfor hvis du vil ha mer informasjon om den nødvendige konfigurasjonen av Outlook-integrasjon.

Forutsetninger

For å fullføre denne gjennomgangen må du gjøre følgende:

  • Utføre trinnene i gjennomgangen: Walkthrough: Setting Up Outlook Synchronization.
  • Sørg for at at webtjenester kjører.
  • I Microsoft Dynamics NAV må du kontrollere at følgende er tilfelle:
    • Outlook-integrasjon er installert.
    • Demonstrasjonsdatabasen CRONUS Norge AS er installert.
    • Navnet ditt er lagt til som en selger, der navn og e-postadresse er angitt nøyaktig slik de er i Outlook-profilen din.
    • Navnet ditt er tilordnet som en bruker til synkroniseringsenheter.
  • Kontroller at følgende er tilfelle i Outlook:
    • Synkroniseringsknappene for Microsoft Dynamics NAV vises i kategorien Tillegg på Outlook-båndet.
    • Tilkoblingen mellom Microsoft Dynamics NAV og Outlook virker. Velg Innstillinger-knappen, og velg deretter Test tilkobling på Tilkobling-fanen for å teste tilkoblingen.

Hovedscenario

Thomas er kundeansvarlig for Cronus Norge AS Han arbeider hovedsakelig på CRONUS-kontoret og bruker Microsoft Dynamics NAV. Medarbeideren hans, Flemming, er en selger som hovedsakelig arbeider utenfor kontoret og bruker Outlook til å holde rede på kontakter, oppgaver og avtaler. Siden Thomas og Flemming deler informasjon, synkroniserer de informasjonen regelmessig i løpet av dagen. Dette gjør at Thomas kan opprette avtaler for Flemming og samtidig følge med på Flemmings aktiviteter utenfor kontoret.

I dette scenariet oppretter Thomas en avtale for Flemming om å møte en eksisterende kunde. Når Flemming synkroniserer, ser han møtet som Thomas har opprettet. Han tror ikke at han får tid til å kjøre til møtestedet i tide, så han flytter møtet til en annen dag i Outlook-kalenderen. Han synkroniserer på nytt, og endringene oppdateres i Microsoft Dynamics NAV, slik at Thomas kan se endringen.

Thomas prøver å ringe kontakten, men telefonnummeret er feil fordi noen andre har skrevet inn et nytt nummer i Outlook og ikke synkronisert med Microsoft Dynamics NAV enda. Thomas går gjennom konfliktdetaljene, finner ut at problemet er knyttet til telefonnummeret, og løser konflikten.

Thomas finner også ut at han må legge til noen ekstra felt i enhetene som synkroniseres. Han legger til distriktskodefeltene som brukerdefinerte felt i kontaktinformasjonen for selskapet, slik at de vises i både Outlook og Microsoft Dynamics NAV.

Utføre en synkronisering

Først oppretter Thomas en avtale for Flemming om å møte en kunde, ved å opprette et gjøremål i Microsoft Dynamics NAV og deretter synkronisere med Outlook, slik at avtalen vises i prosjektgruppens kalender.

Slik oppretter du et gjøremål og synkroniserer det med Outlook:

  1. Skriv inn Kontakter i Søk-boksen, og velg deretter den relaterte koblingen.

  2. Velg kontaktkortet for Slubrevik Senger AS, KT100006, i Kontakter-listen, og velg Redigerunder Behandle i fanebladet Hjem.

  3. På kontaktkortet, på hurtigfanen Generelt, endrer du Selgerkode til dine initialer.

  4. I fanebladet Naviger, under Kontakt, velger du Gjøremål.

  5. I fanebladet Hjem, under Prosess velger du Opprett gjøremål.

  6. Legg til følgende informasjon i veiviseren Opprett gjøremål:

    • Angi typen Møte for gjøremålet.
    • Legg til en kort beskrivelse, for eksempel "diskuter forslag".
    • Angi at møtet skal være i dag, og legg til et starttidspunkt.

  7. Velg Neste-knappen. Navnet ditt vises som gjøremålsarrangør og Slumrevik Senger AS som nødvendig deltaker.

  8. Velg Fullfør-knappen.

  9. Velg Kalender i Microsoft Outlook for å åpne kalendervisningen, og åpne deretter Microsoft Dynamics NAV-kalenderen i listen Mine kalendere.

  10. På Microsoft Dynamics NAV-verktøylinjen, velger du Synkroniser for å aktivere synkroniseringen.

    Synkroniseringen kjøres, og du kan se avtalen du opprettet på den delte kalenderen.

Flemming sjekker om det finnes Microsoft Dynamics NAV-oppdateringer av den synkroniserte kalenderen. Han ser avtalen og justerer tidspunktet for å løse konflikten.

Slik endrer du en møteinnkallelse i Microsoft Dynamics NAV og synkroniserer med Outlook

  1. Flytt avtalen som ble opprettet i Microsoft Dynamics NAV til en annen dag i Outlook-kalenderen, og velg deretter Synkroniser-knappen for å aktivere synkronisering på nytt.

  2. Åpne deretter Microsoft Dynamics NAV og finn kontaktkortet for CT100006.

    Den nye datoen for møtet vises i feltet Neste gjøremålsdato. Du kan klikke i datofeltet hvis du vil åpne gjøremålsoversikten og vise endringen av avtalen.

Håndtere en synkroniseringskonflikt

Thomas bestemmer seg for å ringe kunden for gi kunden beskjed om at Flemming har endret avtalen. Han finner ut at det er en konflikt i kontaktinformasjonen og feilsøker konflikten. Selv om dette scenariet viser hvordan konflikten løses manuelt, kan du også konfigurere synkroniseringen slik at konflikter blir håndtert automatisk. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se How to: Set Up Synchronization Conflict Resolution Options.

Slik håndterer du en konflikt:

  1. Klikk Innstillinger-knappen i Outlook for å åpne dialogboksen Innstillinger.

    Dialogboksen Innstillinger inneholder flere alternativer for å løse konflikter, inkludert alternativer for å erstatte Outlook-elementer med Microsoft Dynamics NAV-poster automatisk, eller for å erstatte Microsoft Dynamics NAV-poster med Outlook-elementer automatisk.

  2. Velg Løs konflikter manuelt, og lukk dialogboksen Innstillinger.

  3. Åpne kontaktkortet for Slumrevik Senger AS, KT100006 i Microsoft Dynamics NAV, og legg til telefonnummeret 1234567.

  4. Åpne Outlook, og finn frem kontakten for Slubrevik Senger AS.

  5. Endre telefonnummeret til 1224567, slik at det er forskjellig fra nummeret du angav i Microsoft Dynamics NAV.

  6. Velg Synkroniser-knappen for å aktivere synkroniseringen.

  7. Velg Feilsøking-knappen, og velg kategorien Konflikter.

    Konflikten vises her. Du kan enten velge Vis Outlook-element eller Detaljer hvis du vil vise flere detaljer om konflikten.

  8. Velg Detaljer.

    Dialogboksen Konfliktdetaljer inneholder en liste over feltene som er tilordnet mellom de to enhetene. Konflikten vises i rødt, slik at du kan se at det er forskjellen i telefonnummeret som er årsak til konflikten.

  9. Velg Erstatt Outlook-element, merk elementet i listen, og klikk deretter OK.

Tilpasse synkroniseringsfelt

Siden CRONUS har mange utenlandske kontakter og ofte bruker distriktskoden aktivt, bestemmer Thomas seg for å legge til dette feltet i synkroniseringstilordningen.

Slik legger du til felt i den eksisterende konfigurasjonen:

  1. Åpne Microsoft Dynamics NAV.

  2. Skriv inn Outlook-synkroniseringsenheter i Søk-boksen, og velg deretter den relaterte koblingen.

    Vinduet Enhet for Outlook-synkronisering inneholder definisjonen av tilordningen mellom kontakter i Microsoft Dynamics NAV og kontakter i Microsoft Outlook.

  3. Velg CONT_COMP i Kode-feltet. I fanebladet Hjem under Behandle velger du Rediger.

    Alle feltene som er synkronisert mellom de to programmene, vises i dette vinduet. Legg til en linje i dette vinduet, og velg feltene du vil ta med i synkroniseringen, for å legge til ønsket felt.

  4. I fanebladet Naviger, under Enhet for sykronisering, velger du Felt.

  5. Velg Ny, og velg deretter Feltnr. 15, Distriktskode.

  6. Siden det ikke er noen tilsvarende Outlook-egenskap å tilordne dette til, merker du av for Brukerdefinert for Distriktskode-feltet. Velg OK-knappen.

    Siden poster i endringsloggen brukes til å identifisere endringer i Microsoft Dynamics NAV, må du legge til dette feltet i endringsloggen også.

  7. I fanebladet Naviger, under Enhet for synkronisering, velger du Registrer i endringsloggoppsett. Velg OK-knappen.

  8. Velg OK på nytt i dialogboksen som åpnes.

    Du må opprette og synkronisere en ny kontakt for å sikre at den tilføyde distriktskoden vises i Microsoft Outlook. Endringer i synkroniseringskonfigurasjonen vises bare for nylig synkroniserte elementer.

  9. Skriv inn Kontakt i Søk-boksen, og velg deretter den relaterte koblingen.

  10. I fanebladet Hjem, under Ny, velger du Ny og oppretter en ny kontakt av typen Selskap.

  11. Legg til et nytt kundenavn.

  12. Vis fanebladet Utenrikshandel, og velg deretter en distriktskode i feltet Distriktskode.

  13. Velg OK-knappen.

  14. Åpne Microsoft Outlook, og start synkroniseringen.

  15. Når synkroniseringen er fullført, åpner du kontakten som du opprettet i Microsoft Dynamics NAV, i Microsoft Outlook.

  16. Velg Alle felt under Vis i fanebladet Kontakt, og velg deretter Brukerdefinerte felt i elementet.

    Her kan du se at både selgerkoden og distriktskoden er tatt med i kontaktinformasjonen i Outlook.

    Nå som du har fullført denne gjennomgangen, kan du opprette synkroniseringsenheter og begynne å synkronisere mellom Outlook og selskapets Microsoft Dynamics NAV-implementering.

Se også