Forskuddsbetalinger er betalinger som faktureres og bokføres i en salgs- eller kjøpsforskuddsordre før endelig fakturering. Du krever kanskje et depositum før du produserer varer på bestilling, eller kanskje du krever betaling før du leverer varer til en kunde. Du bruker funksjonene for forskuddsbetaling i Microsoft Dynamics NAV til å fakturere og kreve inn innskudd som kreves fra kunder, eller remittere innskudd til leverandører. Dermed kan du sørge for at alle betalinger bokføres mot en faktura.
Krav til forskuddsbetaling kan defineres for en kunde eller leverandør for alle varer eller utvalgte varer. Når du har fullført det nødvendige oppsettet, kan du generere forskuddsfakturaer fra ordrer og bestillinger for det beregnede forskuddsbeløpet. Du kan endre standardbeløpene på fakturaen etter behov. Du kan for eksempel sende flere forskuddsfakturaer hvis flere varer blir lagt til i ordren.
Denne gjennomgangen
Denne gjennomgangen leder deg gjennom følgende scenarier:
-
Definere forskuddsbetalinger.
-
Opprette en ordre der det kreves et forskudd.
-
Opprette en forskuddsfaktura.
-
Korrigere forskuddskravene i en ordre.
-
Utligne forskuddsbetalinger mot en ordre.
-
Fakturere det endelige beløpet i en ordre med forskudd.
Roller
Denne gjennomgangen omfatter oppgaver for følgende roller:
-
Regnskapssjef (Jenny)
-
Ordrebehandler (Heidi)
-
Kundeansvarlig (Magnus)
Hovedscenario
Jenny er regnskapssjef. Hun gjør beslutninger om hvilke kunder som må betale depositum før varer produseres eller leveres. Jenny konfigurerer Microsoft Dynamics NAV til å beregne forskuddsbetalinger automatisk.
Heidi er en ordrebehandler. Når en kunde ringer for å bestille, registrerer hun ordren i systemet mens er kunden på telefonen. På denne måten kan hun kontrollere priser og betalingsbetingelser med kunden umiddelbart, og hun kan foreta justeringer i ordren mens hun forhandler med kunden.
Magnus arbeider i regnskapsavdelingen, der han bokfører fakturaer og betalinger.
I dette scenariet definerer Jenny forskuddskrav for kunden Møbelhandleren A/S basert på kreditthistorikken deres, og hun gir Heidi instruksjoner om hvordan ordrene deres skal håndteres.
Når kunden ringer, forhandler Heidi med kunden til de kommer frem til en avtale. Hun kan deretter velge å beregne forskuddsbetalingen på flere forskjellige måter.
Etter at Heidi har sendt forskuddsfakturaen, bestiller kunden en ekstra vare. Heidi oppdaterer ordren og oppretter en ekstra forskuddsfaktura.
Magnus registrerer kundens betaling og utligner den mot fakturaene, og deretter sender han den endelige fakturaen.
Konfigurere forskuddsbetalinger
Jenny konfigurerer systemet slik at det kan håndtere forskuddsbetalinger for kunder.
-
Jenny bestemmer seg for å bruke samme nummerserie for forskuddsbetalinger som den som brukes for salgsfakturering.
-
Jenny angir at programmet skal kontrollere om forskuddsbetalinger kreves før endelig fakturering i en ordre.
-
Jenny definerer standardverdier for en obligatorisk forskuddsprosent for bestemte varer og kunder.
Følgende fremgangsmåte beskriver hvordan du fullfører oppgavene til Jenny:
Slik definerer du en nummerserie for forskuddsbetalinger:
Skriv inn Salgsoppsett i Søk-boksen, og velg deretter den relaterte koblingen.
Vis hurtigfanen Nummerering i Salgsoppsett-vinduet.
Kontroller at nummerserien for bokførte forskuddsfakturaer i feltet Bokførte fakturanumre for forskudd er den samme som for bokførte salgsfakturaer (Bokførte fakturanr.), og at nummerserien for bokførte kreditnotaer for forskudd (Bokførte kreditnotanumre for forskudd) er den samme som for bokførte kreditnotaer (Bokførte kreditnotanr.).
Slik sperrer du leveringer ved ubetalt forskudd
Velg feltet Kontroller forskudd ved bokføring på hurtigfanen Generelt i Salgsoppsett-vinduet.
Når feltet Kontroller forskudd ved bokføring er valgt, kan du ikke sende eller fakturere en ordre som har et ubetalt forskuddsbeløp.
Lukk Salgsoppsett-vinduet.
Jenny krever at kunde 20000 som standard faktureres for et avdrag på 30 % i alle ordrer. Derfor angir hun en standard forskuddsprosent på kundekortet.
Jenny krever at alle kunder blir fakturert et depositum på 20 % for vare 1100. Kunden 20000 har en dårlig betalingshistorikk. Derfor krever hun 40 % forskuddsbetaling fra kunde 20000 for vare 1100. Fremgangsmåten nedenfor illustrerer hvordan du angir standard forskuddsprosenter.
Slik tilordner du standard forskuddsprosenter til kunder og varer:
Skriv inn Kunder i Søk-boksen, og velg deretter den relaterte koblingen.
Velg linjen med kunde 20000 (Møbelhandleren), og velg deretter Rediger under Behandle i fanebladet Hjem.
Vis hurtigfanen Fakturering på kundekortet for kunde 20000.
Skriv inn 30 i feltet Forskuddsprosent.
Velg OK-knappen for å lukke kundekortet.
Skriv inn Varer i Søk-boksen, og velg deretter den relaterte koblingen.
Velg linjen med vare 1100, og velg deretter Rediger under Behandle i fanebladet Hjem.
På varekortet, i fanebladet Naviger, under Salg, velger du Forskuddsprosenter.
Fyll ut to linjer i vinduet Forskuddsprosenter for salg på følgende måte.
Salgstype Salgskode Varenr. Forskuddsprosent Kunde
20000
1100
40
Alle kunder
1100
20
Viktig! Alt etter land/område må du også angi en mva-gruppekode på hurtigfanen Fakturering for varene 1000 og 1100. Lukk alle vinduer.
Slik angir du en konto for salgsforskudd i generelt bokføringsoppsett:
Skriv inn Generelt bokføringsoppsett i Søk-boksen, og velg deretter den relaterte koblingen.
Velg linjen hvor feltet Bokføringsgruppe - firma er satt til EKSPORT, og feltet Bokføringsgruppe - vare er satt til DETALJ, og velg deretter Rediger under Behandle i fanebladet Hjem.
Angi den relevante kontoen i feltet Konto for salgsforskudd på hurtigfanen Salg i vinduet Generelt bokføringsoppsettskort.
Velg OK-knappen.
Opprette en ordre der det kreves et forskudd
I det følgende scenariet oppretter ordrebehandleren Heidi en ordre mens hun snakker med en kunde. Varene som kunden bestiller, krever et forskudd, og kunden har tidligere vært sen med betalingen enkelte ganger. Heidi har derfor blitt bedt om å kreve et fast beløp på 2000 som en forskuddsbetaling på ordren.
Kunden ber om å kunne få betale 35 %, og Susanne samtykker. Derfor endrer hun rekkefølgen.
Heidi oppretter forskuddsfakturaen og sender den til kunden.
Slik oppretter du en ordre med et forskudd:
Skriv inn Ordrer i Søk-boksen, og velg deretter den relaterte koblingen.
I fanebladet Hjem velger du Ny.
På den nye ordren trykker du Enter og ordren tilordnes automatisk et ordrenummer.
Velg 20000 i feltet Salg til-kundenr..
Godta advarselen om forfalt saldo som vises.
Når du trykker Enter i feltet Salg til-kundenr., blir de fleste feltene i ordren fylt ut automatisk.
Fyll ut to salgslinjer med følgende informasjon.
Type Nr. Antall Vare
1000
1
Vare
1100
1
Som standard er forskuddsfeltene på salgslinjen skjult, så du må vise dem.
På hurtigfanen Linjer i verktøylinjen velger du Handlinger og deretter Velg kolonner.
Legg til følgende felt: Forskuddsprosent, Linjebeløp for forskudd eks. mva og Fakturert forskuddsbeløp eks. mva.
Velg OK-knappen.
Ordre-vinduet oppdateres.
Kontroller at feltet Forskuddsprosent på linjen med vare 1000 inneholder 30. Standardverdien ble tatt fra salgshodet, som ble fylt ut fra kundekortet.
Feltet Forskuddsprosent på linjen med vare 1100 inneholder 40. Dette er prosentsatsen du registrerte i vinduet Forskuddsprosenter for salg for vare 1100 og kunde 20000.
Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Definere forskuddsprosenter.
I fanebladet Naviger, under Ordre, velger du Statistikk.
På hurtigfanen Forskuddsbetaling inneholder feltet Linjebeløp for forskudd eks. mva.1,560. Hvis du oppretter en forskuddsfaktura for ordren nå, er dette beløpet som vises på fakturaen.
I dette scenariet har Heidi fått beskjed om å foreslå et totalt forskudd på 2 000 for ordren.
Viktig! Følgende trinn gjelder kanskje ikke avhengig av land/område. Endre beløpet i feltet Linjebeløp for forskudd eks. mva til 2000, og lukk deretter vinduet.
Når du kontroller feltet Forskuddsprosent på salgslinjene, ser du at den har blitt beregnet på nytt til 40,81625.
Den nye beregningen tar med alle linjene med en forskuddsprosent som er større enn 0.
Nå spør kunden om forskuddsprosenten kan settes til 35 %. Heidis arbeidsleder godkjenner endringen.
Vis hurtigfanen Forskudd i Ordre-vinduet.
Angi 35 i feltet Forskuddsprosent.
Klikk Ja i advarselen som vises. En sats på 35 % vil bli brukt som betalingsprosent for hele ordren.
Kontroller at linjene har blitt oppdatert i samsvar med dette.
Opprette en forskuddsfaktura
Etter at Heidi har registrert de riktige forskuddsverdiene i ordren, oppretter hun forskuddsfakturaen og sender den til kunden.
Slik oppretter du en forskuddsfaktura:
Velg Forskuddsbetaling under Bokføring i fanebladet Handlinger i ordren, og velg deretter Bokfør forskuddsfaktura.
 Obs! |
|---|
| Heidi ville ha valgt Bokfør og skriv ut forskuddsfaktura og sendt fakturaen til kunden via e-post. |
Opprette en ekstra forskuddsfaktura
Neste dag ringer kunden Heidi og endrer ordren. Kunden ønsker to av vare 1100. Heidi åpner ordren på nytt og oppdaterer den, og deretter oppretter hun en ekstra forskuddsfaktura i ordren og sender den til kunden.
Slik oppretter du en ekstra forskuddsfaktura:
På ordren, i fanebladet Handlinger, under Frigi, velger du Åpne på nytt.
Angi 2 i Antall-feltet på linjen for vare 1100.
Rull for å se forskuddsfeltene. Feltet Linjebeløp for forskudd eks. mva inneholder nå 630, og feltet Fakturert forskuddsbeløp eks. mva. inneholder 315. Dette viser at det er et ytterligere forskuddsbetalingsbeløp som ennå ikke er fakturert.
Hvis du vil bokføre en faktura for det ekstra forskuddsbetalingsbeløpet, velger du Forskuddsbetaling under Bokføring i fanebladet Handlinger og velger deretter Bokfør forskuddsfaktura.
Utligne forskuddsbetalingene
Kunden betaler forskuddsbeløpet, og Magnus, som arbeider i regnskapsavdelingen, registrerer betalingen og utligner den mot forskuddsfakturaene.
Slik utligner du en betaling mot forskuddsfakturaene:
Skriv inn Innbetalingskladder i Søk-boksen, og velg deretter den relaterte koblingen.
Fyll ut en kladdelinje med følgende informasjon.
Feltnavn Angi Bilagstype
Betaling
Kontotype
Kunde
Kontonr.
20000
I fanebladet Hjem, under Prosess velger du Utlign poster.
Velg den første forskuddsfakturaen i vinduet Utlign kundeposter, og velg deretter Angi utlignings-ID under Prosess i fanebladet Hjem.
Gjenta forrige trinn for den andre forskuddsbetalingen.
Velg OK-knappen.
Beløpsfeltet er nå fylt ut med summen av de to forskuddsfakturaene.
Bokfør kladden.
Fakturere restbeløpet
Magnus har nå fått beskjed om at varene i ordren er levert, og at ordren er klar til fakturering. Magnus oppretter en faktura for ordren.
Slik fakturerer du restbeløpet:
Åpne ordren.
I fanebladet Hjem, under Prosess velger du Bokfør. Velg Lever og fakturer i vinduet som åpnes, og klikk deretter OK.
| Obs! |
|---|
| Vanligvis ville transportavdelingen allerede ha bokført leveringen. |
Arnie kan vise historikken for å bekrefte at salgsfakturaen ble opprettet som tiltenkt.
-
Skriv inn Bokførte salgsfakturaer i Søk-boksen, og velg deretter den relaterte koblingen.
Neste trinn
Denne gjennomgangen har ledet deg gjennom trinnene for å konfigurere Microsoft Dynamics NAV slik at du kan håndtere forskuddsbetalinger i det. Du har konfigurert standard forskuddsprosenter for kunder og varer, og du har også brukt flere ulike metoder til å beregne forskuddsbetalingene i en ordre. Du har prøvd å tilordne ett totalt forskuddsbeløp i ordren, og du har fått beregnet forskuddsbeløpet som en prosentsats for hele ordren.
Du har også bokført en forskuddsfaktura, opprettet en ekstra forskuddsfaktura når ordren har blitt endret, og bokført den endelige fakturaen for restbeløpet.
Med funksjonene for forskuddsbetaling i Microsoft Dynamics NAV blir det enkelt å konfigurere og håndheve forskuddsregler for kunder og varer, og du kan bokføre hver betaling mot en faktura.