Du kan automatisere prosessen med å godkjenne nye eller endrede poster, for eksempel dokumenter, kladdelinjer og kundekort, ved å opprette arbeidsflyter med trinnene for godkjenninger som er aktuelle. Før du oppretter arbeidsflyter for godkjenning, må du definere en godkjenner og stedfortredende godkjenner for hver bruker for godkjenning. Du kan også angi godkjenneres beløpsgrenser for å definere hvilke salgs- og kjøpsposter de er kvalifisert til å godkjenne. Forespørsler om godkjenning og andre meldinger kan sendes som e-post eller intern merknad. For hvert brukeroppsett for godkjenning kan du også definere når de mottar meldinger.

Du kan definere og bruke arbeidsflyter som kobler forretningsprosessoppgaver som utføres av forskjellige brukere. Systemoppgaver, for eksempel automatisk bokføring, kan tas med som trinn i arbeidsflyter, før eller etterfulgt av brukeroppgaver. Å be om og gi godkjenning til å opprette nye oppføringer er typiske arbeidsflyttrinn. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Arbeidsflyt.

Denne gjennomgangen

Denne gjennomgangen tar for seg følgende oppgaver:

  • Definere godkjenningsbrukere (inkl. definere en bruker i Windows og i ).
  • Definere meldinger for godkjenningsbrukere.
  • Endre og aktivere en godkjenningsarbeidsflyt.
  • Starte jobbkøen som sender varslinger.
  • Be om godkjenning av en bestilling, som Charlotte.
  • Motta en varsling og deretter godkjenne forespørselen, som Stig.

Forutsetninger

For å fullføre denne gjennomgangen må du gjøre følgende:

  • Microsoft Dynamics NAV med Demonstrasjonsdatabasen CRONUS Norge AS installert. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Demo Option.

Hovedscenario

Stig er en superbruker ved . Han har blitt bedt om å sette opp en godkjenningsarbeidsflyt for å automatisere prosessen med å godkjenne bestillinger. Han bestemmer seg for å teste godkjenningsarbeidsflyten på én datamaskin før han definerer den for ansatte i firmaet. På denne måten kan han teste en enkel tobrukers-arbeidsflyt ved å logge inn og ut av på sin egen datamaskin.

Han oppretter to godkjenningsbrukere. En er Charlotte som representerer en innkjøper. Den andre er ham selv som representerer Charlottes godkjenner. Stig gir selv ubegrensede rettigheter for kjøpsgodkjenning og angir at han skal motta meldinger ved internt notat så snart en relevant hendelse inntreffer. Til slutt oppretter Stig den nødvendige godkjenningsarbeidsflyten som en kopi av den eksisterende arbeidsflytmalen for arbeidsflyt for bestillingsgodkjenning, lar alle eksisterende hendelsesbetingelser og svaralternativer stå uendret, og aktiverer deretter arbeidsflyten.

For å teste godkjenningsarbeidsflyten logger Stig seg først på som Charlotte, og ber deretter om godkjenning av en bestilling. Stig logger seg deretter på som seg selv, ser notatet i rollesenteret, følger koblingen til godkjenningsforespørselen for bestillingen, og godkjenner forespørselen.

Konfigurere eksempeldataene

Du må opprette en ny bruker på den lokale datamaskinen og i ved å representere Charlotte som du senere skal velge som en godkjenningsbruker. Din egen brukerkonto vil representere Stig.

Slik legger du til Charlotte som en bruker på den lokale datamaskinen

  1. Velg Start. I boksen Søk i programmer og filer skriver du Rediger lokale brukere og grupper. Velg deretter den relaterte koblingen.

  2. Åpne mappen Brukere.

  3. I fanebladet Handlinger velger du Ny bruker.

  4. I Brukernavn-feltet skriver du inn Charlotte.

  5. I feltene Passord og Bekreft passord skriver du inn et gyldig passord.

  6. Fjern merket i avmerkingsboksen Brukeren må endre passordet ved neste pålogging.

  7. Lukk vinduet Lokale brukere og grupper.

Slik legger du til Charlotte som en bruker i Microsoft Dynamics NAV

  1. Skriv inn Brukere i Søk-boksen, og velg deretter den relaterte koblingen.

  2. I vinduet Brukere på fanebladet Hjem i Ny-gruppen velger du Ny.

  3. Angi Charlotte i Brukernavn-feltet i vinduet Brukerkort.

  4. Gå til feltet Windows-brukernavn, og velg AssistEdit-knappen.

  5. I vinduet Velg bruker eller gruppe i feltet Skriv inn objektnavnet som skal velges angir du Charlotte, og deretter velger du Kontroller navn-knappen.

  6. Når [DATAMASKINNAVN]\CHARLOTTE vises i feltet, velger du OK-knappen.

  7. I hurtigfanen Brukertillatelsessett i Tillatelsessett-feltet velger du SUPER.

  8. I Selskap-feltet velger du CRONUS International Ltd.

  9. Velg OK-knappen.

Definere godkjenningsbrukere

Ved hjelp av Windows-brukeren som du nettopp opprettet, definerer du Charlotte som en godkjenningsbruker med deg selv som godkjenner. Sett opp godkjenningsrettigheter og angi hvordan og når du blir varslet om forespørsler om godkjenning.

Slik definerer du deg selv og Charlotte som godkjenningsbrukere

  1. Skriv inn Brukeroppsett for godkjenning i Søk-boksen, og velg deretter den relaterte koblingen.

  2. Velg Ny under Ny i fanebladet Hjem i vinduet Brukeroppsett for godkjenning.

    Obs!
    Du må definere en godkjenner før du kan definere brukere som krever godkjenning fra denne godkjenneren. Du må derfor definere deg selv før du definerer Charlotte.

  3. Definer to godkjenningsbrukere ved å fylle ut feltene som beskrevet i følgende tabell.

    Bruker-ID Godkjenner-ID Ubegrenset kjøpsgodkjenning

    [DATAMASKINNAVN]\[DEG]

    Valgt

    [DATAMASKINNAVN]\CHARLOTTE

    [DATAMASKINNAVN]\[DEG]

Definere varsler

Angi hvordan og når du blir varslet om forespørsler om godkjenning.

Slik definerer du hvordan og når du blir varslet

  1. I vinduet Brukeroppsett for godkjenning velger du linjen for deg selv, og deretter, i fanebladet Hjem i Prosess-gruppen, velger du Meldingsoppsett.

  2. Angi Godkjenning i Varslingstype-feltet i vinduet Oppsett av varsling.

  3. Velg feltet Kode for varslingsmal, og velg deretter Avansert.

  4. Velg Rediger oversikt under Behandle på fanebladet Hjem i Varslingsmaler-vinduet.

  5. På linjen for GODKJENNING-malen i feltet Varslingsmetode angir du Notat.

  6. Velg OK-knappen.

  7. Velg Varslingsplan under Prosess på fanebladet Hjem i Oppsett av varsling-vinduet.

  8. Velg Umiddelbart i Forekomst-feltet i vinduet Tidsplan for varsling.

  9. Velg OK-knappen.

Opprette arbeidsflyten for godkjenning

Opprett arbeidsflyten for godkjenning av innkjøp ved å kopiere trinnene fra arbeidsflytmalen for arbeidsflyt for bestillingsgodkjenning. La de eksisterende trinnene i arbeidsflyten forblir uendret, og aktiver deretter arbeidsflyten.

Slik oppretter og aktiverer du en arbeidsflyt for bestillingsgodkjenning:

  1. Skriv inn Arbeidsflyter i Søk-boksen, og velg deretter den relaterte koblingen.

  2. Velg Opprett arbeidsflyt fra mal under Generelt på fanebladet Handlinger i vinduet Arbeidsflyter.

  3. Velg Opprett arbeidsflyt fra mal under Generelt på fanebladet Handlinger. Vinduet Varslingsmaler åpnes.

  4. Velg arbeidsflytmalen kalt Arbeidsflyt for bestillingsgodkjenning, og velg deretter OK.

    Arbeidsflyt-vinduet åpnes for en ny arbeidsflyt som inneholder all informasjon for den valgte malen. Verdien i Kode-feltet utvides med "-01" for å angi at dette er den første arbeidsflyten som er opprettet fra arbeidsflytmalen Arbeidsflyt for bestillingsgodkjenning.

  5. Merk av for Aktivert i hodet i Arbeidsflyt-vinduet.

Starte en jobbkø for varsel

Kontroller at jobbkøen i installasjonen er definert til å håndtere arbeidsflytvarsler.

Slik starter du jobbkøen VARSLE:

  1. Skriv inn Jobbkøer i Søk-boksen, og velg deretter den relaterte koblingen.

  2. I vinduet Jobbkøer velger du linjen for jobbkøen VARSLE, og deretter velger du Start jobbkø under Prosess på fanebladet Hjem.

Bruke arbeidsflyten for godkjenning

Bruk den nye arbeidsflyten for bestillingsgodkjenning ved først å logge på som Charlotte for å be om godkjenning av en bestilling. Deretter logger du på som deg selv, viser notatet i rollesenteret, følger koblingen til forespørsel om godkjenning og godkjenner deretter forespørselen.

For å logge på som forskjellige brukere bruker du funksjonen Kjør som annen bruker.

Slik logger du på som Charlotte:

  1. For , på startknappen for websiden i leseren, trykker du Skift + høyreklikk, og velger deretter Kjør som annen bruker.

    For , på startknappen for programmet trykker du Skift + høyreklikk, og velger deretter Kjør som annen bruker.

  2. I vinduet Windows-sikkerhet skriver du inn [DATAMASKINNAVN]\CHALOTTE og det påkrevde passordet.

Slik ber du om godkjenning av en bestilling som Charlotte:

  1. Skriv inn Bestillinger i Søk-boksen, og velg deretter den relaterte koblingen.

  2. Velg linjen for åpen bestilling 104001, og velg deretter Rediger under Behandle i fanebladet Hjem.

  3. I vinduet Bestilling på fanebladet Handlinger under Godkjenning velger du Send godkjenningsforespørsel.

    Legg merke til at verdien i Status-feltet er endret til Venter på godkjenning.

  4. Lukk Microsoft Dynamics NAV.

Slik godkjenner du bestillingen som Stig:

  1. Åpne på vanlig måte. Programmet åpnes med deg som bruker.

  2. I rollesenteret i Mine varsler-vinduet ser du etter et nytt notat fra Charlotte.

    Obs!
    Selv om regelmessigheten for varsling er satt til Umiddelbart, kommer notatet omtrent ett minutt etter at Charlotte har sendt forespørselen om godkjenning. Dette skyldes standard regelmessighetshyppighet for jobbkøfunksjonen.

  3. Når notatet vises i Mine varsler-vinduet, velger du verdien Godkjenningspost: XX, XX i Side-feltet. Vinduet Forespørsler å godkjenne åpnes med Charlottes forespørsel for bestillingen uthevet.

  4. Velg Godkjenn under Prosess på fanebladet Hjem i vinduet Forespørsler å godkjenne.

    Verdien i Status-feltet i Charlottes bestilling endres til Frigitt.

Du har nå definert og testet en enkel godkjenningsarbeidsflyt basert på de to første trinnene av arbeidsflyten Arbeidsflyt for bestillingsgodkjenning. Du kan enkelt utvide denne arbeidsflyten til å postere Charlottes bestilling automatisk når Stig godkjenner den. Hvis du vil gjøre dette, må du aktivere arbeidsflyten Arbeidsflyt for kjøpsfaktura, der svaret på en frigitt kjøpsfaktura, er å bokføre den. Først må du endre betingelsen for hendelsen i det første arbeidsflyttrinnet fra (kjøp) Faktura til Ordre.

Den generiske versjonen inneholder mange arbeidsflytmaler for scenarier som støttes av programkoden. De fleste av disse er for arbeidsflyter for godkjenning. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Arbeidsflytmaler.

Du kan definere variasjoner i arbeidsflyter ved å fylle ut felt på arbeidsflytlinjer fra faste lister over verdier for hendelse og svar som representerer scenarier som støttes av programkoden. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Opprette arbeidsflyter.

Hvis et forretningsscenario krever en arbeidsflythendelse eller et arbeidsflytsvar som ikke støttes, må en Microsoft-partner implementere dem ved å tilpasse programkoden. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se How to: Implement New Workflow Elements in Application Code.

Se også