Når du administrerer forbindelsene til kontakter, hjelper det å holde rede på e-postkorrespondansen. Logging av e-post i Microsoft Dynamics NAV er utformet for å hjelpe deg med dette. Den gir deg oversikt over e-postkorrespondansen din i både Microsoft Dynamics NAV og Microsoft Exchange Server. Du kan for eksempel sende en e-postmelding til en kontakt om et kommende arrangement. Kontakten svarer og bekrefter interesse i å delta. Begge meldingene loggføres på kontaktkortet. Eller du kan motta en klage fra en kontakt via en e-postmelding. Du kan spore meldingen fra denne kontakten og svaret ditt ved hjelp av loggføring av e-post.

Med funksjonen for loggføring av e-post kan du loggføre alle innkommende og utgående e-postmeldinger. Det eneste kravet er at e-postadressen må være en som Microsoft Dynamics NAV gjenkjenner. Adressen må tilhøre en selger eller en kontakt. Meldingene kan opprettes i Outlook. De logges automatisk når du har aktivert loggføring av e-post. Dette gir deg fleksibilitet til å velge løsningen som best passer dine behov.

Når du har implementert e-postlogging, kan du gjøre e-postkorrespondanse tilgjengelig for alle ansatte, selv om en melding ble sendt til en bestemt mottaker. Dette gjør du ved å dra nytte av Exchange-fellesmapper. Dette gir bedre kunnskapsutveksling og muliggjør bedre brukerproduktivitet, fordi informasjonen er lagret på en felles plassering.

Fordi loggføring av e-post er serverbasert, beholdes e-postmeldinger i det opprinnelige miljøet i stedet for i programmet. Dette gjør det enklere å administrere og optimalisere databaselagring.

Denne gjennomgangen

Denne gjennomgangen beskriver hvordan du installerer og vedlikeholder logging av e-post for Microsoft Exchange Server i Microsoft Dynamics NAV.

Denne gjennomgangen tar for seg følgende oppgaver:

  • Installere og konfigurere loggføring av e-post.
  • Teste og bruke loggføring av e-post.
  • Finjustere ytelsen.

Roller

Denne gjennomgangen inneholder oppgaver som vanligvis utføres av følgende brukerroller:

  • IT-tekniker/teknisk sluttbruker/avansert bruker
  • Selger/markedsføringsansvarlig

Forutsetninger

Før du kan utføre trinnene i denne gjennomgangen, må du gjøre følgende.

For å fullføre denne gjennomgangen må du gjøre følgende:

  • Demonstrasjonsdatabasen CRONUS Norge AS.
  • Administrasjonsverktøy for Microsoft Dynamics NAV Server.
  • En tilkobling til Microsoft Exchange Server-2013 eller Microsoft Exchange Server 2010.
  • Tilgang til fellesmapper i Microsoft Exchange. Hvis du vil ha mer informasjon, se Fellesmapper i Exchange Server 2013.
  • Microsoft Outlook 2013 eller Microsoft Outlook 2010.

Hovedscenario

Denne gjennomgangen fokuserer på to aspekter ved e-logging. I det første er det IT-teknikeren som konfigurerer loggføring av e-post. Dette kan også gjøres på stedet av en teknisk sluttbruker i selskapet. I det andre bruker en selger loggføring av e-post til å holde rede på e-postmeldinger som er sendt til en kontakt. Sjefen til selgeren kan se en oversikt over samhandlingene i en logg.

Installere og konfigurere loggføring av e-post på Microsoft Exchange Server

Hvis du vil bruke loggføring av e-post, må du være koblet til Microsoft Exchange Server og ha en e-postkonto.

Obs!
For bruk i denne gjennomgangen bør du vurdere å opprette en e-postkonto for domenebruker som ikke er knyttet til en bestemt person. Hvis du gjør dette, kan du også legge til domenekontoen i Microsoft Dynamics NAV som en Windows-bruker med et SUPER-tillatelsessett.

I et produksjonsmiljø anbefaler vi imidlertid at du definerer servicekontoen som er tilordnet tillatelsene som minst kreves i Microsoft Dynamics NAV, særlig hvis du kjører servicen på en dedikert serverforekomst.

I Outlook må du opprette to Exchange-fellesmapper for e-post. Disse mappene brukes til å behandle meldinger og arkivere dem. Denne fremgangsmåten må være fullført før du kan fortsette å konfigurere e-postlogging i Microsoft Dynamics NAV.

Obs!
Hvis du er en Exchange-administrator, kan du også bruke Exchange Management Console til å utføre denne oppgaven. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Exchange Management Console.

Obs!
E-postkontoen som brukes til å konfigurere loggføring av e-post i Microsoft Dynamics NAV, må ha visse tillatelser hva angår fellesmappene.

  • Når du konfigurerer oppsett for loggføring av e-post i vinduet Markedsføringsoppsett, må brukernavnet som brukes til validering av oppsettet, ha lesetilgang til fellesmappene.
  • Når e-postlogging kjører på Microsoft Dynamics NAV Server, må fellesmappene være satt til fullstendige tillatelsesnivåer for å lese, skrive og slette elementer for brukerkontolegitimasjonen som brukes på serverforekomsten.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Behandle tillatelser til fellesmapper.

Slik konfigurerer du Microsoft Exchange Server-mapper for loggføring av e-post:

  • I postboksen i Microsoft Outlook kan du opprette to fellesmapper.

    Mappe Beskrivelse

    Kø

    E-postmeldinger kopieres av en Microsoft Dynamics NAV-bruker, vanligvis en selger, til kømappen i henhold til reglene som du har definert.

    Lagring

    Innkommende og utgående meldinger loggføres og kopieres automatisk til lagringsmappen.

    Obs!
    Microsoft Dynamics NAV støtter ikke mappebaner som er lengre enn 250 tegn. Du bør derfor sette opp strukturen til fellesmappen slik at den kan håndtere denne begrensningen.

    Hvis du vil ha mer informasjon, kan du søke etter "Opprette en mappe" i Hjelp for Microsoft Outlook.

Hvis du vil ha mer informasjon, se Fellesmapper i Exchange Server 2013 og Fremgangsmåter for fellesmapper.

Konfigurere Microsoft Dynamics NAV

Når du har satt opp offentlige e-postmapper i Microsoft Outlook, konfigurerer du deretter Microsoft Dynamics NAV til å samhandle med dem. Ett aspekt ved oppsett krever at du angir hvordan du vil at samhandlinger skal registreres i en samhandlingslogg. Det andre aspektet er å identifisere mappene der du logger aktivitetene. Trinnene nedenfor krever at du er pålogget som en superbruker med alle tillatelser.

Slik konfigurerer du e-postlogging:

  1. Skriv inn Oppsett av samhandlingsmal i Søk-boksen, og velg deretter den relaterte koblingen.

  2. På hurtigfanen Generelt, i E-post-feltet, velger du en mal. For denne gjennomgangen velger du E-POST. Velg OK-knappen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Samhandlinger.

  3. Skriv inn Markedsføringsoppsett i Søk-boksen, og velg deretter den relaterte koblingen.

  4. Utvid hurtigfanen Loggføring av e-post, og angi e-postadressen til en bruker i firmaet som har en e-postkonto på Microsoft Exchange Server, i feltet E-postadresse for automatisk søk.

  5. Gå til feltet Bane for kømappe, og velg AssistEdit-knappen. Vinduet Exchange-mapper åpnes.

  6. Velg et mappenavn for fellesmappen, og velg Hent undermapper i fanebladet Hjem. Navigere til kø-mappen du opprettet i Outlook.

  7. Gå til feltet Bane for lagringsmappe, og velg AssistEdit-knappen. Naviger til lagringsmappen du opprettet i Outlook.

  8. Angi 20 i feltet Størrelse på e-postbunke. Denne verdien angir hvor mange e-postmeldinger som skal behandles om gangen.

  9. Når du skal sikre at adressen og oppsettet er gyldig på Exchange Server, velger du fanebladet Handlinger, Funksjoner-gruppen og Valider oppsett for loggføring av e-post.

Aktivere en jobbkø for logging av e-post

Hvis du vil ha et e-postloggingssystem som kjører hele tiden, må du bruke det sammen med en jobbkø. Du kan definere at en jobbkø skal kjøres på en separat serverforekomst for å støtte e-postloggingssystemet.

Slik konfigurerer du Microsoft Dynamics NAV Server:

  1. Åpne Administrasjonsverktøy for Microsoft Dynamics NAV Server. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Microsoft Dynamics NAV Server Administration Tool.

  2. Opprett en ny serverforekomst kalt E-POST. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se How to: Create a Microsoft Dynamics NAV Server Instance. Hvis du vil hindre kollisjoner med standardinnstillingene for serverporten, kan du angi portinformasjon på følgende måte.

    Port Innstilling

    Administrasjonstjenester

    7145

    Server

    7146

    SOAP-tjenester

    7147

    OData-tjenester

    7148

    Angi tjentestekonto. Velg Brukerkonto, og angi nødvendig informasjonen om brukernavn, domene og passord. Når du skal fullføre denne gjennomgangen, kan du velge brukerkontoen som du brukte til å konfigurere e-postloggingsoppsettet.

  3. Velg Rediger. På hurtigfanen NAS-tjenester, i feltet Oppstartkodeenhet, angir du følgende parameter: 450. Skriv inn navnet på selskapet i Selskap-feltet. Feltet for selskapsnavn skiller mellom store og små bokstaver.

  4. Velg Lagre, og velg deretter OK-knappen.

Når du har definert jobbkøen, som er beskrevet i fremgangsmåten nedenfor, kan du gå tilbake til administrasjonsverktøyet for å starte serverforekomsten.

Du setter opp en jobbkø for firmaet som du vil kjøre hver dag. Du angir også at du vil at prosessen skal kjøres hvert femte minutt. Til slutt angir du at jobbkøen skal stoppe på den siste dagen i året, 31. desember.

Hvis du vil konfigurere jobbkøen for loggføring av e-post, må du ha en Microsoft Dynamics NAV-bruker med tilstrekkelig tillatelsessett. Vurder å bruke tillatelsessettene BASIC og JOBQUEUESETUP som definert i Demonstrasjonsdatabasen CRONUS Norge AS. Brukeren må også gis en eksplisitt tillatelse til å kjøre kodeenhet 5065. Hvis du vil ha mer informasjon, se Opprette poster i jobbkø.

Slik starter du jobbkøen:

  1. Skriv inn Jobbkø - kategoriliste i Søk-boksen, og velg deretter den relaterte koblingen.

  2. Velg Ny, og opprett en ny kategorikode kalt LOGGFØRING. Angi Loggføring av e-post i Beskrivelse-feltet. Velg OK-knappen.

  3. Skriv inn Jobbkøer i Søk-boksen, og velg deretter den relaterte koblingen.

  4. Velg Ny, og opprett en ny køkode kalt ELQ. Angi Kø for loggføring av e-post i Beskrivelse-feltet.

  5. Velg feltet Kategorifilter for jobbkø, og sett det til LOGGFØRING. Merk av for Start automatisk fra NAS. Velg OK-knappen.

  6. Skriv inn Poster i jobbkø i Søk-boksen, og velg deretter den relaterte koblingen.

  7. Velg Ny, og fyll ut kortet Postkort for jobbkø som vist nedenfor.

    Hurtigfanen Generelt

    Felt Verdi

    Objekttype som skal kjøres

    Kodeenhet

    Objekt-ID som skal kjøres

    5065

    Beskrivelse

    Logging av e-post

    Kategorikode for jobbkø

    Loggføring

    Maksimalt antall forsøk på kjøring

    3

    Utløpsdato/-klokkeslett

    31. desember

    Tidligste startdato/-klokkeslett

    Én dag før dagens dato

    Hurtigfanen Gjentakelse

    Felt Verdi

    Gjentakende prosjekt

    Angi alle dager som Sann

    Starttidspunkt

    06:00:00

    Sluttidspunkt

    18:00:00

    Antall minutter mellom kjøringer

    5

    Velg OK-knappen.

  8. Velg jobbkøen i vinduet Poster i jobbkø. I fanebladet Hjem velger du Sett status til Klar.

Slik starter og tester du jobbkøen:

  1. Åpne Administrasjonsverktøy for Microsoft Dynamics NAV Server.

  2. Velg E-POST-server-forekomsten, og start den.

    Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Managing Microsoft Dynamics NAV Server Instances.

  3. Gå tilbake til Rolletilpasset klient, angi Loggposter for jobbkø i Søk-boksen og velg deretter den aktuelle koblingen. Hvis du vil kontrollere at jobbkøen fungerer som forventet, undersøker du om en post loggføres hvert femte minutt.

Teste loggføring av e-post

Før du setter inn et system i produksjon, kan du prøve noen enkle tester for å se om det fungerer som forventet. Følgende fremgangsmåte er representativ for hvordan en selger og vedkommendes overordnede ville ha brukt systemet. Oppgaven har flere forutsetninger for å gjøre testingen enkel. Først angir du e-postadressen til en testselger slik at den er lik e-postkontoen du brukte til autosøk. Testselgeren må ha en e-postadresse som du kan bruke til testing. Deretter oppretter du en testkontakt med en e-postadresse som du kan kontrollere at mottar e-post.

I testene og i produksjon anbefaler vi at du kopierer, ikke flytter, e-postmeldinger. Dette sikrer at alle e-poster fra kunder blir sett, selv om de inneholder ugyldige data som hindrer e-postloggingen fra å behandle dem.

Slik tester du loggføring av e-post:

  1. Åpne testselgerkortet.

  2. I fanebladet Naviger velger du Kontakter. Legg til testkontakten i listen over selgere. Opprett en ny kontakt om nødvendig.

  3. Velg Rediger for å åpne kontaktkortet.

  4. Utvid hurtigfanen Kommunikasjon, og velg knappen med et bilde av en konvolutt i feltet E-post. Et Outlook-vindu der du kan opprette og sende en enkel melding, åpnes

  5. Send en melding fra selgeren til kontakten. Send også en melding fra kontakten til selgeren.

  6. Fra selgerens Sent-mappe i Outlook kopierer du meldingen du sendte til kontakten, til felleskømappen. Fra selgerens innboks i Outlook kopierer du meldingen fra kontakten til felleskømappen.

    Hvis jobbkøen fungerer som forventet, kan du gå videre til neste trinn.

  7. På selgerkortet, i fanebladet Naviger, velger du Samhandlingsposter. Kontroller at e-postmeldingen du sendte, er i listen. I fanebladet Hjem velger du Vis for å åpne e-postmeldingen.

    Sikkerhet Obs!
    E postmeldinger mottatt via Internett kan ha falske avsenderadresser. Dette betyr at samhandlingsposter i Microsoft Dynamics NAV som er opprettet fra loggføring av e-post, kan inneholde falske adresser og bør gjennomgås med tanke på sikkerhet.

Slik integrerer du e-postmeldinger med fellesmapper:

  1. Velg e-postmeldingene du vil arkivere for fremtidig referanse, i Sent-boksen i Outlook.

  2. Kopier meldingene til fellesmappen som du har angitt til kømappe.

    Tips!
    Du kan bruke Outlook-regler til å automatisere denne prosessen. Du kan for eksempel definere en regel om alltid å kopiere e-post fra en bestemt kontakt til felleskømappen. Gjør reglene så spesifikke som mulig for å unngå å kopiere spam til kømappen. Hvis du vil ha mer informasjon, søker du etter et emne kalt "Administrere meldinger ved hjelp av regler" i Hjelp for Outlook.

Bruke loggføring av e-post og samhandlingsposter

Hvis du vil bekrefte samhandlingene, kan du se gjennom informasjonen som er registrert i vinduet Samhandlingsposter.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se How to: Set Up Email Logging for use with the Job Queue.

Se også