Med jobber kan du planlegge forbruket av selskapets ressurser og holde rede på de ulike kostnadene som er knyttet til ressursene i et bestemt prosjekt. Prosjekter omfatter forbruk av ansattes arbeidstid, maskindriftstid, lagervarer og andre typer forbruk som må spores etter hvert som et prosjekt går fremover. Hvis et prosjekt varer i en lang periode, vil du kanskje overføre disse kostene til en VIA-konto (varer i arbeid) i balansen mens prosjektet fullføres. Du kan deretter føre kost og salg i resultatregnskapskontiene når det blir aktuelt.

Denne gjennomgangen

Denne gjennomgangen tar for seg følgende oppgaver:

  • Beregning av VIA
  • Valg av VIA-beregningsmetode
  • Utelatelse av en del av et prosjekt fra VIA.
  • Bokføring av VIA i Finans.
  • Tilbakeføring av en VIA-bokføring

I hvert trinn av fremgangsmåten blir verdien av prosjekttransaksjonene beregnet, og deretter blir de flyttet til Finans. Beregnings- og bokføringstrinnene atskilles for å gjøre det enklere å se gjennom dataene og foreta endringer før bokføring i Finans. Derfor bør du sørge for at all informasjon er riktig etter at du har kjørt beregningskjørslene, og før du kjører bokføringskjørslene.

Roller

I denne gjennomgangen brukes Marie (medlem i prosjektgruppen) som rollefiguren.

Forutsetninger

Før du kan utføre oppgavene i gjennomgangen, må Demonstrasjonsdatabasen CRONUS Norge AS være installert på datamaskinen.

Hovedscenario

Denne gjennomgangen fokuserer på Cronus Norge AS, et design- og konsulentfirma som designer og innreder nye infrastrukturer, for eksempel konferanserom og kontorer, med møbler, tilbehør og reoler. Mesteparten av arbeidet i CRONUS er prosjektorientert og Marie, et prosjektgruppemedlem bruker prosjekter til å ha oversikt over hvert pågående prosjekt som CRONUS har startet, og også prosjekter som er fullført. Noen av prosjektene kan være svært lange og kan kjøre over måneder. Marie kan bruke en VIA-konto til å registrere varer i arbeid og spore kostnadene i hele prosjektet.

Beregne VIA

Cronus Norge AS har tatt på seg et langvarig prosjekt som nå har strukket seg over rapporteringsperioder. Marie, et medlem i prosjektgruppen, beregner varene i arbeid (VIA) for å sikre at regnskapet for selskapet blir nøyaktig.

I løpet av denne fremgangsmåten skal Marie velge en bestemt gruppe oppgaver som skal tas med i VIA-beregningen. Hun kan angi disse linjene i kolonnen VIA-sum i vinduet Prosjektoppgavelinjer.

Tabellen nedenfor beskriver de tre alternativene.

Alternativer Beskrivelse

<tom>

La stå tomt hvis jobb-aktiviteten er en del av en gruppe med aktiviteter.

I alt

Definerer området eller gruppen med aktiviteter som er inkludert i beregningen av VIA og føringer. Alle prosjektoppgaver med Prosjektoppgavetype satt til Bokføring i gruppen, tas med i VIA-summen, med mindre feltet VIA-sum er satt til Utelatt.

Utelatt

Gjelder bare for en oppgave der Prosjektoppgavetype er Bokføring. Oppgaven er ikke inkludert ved beregning av VIA og føring.

I den følgende gjennomgangen bruker Marie metoden Kostverdi, standarden i selskapet, til å beregne VIA. Hun angir hvilken del av jobben som skal inkluderes i VIA-beregningen ved å tilordne VIA-sumverdier til forskjellige prosjektoppgavelinjer.

Slik beregner du VIA:

  1. Skriv inn Prosjekter i Søk-boksen, og velg deretter den relaterte koblingen.

  2. Velg prosjektet Klepp Datakontor A/S i oversikten Prosjekter. I fanebladet Hjem under Behandle velger du Rediger. Dermed åpnes prosjektkortet i redigeringsmodus.

    VIA kan beregnes basert på Kostverdi, Salgsverdi, Løpende eller Ved avslutning. I dette eksemplet bruker CRONUS metoden Kostverdi.

  3. Velg VIA-metode på hurtigfanen Bokføring, og velg deretter Kostverdi.

  4. I fanebladet Hjem, under Prosess, velger du Prosjektoppgavelinjer og angir følgende verdier i VIA-sum-feltet.

    Tabellen nedenfor beskriver verdiene.

    Prosjektoppgavenr. Feltet VIA-sum

    1130

    Utelatt

    1190

    Sum

    1210

    Utelatt

    1310

    Utelatt

  5. I fanebladet Handlinger, under Funksjoner velger du VIA og deretter Beregn VIA.

  6. I vinduet Beregn VIA for prosjekt kan du velge et prosjekt du vil beregne VIA for. Velg Klepp Datakontor A/S i Nr.-feltet på hurtigfanen Prosjekt.

  7. Angi en dato som er senere enn arbeidsdatoen som er angitt for Cronus Norge ASBokføringsdato. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Angi arbeidsdatoen og Angi datoer og klokkeslett.

  8. Angi 1 i feltet Bilagsnr.. Dette oppretter et dokument som du kan referere til senere for sporing.

  9. Velg OK-knappen for å kjøre kjørselen. Det vises en melding. Velg OK-knappen for å fortsette. Lukk vinduet Prosjektoppgavelinjer.

    Obs!
    Meldingen angir at advarsler er knyttet til VIA-beregningen. Du vil gå gjennom advarslene i neste prosedyre.

  10. Utvid hurtigfanen VIA og føring på Prosjekt-kortet for å vise de beregnede verdiene. Du kan også se VIA-bokføringsdato og eventuelle verdier som er bokført i finans.

Legg merke til at verdien for Ført kostbeløp er 215,60 i kolonnen Til bokføring. Dette gjenspeiler de totale kostnadene for to av varene i jobboppgavegruppen 1110 - 1130. Den tredje varen ble satt til Utelatt og er derfor ikke inkludert i VIA-beregningen.

Se gjennom VIA-advarsler

  1. Skriv inn VIA-cockpit for prosjekt i Søk-boksen, og velg deretter den relaterte koblingen.

  2. Velg prosjektet Klepp Datakontor AS, og velg Vis advarsler under Prosess i fanebladet Hjem.

  3. Se gjennom advarselen som er knyttet til prosjektet, i VIA-advarsler for prosjekt.

Etter denne regnskapsperioden må Marie beregne VIA på nytt for å ta med ferdig arbeid hittil.

Slik beregner du VIA på nytt:

  1. På Prosjekt-kortet, i fanebladet Naviger, under VIA, velger du VIA-poster for å vise VIA-beregningen.

    Vinduet VIA-poster for prosjekt viser VIA-postene som sist ble beregnet i et prosjekt, selv om VIA ennå ikke er bokført i Finans.

  2. Følg trinnene i fremgangsmåten som forklarer hvordan du beregner VIA, for å beregne VIA på nytt. Hver gang VIA beregnes, blir det opprettet en post i vinduet VIA-poster for prosjekt.

  3. Lukk vinduet.

Obs!
Varer i arbeid og føring blir bare beregnet. De bokføres ikke i finans. Hvis du vil gjøre det, må du kjøre kjørselen Bokfør VIA i Finans når du har beregnet VIA og føring.

Bokføre VIA i Finans

Nå som Marie har beregnet VIA for dette prosjektet, kan hun bokføre VIA i Finans.

Slik bokfører du VIA i Finans

  1. Merk prosjektet Klepp Datakontor A/S i oversikten Prosjekter.

  2. I fanebladet Handlinger, under Funksjoner velger du VIA og deretter Bokfør VIA i finans.

  3. Velg Klepp Datakontor A/S i feltet Nr. på hurtigfanen Prosjekt i vinduet Bokfør VIA i Finans for prosjekt.

  4. Angi 1 i feltet Bilagsnr. for tilbakeføring i hurtigfanen Alternativer.

  5. Velg OK-knappen for å bokføre VIA til finans.

  6. Velg OK-knappen for å lukke bekreftelsesvinduet.

    Når du har fullført bokføringen, kan du vise bokføringsopplysningene i vinduet VIA-finansposter.

  7. Velg Klepp-prosjektet i Prosjekter-listen, og velg VIA-finansposter under VIA i fanebladet Naviger.

    I vinduet VIA-finansposter for prosjekt, kontrollerer du at VIA er bokført i Finans.

  8. Lukk vinduet.

  9. Åpne Prosjekt-kortet for prosjektet Klepp Datakontor A/S.

  10. Legg merke til at Ført finanskostbeløp nå er fylt ut i kolonnen Bokført på hurtigfanen VIA og føring, noe som indikerer at VIA er bokført i finans.

  11. Velg OK-knappen for å lukke kortet.

Tilbakeføre en VIA-bokføring

Marie fastslår at prosjektoppgavene som ble utelatt fra beregningen av VIA, skulle ha vært beregnet i VIA. Hun kan tilbakeføre feil bokføringer uten å måtte bokføre nye VIA-bokføringer.

Slik tilbakefører du en VIA-bokføring:

  1. Merk prosjektet Klepp Datakontor A/S i oversikten Prosjekter.

  2. I fanebladet Handlinger, under Funksjoner velger du VIA og deretter Bokfør VIA i finans.

  3. Velg Klepp Datakontor A/S i feltet Nr. på hurtigfanen Prosjekt i vinduet Bokfør VIA i Finans for prosjekt.

  4. Angi 1 i feltet Bilagsnr. for tilbakeføring i hurtigfanen Alternativer.

  5. Angi den opprinnelige bokføringsdatoen i Bokføringsdato for tilbakeføring. Det bør være den samme datoen som du brukte til å beregne VIA første gang.

  6. Merk av for Bare tilbakefør. Dermed tilbakeføres tidligere bokført VIA, men ny VIA bokføres i Finans.

  7. Velg OK-knappen for å kjøre kjørselen, og velg deretter OK-knappen for å lukke bekreftelsesvinduet.

  8. Åpne Prosjekt-kortet for Klepp Datakontor A/S.

  9. På hurtigfanen VIA og føring kontrollerer du at det ikke finnes noen bokførte VIA-poster.

  10. Lukk dette vinduet.

  11. Velg Klepp-prosjektet i Prosjekter-listen, og velg fanebladet Naviger, velg VIA, og velg deretter VIA-finansposter. Det er merket av for Tilbakeført på VIA-postene.

  12. Lukk dette vinduet.

  13. Åpne Prosjektoppgavelinjer for prosjektet, ta med delene av prosjektet som skal være i VIA-beregningen, og gjenberegn og bokfør deretter den nye verdien i Finans.

    Obs!
    Anta at Marie har beregnet og bokført VIA for et prosjekt med feil datoer. Når hun følger metoden som ble diskutert tidligere, kan hun tilbakeføre uriktige bokføringer, rette datoene og bokføre i Finans på nytt.

Neste trinn

Denne gjennomgangen har vist deg trinnene for å beregne VIA i Microsoft Dynamics NAV. På større prosjekter kan det være praktisk å overføre kost til en VIA-kontoen mens prosjektet fullføres. Denne gjennomgangen har vist deg hvordan du utelater oppgavelinjer fra en beregning. Det viser deg også når du vil måtte beregne på nytt. Til slutt viser denne gjennomgangen hvordan du bokfører VIA til finans. Et eksempel på hvordan du tilbakefører en VIA-bokføring til finans, er også inkludert.

Se også