Fra PDF- eller bildefiler som du mottar fra handelspartnere, kan du få en ekstern OCR-tjeneste (optisk tegngjenkjenning) til å generere elektroniske dokumenter som kan konverteres til dokumentposter i Microsoft Dynamics NAV. Når du for eksempel mottar en faktura i PDF-format fra leverandøren, kan du sende den til OCR-tjenesten fra Inngående dokumenter-vinduet. Dette er beskrevet i første fremgangsmåte.

Som et alternativ til å sende filen fra vinduet Inngående dokumenter kan du sende filen til OCR-tjenesten via e-post. Deretter, når du får tilbake det elektroniske dokumentet, opprettes det automatisk en relatert innkommende dokumentpost. Dette er beskrevet i andre fremgangsmåte.

Etter noen sekunder vil du motta filen tilbake fra OCR-tjenesten som en elektronisk faktura som kan konverteres til en kjøpsfaktura for leverandøren. Dette er beskrevet i tredje fremgangsmåte.

Du kan enten sende innkommende dokumentfiler til OCR-tjenesten manuelt, slik det er beskrevet i denne fremgangsmåten, eller du kan aktivere en arbeidsflyt som skal sende dem automatisk når et innkommende dokument med et PDF- eller bildevedlegg blir opprettet. Den generelle versjonen av inneholder en arbeidsflytmal, OCR-arbeidsflyt for innkommende dokument, som er klar til å opprette en arbeidsflyt fra. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Arbeidsflyt.

Siden OCR er basert på optisk gjenkjenning, er det sannsynlig at OCR-tjenesten vil tolke tegn i PDF-filer eller bildefiler feilaktig når den først behandleren en bestemt leverandørs dokumenter. Det kan hende at den ikke tolker firmalogoen som leverandørnavn, eller det kan hende at den feiltolker det totale beløpet på en kvittering på grunn av oppsettet. Hvis du vil unngå disse feilene fremover, kan du rette opp feilene i en egen versjon av Inngående dokument -vindu. Du kan deretter sende rettelser tilbake til OCR-tjenesten for å lære den å tolke bestemte tegn på rett måte neste gang den behandler et PDF- eller bildedokument for den samme leverandøren. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Lære opp OCR-tjenesten for å unngå feil.

Det elektroniske dokumentet som er generert fra OCR, behandles av rammeverket for datautveksling, som for elektroniske PEPPOL-dokumenter. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Motta og konvertere elektroniske dokumenter.

Obs!
Trafikken av filer til og fra OCR-tjenesten behandles av en dedikerte jobbkøpost, som opprettes automatisk når du aktiverer den relaterte tjenestetilkoblingen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Definere OCR-tjenesten.

Slik sender du en PDF- eller bildefil til OCR-tjenesten fra vinduet Innkommende dokumenter

  1. Skriv inn Innkommende dokumenter i Søk-boksen, og velg deretter den relaterte koblingen.

  2. Opprett en ny innkommende dokumentpost, og legg ved filen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Opprette innkommende dokumentposter.

  3. I Inngående dokumenter-vinduet velger du én eller flere linjer, og deretter, i kategorien Handlinger i gruppen OCR, velger du Send til jobbkø.

    Verdien i OCR-status -feltet endres til Klar. Den vedlagte PDF- eller bildefilen sendes til OCR-tjenesten av jobbkøen i henhold til tidsplanen, forutsatt at det ikke finnes feil. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Bruke jobbkøer til å planlegge oppgaver.

  4. Alternativt, i Inngående dokumenter-vinduet, velg én eller flere linjer, og deretter, i kategorien Handlinger i gruppen OCR, velger du Send til OCR-tjeneste.

    Verdien i OCR-status -feltet endres til Sendt, forutsatt at det ikke finnes noen feil.

Slik sender du en PDF- eller bildefil til OCR-tjenesten via e-post

  • Fra e-postprogrammet sender du en e-post til leverandøren av OCR-tjenesten med PDF- eller bildefilen vedlagt. Du finner informasjon om e-postadressen du skal sende til, på leverandørens webområde.

    Fordi det ikke finnes noen innkommende dokumentoppføring for filen, opprettes en ny post automatisk i Inngående dokumenter -vinduet når du mottar det resulterende elektroniske dokumentet fra OCR-tjenesten. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Opprette innkommende dokumentposter.

    Obs!
    Hvis du arbeider på et nettbrett eller en telefon, kan du sende filen til OCR-tjenesten så snart du har tatt et bilde av dokumentet, eller du kan opprette et innkommende dokument direkte. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Opprette innkommende dokumentposter ved å ta et bilde.

Slik mottar du et elektronisk dokument fra OCR-tjenesten:

  1. Skriv inn Innkommende dokumenter i Søk-boksen, og velg deretter den relaterte koblingen.

  2. For å hente det elektroniske dokumentet aktivt fra OCR-tjenesten, velger du Motta fra OCR-tjeneste under OCR i fanebladet Handlinger.

  3. Du kan også vente til et nytt elektronisk dokument kommer inn fra OCR-tjenesten via jobbkøen.

    Når det elektroniske dokumentet ankommer, fylles ulike felt i Inngående dokument -vinduet ut med informasjon fra kildedokumentfilen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Motta og konvertere elektroniske dokumenter.

Du kan nå fortsette med å opprette dokumentposter i , manuelt eller automatisk. Du kan også koble den nye innkommende dokumentposten til eksisterende postert eller ikke-postert dokument slik at kildefilen er lett tilgjengelige fra . Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Bruke inngående dokumenter.

Obs!
Når du for eksempel oppretter en kjøpsfaktura fra et elektronisk dokument som er opprettet med OCR, vil fakturaen inneholde én linje av typen finanskonto med et tomt Beskrivelse-felt, og verdien i Beløp-feltet vil være lik det totale beløpet eksklusive mva. For å sikre at Beskrivelse-feltet er fylt ut kan du åpne Tekst-til-konto-tilordning-vinduet fra Inngående dokumenter-vinduet for å definere at en bestemt fakturatekst alltid er tilordnet en bestemt debetkonto. Beskrivelse-feltet på dokumentlinjer som er opprettet fra et elektronisk dokument for denne leverandøren, fylles deretter ut med den aktuelle teksten, slik at fakturaen er klar til å bokføres. Hvis du vil ha mer informasjon, se Motta og konvertere elektroniske dokumenter.

Tips!

Se også