Når du konfigurerer brukere i godkjenningsarbeidsflyter, må i vinduene Oppsett av varsling og Tidsplan for varsling angi hvordan og når hver enket bruker mottar varsler om trinn i godkjenningsarbeidsflyten. Enkeltbrukere kan også endre sine varslingsoppsett ved å velge kappen Endre varslingsinnstillinger i et varsel.

Før du kan angi varslingsinnstillinger for en godkjenningsbruker, må du må du konfigurere brukeren som en godkjenningsbruker. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Konfigurere godkjenningsbrukere.

Du angir oppsettet og innholdet i varslene ved å opprette varslingsmaler. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Behandle varslingsmaler.

Mange trinn i arbeidsflyten for godkjenning omhandler å varsle brukere om at det har skjedd en hendelse de må gjøre noe med. På ett arbeidsflyttrinn kan for eksempel hendelsen være at bruker 1 ber om godkjenning av en ny post. Det relaterte svaret er at det er sendt en varsling til bruker 2, godkjenneren. På det neste arbeidsflyttrinnet kan hendelsen være at bruker 2 godkjenner posten. Det relaterte svaret er at det er sendt en varsling til bruker 3 om å starte en prosess med den godkjente posten. Hver varsling er knyttet til en godkjenningspost for arbeidsflyttrinn som omhandler godkjenning. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Arbeidsflyt.

Angi når og hvor brukere mottar varsler

  1. Skriv inn Brukeroppsett for godkjenning i Søk-boksen, og velg deretter den relaterte koblingen.

  2. Velg linjen for brukeren du vil konfigurere varslingsinnstillinger for, og velg deretter Meldingsoppsett i Prosess-gruppen i kategorien Hjem.

  3. I vinduet Oppsett av varsling fyller du ut feltene som beskrevet i tabellen nedenfor.

    Felt Beskrivelse

    Varslingstype

    Angi hvilken type hendelse varslet omhandler.

    Velg ett av følgende alternativer:

    • Ny post angir at varslet omhandler en ny post, for eksempel et dokument, og at brukeren må gjøre noe med det.
    • Godkjenning angir at varslet omhandler én eller flere godkjenningsforespørsler.
    • Forfalt angir at varslet er for å påminne brukere om at de er forsinket med å gjøre noe med en hendelse.

    Kode for varslingsmal

    Angi koden for varslingsmalen som brukes til å opprette varsler for brukeren.

    Ikke/aggregerte varslinger

    Angi om brukeren mottar ett varsel for hver hendelse eller aggregerte varslinger.

    Hvis Ikke/aggregerte varslinger ikke er merket av, mottar brukeren varsler som samler informasjon om hendelser som skjer innenfor samme mønster for regelmessighet i varslingsplanen.

    Du har nå angitt hvor brukeren mottar varslinger. Fortsett med å angi når brukeren mottar varslinger.

  4. I kategorien Hjem, i Prosess-gruppen, velger du Varslingsplan.

  5. I vinduet Tidsplan for varsling fyller du ut feltene som beskrevet i tabellen nedenfor.

    Felt Beskrivelse

    Gjentakelse

    Angi mønsteret for regelmessighet brukeren mottar varsler etter.

    Klokkeslett

    Angi hvilket tidspunkt på dagen brukeren mottar varsler når verdien i feltet Gjentakelse er forskjellig fra Umiddelbart.

    Daglig intervall

    Angi på hvilken type dager brukeren mottar varsler når verdien i feltet Gjentakelse er Daglig.

    Velg Ukedag for å motta varslinger hver arbeidsdag i uken. Velg Daglig for å motta varslinger hver dag i uken, herunder helger.

    Mandag til og med Søndag

    Angi på hvilke dager brukeren mottar varsler når verdien i feltet Gjentakelse er Ukentlig.

    Dato i måned

    Angi om brukeren mottar varsler på først, siste, eller en bestemt dato i måneden.

    Dato for månedlig varsel

    Angi datoen i måneden brukeren mottar varsler når verdien i feltet Dato i måned er Egendefinert.

Endre når og hvor du mottar varsler

  1. I et av varslene som du har mottatt, enten som e-post eller notat, velger du knappen Endre varslingsinnstillinger.

  2. I vinduet Oppsett av varsling endre du varslingsinnstillinger, som beskrevet i den forrige fremgangsmåten.

Tips!

Se også