Du kan definere hver kunde med en foretrukket metode for sending av salgsdokumenter, slik at du ikke trenger å velge et alternativ for sending hver gang du velger Bokfør og send-knappen.

I vinduet Profiler for dokumentsending definerer du ulike sendingsprofiler som du kan velge blant i Profil for dokumentsending-feltet på et kundekort. I Profil for dokumentsending-vinduet for en sendingsprofil, kan du merke av for Standard for å angi at profilen for dokumentsending er standardprofilen for alle kunder, bortsett fra kunder der feltet Profil for dokumentsending er fylt ut med en annen sendingsprofil.

Når du velger Bokfør og send-knappen i et salgsdokument, viser dialogboksen Bokfør og send bekreftelse sendingsprofilen som brukes, enten den som er satt opp for kunden, eller standarden for alle kunder. I dialogboksen kan du endre sendingsprofilen for salgsdokumentet. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Fakturere salg.

Ett av alternativene du kan velge for en sendingsprofil, er Send elektronisk. Dette alternativet betyr at dokumentet blir sendt som en standardkompatibel fil som representerer dokumentoppføringen, for eksempel en salgsfaktura, som kan importeres til mottakerens system som en kjøpsfaktura. Levering av det elektroniske dokumentet administreres av en ekstern leverandør av dokumentutvekslingstjenester. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Datautveksling.

Slik definerer du en profil for dokumentsending:

  1. Skriv inn Profiler for dokumentsending i Søk-boksen, og velg deretter den tilknyttede koblingen.

  2. I fanebladet Hjem under Ny velger du Ny.

  3. Fyll ut feltene som beskrevet i tabellen nedenfor.

    Felt Beskrivelse

    Kode

    Angi en kode for å identifisere profilen for dokumentsending i systemet.

    Beskrivelse

    Beskriv profilen for dokumentsending.

    Standard

    Angi om profilen for dokumentsending skal brukes som standardprofilen for alle kunder.

    Dialogboksen Standard kan bare være merket for en post for profil for dokumentsending. For å fjerne merkingen i en avmerkingsboks merker du av i en annen boks.

    Skriver

    Angi om dokumentet skal skrives ut når du velger Konter og send-knappen. Du kan velge mellom følgende alternativer:

    • Nei: Dokumentet skrives ikke ut.
    • Ja (bruk standardinnstillinger): Dokumentet skrives ut i henhold til standard skriveroppsett.
    • Ja (spør om innstillinger): Dokumentet skrives ut i henhold til innstillingene du gjør i dialogboksen for skriveroppsett.

    E-post

    Angi om dokumentet blir sendt via e-post til kunden når du velger Bokfør og send-knappen. Du kan velge mellom følgende alternativer:

    • Nei: Det opprettes ikke en e-post.
    • Ja (bruk standardinnstillinger): Dokumentet vedlegges i en e-post til kunden i henhold til standardinnstillingene for sending av e-post. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Sende e-postmeldinger.
    • Ja (spør om innstillinger): Dokumentet vedlegges i en e-post i henhold til innstillingene du gjør i Send e-post-vinduet.
      I E-postvedlegg-feltet velger du filtypen som skal vedlegges.

    Disk

    Angi om dokumentet skal lagres til en filplassering når du velger Bokfør og send-knappen. Du kan velge mellom følgende alternativer:

    • Nei: Ingen filen lagres.
    • PDF: Dokumentet lagres som en PDF-fil i plasseringen du angir.
    • Elektronisk dokument: Dokumentet lagres som et elektronisk dokument i plasseringen du angir.
      I Format-feltet velger du formatet for det elektroniske dokumentet.

    Elektronisk dokument

    Angi om dokumentet blir sendt som et elektronisk dokument som kunden kan importere til systemet når du velger Konter og send-knappen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Datautveksling.

    Du kan velge mellom følgende alternativer:

    • Nei: Det opprettes ikke et elektronisk dokument.
    • Gjennom dokumentutvekslingstjeneste: Dokumentet blir sendt som et elektronisk dokument.
      I Elektronisk format-feltet velger du formatet for det elektroniske dokumentet.

    Elektronisk format

    Angi hvilket format som skal brukes til å sende elektroniske dokumenter. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Datautveksling.

    Profilen for dokumentsending er nå klar til å bli valgt i feltet Profil for dokumentsending i Kundekort-vinduet. Se den neste fremgangsmåten.

Slik angir du en sendingsprofil på et kundekort:

  1. Skriv inn Kunder i Søk-boksen, og velg deretter den relaterte koblingen.

  2. Åpne kortet til kunden som du vil definere en sendingsprofil for.

    Velg en profil i feltet Profil for dokumentsending i hurtigfanen Kommunikasjon som du har satt opp som beskrevet i forrige fremgangsmåte.

Slik definerer du elektroniske dokumentformater:

  1. Skriv inn Elektroniske dokumentformater i Søk-boksen, og velg deretter den tilknyttede koblingen.

  2. I Elektroniske dokumentformater-vinduet oppretter du en ny linje for et nytt elektronisk dokumentformat du vil definere.

  3. Fyll ut feltene som beskrevet i tabellen nedenfor.

    Felt Beskrivelse

    Kode

    Angi en kode for å identifisere det elektroniske dokumentformatet i systemet.

    Beskrivelse

    Beskriv det elektroniske dokumentformatet.

    Bruk

    Angi hvilken type dokument som sendingsprofilen brukes for, for eksempel Salgsfaktura.

    Kodeenhets-ID

    Angi kodeenheten som brukes når du sender elektroniske dokumenter i dette dokumentformatet.

    Det elektroniske dokumentformatet er nå klar til å bli valgt i Elektronisk format-feltet i vinduet Profil for dokumentsending. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Konfigurere sending og mottak av elektroniske dokumenter.

Tips!

Se også