Dette emnet gjelder Microsoft Dynamics C5 2016 og løsninger som bruker Simplified UX-objekter.

Du kan opprette en kjøpsfaktura for å registrere kjøpskostnader og spore leverandørgjeld. Hvis du vil kontrollere en beholdning, brukes kjøpsfakturaer også til å oppdatere lagernivåer dynamisk, slik at du kan redusere lagerkostnadene og gi bedre kundeservice. Kjøpskostnadene, inkludert tjenesteutgifter samt lagerverdier som er resultat av bokføring av kjøpsfakturaer, bidrar til fortjenestetall og andre økonomiske KPIer i rollesenteret.

Obs!
Hvis du ikke trenger å kontrollere en innholdsliste eller vise oppdatert fortjenestebeløp, trenger du ikke bruke kjøpsfakturaer til å registrere kjøpene. I stedet kan du behandle kjøp reaktivt når relaterte betalinger forfaller. Hvis du for eksempel bare kjøper ad hoc gjennom leverandørkonti som har månedlige utligning, eller hvis din kontakt med leverandøren bare gjelder utgifter, kan du avgjøre å bare behandle relaterte betalingen som en del av leverandørgjeldsprosessen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Avstemme betalinger manuelt.

Når du mottar lagervarene, eller når den kjøpte tjenesten er fullført, kan du bokføre kjøpsfakturaen for å oppdatere lager- og økonomiposter og aktivere betaling til leverandøren i samsvar med betalingsbetingelsene.

Forsiktig!
Ikke bokfør en kjøpsfaktura før du mottar produktene og kjenner de endelige kostnaden for kjøpet, herunder eventuelle tilleggskostnader. Hvis ikke, kan det hende at lagerverdien og fortjenestebeløpet er skjevt.

Du kan enkelt korrigere eller annullere en bokført kjøpsfaktura før du betaler leverandøren. Dette er praktisk hvis du vil rette en skrivefeil, eller hvis du vil endre kjøpet tidlig i bestillingsprosessen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Korrigere eller annullere ubetalte kjøpsfakturaer. Hvis du allerede har betalt for produktene i den bokførte kjøpsfakturaen, må du opprette en kjøpskreditnota for å reversere innkjøpet. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Behandle bestillingsreturer eller annulleringer.

Produkter kan være både varer og tjenester. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Registrere en nye produkter. Kjøpsfakturaprosessen er den samme for begge produkttyper.

Obs!
I Microsoft Dynamics C5 2016 og løsninger med Simplified UX-objekter og i dette emnet brukes ordet "vare" til å referere til et produkt.

Du kan fylle ut de øverste hurtigfanene på kjøpsfakturaen på to måter, avhengig av om leverandøren allerede er registrert. Dette angis i de alternative trinnene 3.1. til og med 3.5. i fremgangsmåten nedenfor.

Slik oppretter du en kjøpsfaktura:

  1. Velg Åpne kjøpsfakturaer i rollesenteret.

  2. I fanebladet Hjem under Ny velger du Ny.

  3. I feltet Leverandørnavn angir du navnet på en eksisterende leverandør.

    Andre felt i hurtigfanen Kjøpsfaktura fylles nå med standardinformasjon om den valgte leverandøren. Hvis leverandøren ikke er registrert, følger du denne fremgangsmåten:

    1. Skriv inn navnet på den nye leverandøren i feltet Leverandørnavn, og gå deretter du ut av feltet.

    2. Klikk Ja-knappen i dialogboksen som vises.

    3. Velg en mal som du vil basere det nye leverandørkortet på, i Leverandørmaler-vinduet, og velg deretter OK-knappen.

      Det åpnes et nytt leverandørkort som er forhåndsutfylt med informasjon om den valgte leverandørmalen. Navn-feltet er forhåndsutfylt med det nye leverandørnavnet du skrev inn i kjøpsfakturaen i trinn 3.1.

    4. Begynn å fylle ut feltene på leverandørkortet som ikke var forhåndsutfylte fra malen, og felt som er spesifikke for den nye leverandøren, for eksempel adresse og kontaktinformasjon. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Registrere nye leverandører.

    5. Når du har fylt ut leverandørkortet, velger du Lukk-knappen for å gå tilbake til Kjøpsfaktura-vinduet.

      Flere felt i Kjøpsfaktura-vinduet er fylt ut med informasjon du har angitt på det nye leverandørkortet i trinn 3.4. Alle felt som ikke er forhåndsutfylt, kan nå fylles ut direkte i kjøpsfakturaen.

  4. Fyll ut feltene i gruppen Fakturadetaljer som beskrevet i tabellen nedenfor.

    Felt Beskrivelse

    Bokføringsdato

    Angi datoen du vil at kjøpsfakturabokføringen skal registreres. Dagens dato er angitt som standard.

    Bilagsdato

    Angi datoen du vil registrere som opprettelsesdatoen. Dagens dato er angitt som standard.

    Forventet mottaksdato

    Angi datoen du forventer å motta produktene på kjøpsfakturaen. Dagens dato er angitt som standard.

    Mva-bokføringsgruppe - firma

    Angi leverandørens mva-spesifikasjon for å koble transaksjoner gjort for denne leverandøren, med riktig finanskonto i henhold til mva-bokføringsoppsettet.

    Leverandørs fakturanr.

    Angi nummeret som er på fakturadokumentet du mottar fra leverandøren. Dette feltet er obligatorisk.

  5. Fyll ut feltene i gruppen Betalingsdetaljer som beskrevet i tabellen nedenfor.

    Felt Beskrivelse

    Betalingsbet.kode

    Angi en forhåndsdefinert kode for formelen som beregner forfallsdatoen, kontantrabattdatoen og kontantrabattbeløpet på kjøpsfakturaer for leverandøren.

    Forfallsdato

    Angi når kjøpsfakturaen må betales.

    Som standard beregnes feltet som datoen i feltet Bokføringsdato pluss perioden som er definert i feltet Betalingsbet.kode.

    Betalingsmåte - kode

    Angi en forhåndsdefinert kode for metoden leverandøren vanligvis krever for å innkreve betaling, for eksempel bankoverføring eller sjekk.

  6. Fyll ut feltene i hurtigfanen Betal til-leverandøradresser med en alternativ fakturaadresse. Hvis hurtigfanen ikke vises, velger du Betal til-adresse i Vis-gruppen i kategorien Hjem.

    Obs!
    I Navn-feltet kan du angi en leverandør som ikke er registrert ennå. I slike tilfeller følger du de samme trinnene som beskrevet i trinn 3.1 til 3.5.

    De øverste hurtigfanene på kjøpsfakturaen er utfylt. Begynn å fylle ut kjøpsfakturalinjene med lagervarer eller tjenester du kjøper fra leverandøren.

    Obs!
    Hvis du har definert gjentakende bestillingslinjer for leverandøren, for eksempel en månedlig etterfyllingsordre, kan du sette inn denne linjen på fakturaen ved å velge knappen Hent gjentakende bestillingslinjer.

  7. Angi nummeret på en vare eller tjeneste i Varenr.-feltet i hurtigfanen Linjer.

  8. I Antall-feltet angir du antall varer som skal selges.

    Obs!
    For varer av typen Tjeneste er antallet en tidsenhet, for eksempel timer, som angitt i feltet Enhetskode på linjen.

    Feltet Linjebeløp oppdateres for å vise verdien i feltet Direkte enhetskost multiplisert med verdien i feltet Antall .

    Prisen og linjebeløpet vises med eller uten mva, avhengig av hva du valgte i feltet Priser inkl. mva. på leverandørkortet.

  9. Gjenta trinn 7 og 8 for hvert produkt du vil kjøpe fra leverandøren.

    Summene som vises nederst i kjøpsfakturaen, beregnes automatisk når du endrer linjene eller oppretter nye linjer.

  10. I feltet Fakturarabattbeløp angir du et beløp som skal trekkes fra verdien som vises i feltet Totalt inkl. mva. nederst på fakturaen.

    Obs!
    Hvis du har definert fakturarabatter for leverandøren, settes den angitte prosentverdien automatisk inn i feltet Leverandørfakturarabatt-% hvis kriteriene er oppfylt, og det relaterte beløpet settes inn i feltet Fakturarabattbeløp. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Definere betingelser for fakturarabatt.

  11. Velg Bokfør under Bokføring i fanebladet Hjem når du mottar varene eller tjenestene du har kjøpt.

Kjøpet gjenspeiles nå i lager- og økonomiposter, og leverandørbetalingen aktiveres. Kjøpsfakturaen fjernes fra listen over kjøpsfakturaer og erstattes med et nytt dokument i listen over bokførte kjøpsfakturaer, som du åpner fra rollesenteret.

Tips!

Se også