Den generelle versjonen av Microsoft Dynamics NAV kan motta elektroniske fakturaer og kreditnotaer i PEPPOL-format, som støttes av de største leverandørene av dokumentutvekslingstjenester. Hvis du vil motta en faktura fra en leverandør som et elektronisk PEPPOL-dokument, kan du behandle dokumentet i vinduet Inngående dokumenter.

I tillegg til å motta elektroniske dokumenter direkte fra handelspartnere, kan du motta elektroniske dokumenter fra en OCR-tjeneste som har gjort om PDF- eller bildefiler til elektroniske dokumenter. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Bruke OCR til å konvertere PDF- og bildefiler til elektroniske dokumenter.

Før du kan motta elektroniske dokumenter gjennom dokumentutvekslingstjenesten, må du definere forskjellige hoveddata, for eksempel firmainformasjon, leverandører, varer og enheter. Disse brukes til å identifisere forretningspartnere og elementer ved konvertering av data i elementer i den innkommende dokumentfilen til felt i Microsoft Dynamics NAV. Import og datakonvertering av PEPPOL-fakturaer utføres av rammeverket for datautveksling, representert av datautvekslingsdefinisjonen PEPPOL - faktura. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Konfigurere sending og mottak av elektroniske dokumenter. Du må i tillegg konfigurere og aktivere den forhåndskonfigurerte tjenestetilkobling. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Konfigurere en dokumentutvekslingstjeneste.

Før du kan motta elektroniske dokumenter gjennom OCR-tjenesten, må du sette opp og aktiverer den forhåndskonfigurerte tjenestetilkoblingen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Definere OCR-tjenesten.

Trafikk for elektroniske dokumenter inn og ut av administreres av jobbkøfunksjonen. Før du kan motta elektroniske dokumenter, må relevant jobbkø være startet. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Definere jobbkøer.

Du kan enten starte konverteringen av elektroniske dokumenter manuelt, slik det er beskrevet i denne fremgangsmåten, eller du kan aktivere en arbeidsflyt til å konvertere elektroniske dokumenter automatisk når de mottas. Den generelle versjonen av inneholder en arbeidsflytmal, Arbeidsflyten Fra innkommende elektronisk via OCR til Åpne kjøpsfakturaer, som er klar til å bli kopiert til en arbeidsflyt og aktivert. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Arbeidsflyt.

Obs!
Når du konverterer elektroniske dokumenter som er mottatt fra OCR-tjenesten, til dokumenter eller kladdelinjer i Microsoft Dynamics NAV, summeres flere linjer i kildedokumentet på én linje. Enkeltlinjen kommer til å være av typen Finanskonto, og feltene Beskrivelse og Nr. (på finanskonto) kommer til å være tomme. Verdien i Beløp-feltet kommer til å være lik det totale beløpet ekskl. mva. på alle linjene i kildedokumentet.

For å forsikre deg om at feltene Beskrivelse og Nr. er utfylt, kan du velge Tilordne tekst til konto-knappen i Inngående dokumenter -vinduet for å definere at en bestemt fakturatekst alltid er tilordnet en bestemt debet- eller kreditkonto i finans. Videre utfylles Beskrivelse-feltet i dokument- eller kladdelinjer som er opprettet fra et elektronisk dokument for kunden eller leverandøren, med den aktuelle teksten og Nr. -feltet (finanskonto) med den aktuelle kontoen.

I stedet for tilordning til en finanskonto, kan du tilordne til en bankkonto. Dette er praktisk, for eksempel for elektroniske dokumenter for utgifter som allerede er betalt, der du vil opprette en finanskladdelinje som er klar til å bokføre på en bankkonto. Hvis du vil ha mer informasjon og eksempler, ser du Tekst-til-konto-tilordning.

Følgende prosedyre beskriver hvordan du mottar en leverandørfaktura og konverterer den til en kjøpsfaktura i . Fremgangsmåten er den samme når du konverterer en leverandørfaktura til en finanskladdelinje.

Slik mottar og konverterer du en elektronisk faktura til en kjøpsfaktura

  1. Skriv inn Innkommende dokumenter i Søk-boksen, og velg deretter den relaterte koblingen.

  2. Velg linjen for den innkommende dokumentposten som representerer en ny innkommende elektronisk faktura, og velg deretter Rediger under Behandle i kategorien Hjem.

    I Inngående dokument -vinduet blir den relaterte XML-filen koblet til, og de fleste feltene er forhåndsutfylt med informasjon fra den elektroniske fakturaen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Opprette innkommende dokumentposter.

  3. I Datautvekslingstype -feltet velger du PEPPOL - faktura eller OCR - faktura, avhengig av kilden til det elektroniske dokumentet.

  4. Hvis du vil tilordne tekst på leverandørfakturaen til en bestemt debetkonto, velger du Tilordne tekst til konto i kategorien Handlinger i gruppen Generelt, og deretter fyller du ut Tekst-til-konto-tilordning -vinduet. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Tekst-til-konto-tilordning.

  5. I kategorien Handlinger, under Generelt, velger du Opprett dokument.

    Det blir opprettet en kjøpsfaktura i Microsoft Dynamics NAV basert på informasjonen i det elektroniske dokumentet.

    Eventuelle valideringsfeil, vanligvis knyttet til feil eller manglende hoveddata i Microsoft Dynamics NAV, vises i Feilmeldinger-hurtigfanen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Håndtere feil ved mottak av elektroniske dokumenter.

Tips!

Se også