Hvis du bruker lagerstyring, registreres den positive og negative justeringen i justeringshyllen når du registrerer forskjeller i vareantall i hyllene i lagerets varekladd. Antallene blir ikke automatisk bokført i varepostene. Ved passende mellomrom, som er definert av selskapets regler, må du bokføre tilføyingene i justeringshyllen i vareposten slik at varepostens antall stemmer med det faktiske antall varer i lageret. Enkelte selskaper bokfører justeringer i vareposten hver dag, mens andre finner det tilstrekkelig å avstemme hver eller annenhver uke.
Når du utfører en lageropptelling, oppretter du også antall i justeringshyllen for hele forskjellen mellom det beregnede og opptalte antallet. Hvis du imidlertid ønsker å bokføre resultatet av det bestemte lagerets vareopptelling i vareopptellingsposten, og du vil at de bokførte resultatene skal kunne identifiseres som resultat av den bestemte opptellingen, må du gjøre to ting:
-
Før du utfører den vareopptellingen, må du kjøre funksjonen Beregn lagerjust. i varekladden i Lager for de varene du vil telle. Hvis du ikke gjør det, vil tidligere lagerjusteringer for en bestemt vare bli en del av posten for den vareopptellingen.
-
Umiddelbart etter at du har registrert resultatet av vareopptellingen, kjører du funksjonen Beregn Lager i vareopptellingskladden fra menyen Lager for de samme varene som du talte i den vareopptellingen. Programmet beregner antallet for hver vare på bakgrunn av hylleregistreringene, og i feltet Antall beregner det også de nødvendige positive eller negative justeringene i vareposten. Du kan nå bokføre de nøyaktige resultatene av denne vareopptellingen.
Det blir gjort registreringer i justeringshyllen, ikke bare av lageret, men også av bokføringer i vareposten og andre ikke-lagerdokumenter som har forbindelse med lagerantall. Når en innkjøper for eksempel mottar en gave til selskapet, blir gaven bokført i vareposten. Disse varene blir automatisk registrert i justeringshyllen (positiv registrering). Men varene blir ikke tilgjengelige i lageret før en lageransatt registrerer varen i en passende hylle i lagervarekladden, og dermed oppretter et negativt antall i justeringshyllen. Postene for gaven i justeringshyllen vil dermed annullere hverandre, og gaven blir tilgjengelig for plukking i lageret.
De andre dokumentene som oppretter registreringer i justeringshyllen - innkjøpsfakturaer, kjøpskreditnotaer, salgsfakturaer og salgskreditnotaer - blir normalt ikke vurdert i lageret, fordi du ikke kan opprette et mottak eller en levering for dem. De er imidlertid dokumenter som angår selskapets lager. Hvis du for eksempel ikke vil at kunden skal returnere en vare som var skadet ved levering, men bestemmer deg for å utstede en salgskreditnota, må lagertapet på en eller annen måte gjenspeiles i vareposten. Du kan bruke justeringskladden til å gjøre dette. Et annet eksempel er bokføringen av en kjøpsfaktura, som oppretter en positiv registrering i vareposten og i justeringshyllen samtidig.