Bestillingen er hjørnesteinen i funksjonaliteten for innkjøpsadministrasjon. I prinsippet kan en bestilling brukes til å registrere både en fysisk og en økonomisk transaksjon. Bestillinger kan genereres fra forespørsler og rammebestillinger, eller de kan opprettes manuelt.
Generere bestillinger fra forespørsler og rammebestillinger
Forespørsler blir vanligvis opprettet som en bestillingskladd der du kan registrere leverandørens angitte pris, salgsbetingelser og varebeskrivelser. Hvis det er på tide å etterfylle varer på lager, kan lagersjefer på samme måte sende en forespørsel til innkjøpsavdelingen, der det opprettes en forespørsel. Hvis forespørselen godtas, kan den konverteres til en bestilling. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Opprette forespørsler og Konvertere forespørsler til bestillinger.
Rammebestillinger utgjør rammene for en avtale mellom deg og leverandøren. Rammebestillinger blir vanligvis opprettet når du har forpliktet deg til å kjøpe store antall av en vare som skal mottas i flere små forsendelser over tid. Rammeavtaler dekker ofte bare én vare med forhåndsdefinerte leveringsdatoer. På rammebestillingen kan hvert separate mottak defineres som en ordrelinje, som da kan være. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Opprette rammebestillinger og Konvertere rammebestillinger til bestillinger.
Opprette bestillinger manuelt
Du oppretter bestillinger i vinduet Bestilling. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Opprette bestillinger manuelt.
Forskuddsbetalinger
Et forskudd er en betaling for en ordre. Vanligvis må betalingen foretas før ordren behandles. Dette skjer ofte hvis varene spesiallages eller krever kontant betaling.
Når en forskuddsbetaling er konfigurert i en bestilling, kan du opprette en forskuddsfaktura for beløpet som skal forhåndsbetales ved bestilling. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Definere forskuddsprosenter og Opprette forskuddsfakturaer.
Direkte levering
En direkte levering er levering av en vare eller en vareforsendelse fra leverandørene dine til en av kundene dine.
Når du oppretter direkte leveringer, må du opprette en bestilling som knyttes til en ordre. Bestillingen kan opprettes direkte eller indirekte. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Opprette bestillinger med direkte leveringer og Opprette indirekte bestillinger med direkte leveringer.
Selv om salgs- og innkjøpstransaksjonene for den direkte leveringen registreres som vanlige bestillinger, kommer ikke varene i den direkte leveringen fysisk inn på lageret ditt.
Bokføre bestillinger
Når du har fylt ut alle linjene og angitt alle opplysningene i bestillingen, kan du bokføre den. Dette betyr at du oppretter et mottak og en faktura. Feltene Motta (antall) og Fakturer (antall) på en bestilling representerer antallet som bokføringsfunksjonen skal behandle. Verdiene i disse feltene fylles ut automatisk når antallet angis i Antall-feltet på bestillingslinjen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Bokføre bestillinger.
Delvise mottak
Om nødvendig kan antallet i Antall (motta)-feltet reduseres før bokføring, slik at bestillingen delvis mottas.
En bestilling kan ha så mange mottak som kreves for å fullføre bestillingen. Ved bokføring av delvis bestilling vil Mottatt (antall)-feltet angi den fullførte delen av bestillingen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Bokføre delvise mottak.
Mottak
Mottak er første fase i den inngående lagerflyten, og den frigitte bestillingen er en forespørsel til lageret om å forvente at det kommer varer. Så snart den lageransatte bokfører mottaket, blir varene en del av tilgjengelig lagerbeholdning for salg, men ikke klar for plukking ennå. Når lagermottaket er bokført, opprettes det et plasseringsdokument, som er en instruksjon til lagerpersonalet om å flytte mottatte varer fra mottaksområdet til lagerområdet. Plasseringsdokument kan deretter registreres, og varene er tilgjengelige for plukking.
Avhengig av lageroppsettet for lokasjonen foregår mottak og plasseringer i grunnleggende eller avanserte aktiviteter. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Plassere varer med lagerplasseringer og Plassere varer med lagerplasseringer.
Massebokføring
Hvis du vil bokføre flere kjøpsdokumenter, kan du vurdere å massebokføre dokumentene i stedet for å bokføre ett og ett dokument. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Massebokføre bestillinger, fakturaer og kreditnotaer.