En person som ønsker finansinformasjon fra deg, gir deg en taksonomi (et XML-dokument) som inneholder ett eller flere skjemaer med en eller flere linjer som skal fylles ut. Linjene samsvarer med de enkelte økonomiske opplysninger som senderen ber om. Du leser taksonomien inn i programmet og fyller ut skjemaene ved å angi hvilke(n) konto/konti som hører til hver linje, hvilken tidsramme som gjelder, for eksempel bevegelse eller saldo per dato. I noen tilfeller kan du i stedet legge inn en konstant, for eksempel antall ansatte. Du er nå klar til å sende kjøringsdokumentet (et XML-dokument) til den personen som ba om informasjon. Tanken er at dette skjer gjentatte ganger, slik at med mindre det gjøres endringer i taksonomien, trenger du bare eksportere nye kjøringsdokumenter for nye perioder når du blir bedt om det.

XBRL- spesifikasjonen forklarer hva XBRL er, hvordan det er mulig å lage kjøringsdokumenter og taksonomier i XBRL. XBRL-spesifikasjonen gir en teknisk forklaring på hva XBRL er, og er rettet mot et publikum som er teknisk kyndig.

XBRL- skjemaene er de viktigste grunnkomponentene til XBRL. Skjemaet er den fysiske XSD-filen som uttrykker hvordan kjøringsdokumenter og taksonomier bygges opp.

XBRL koblingsbaser er de fysiske XML-filene som inneholder forskjellig informasjon om de elementene som er definert i XBRL-skjemaene, for eksempel etiketter på ett eller flere språk, hvordan de forholder seg til hverandre, hvordan elementene summeres og så videre.

En XBRL- taksonomi er et "ordforråd" eller en "ordbok" som en gruppe har utviklet i samsvar med XBRL-spesifikasjonen for å utveksle forretningsopplysninger.

Et XBRL- kjøringsdokument er en forretningsrapport, for eksempel et regnskap gjort i samsvar med XBRL-spesifikasjonen. Verdiene i kjøringsdokumentet forklares i taksonomien. Et kjøringsdokument er nokså verdiløst hvis du ikke kjenner taksonomien det er laget for.

En taksonomi kan bestå av en grunntaksonomi, for eksempel us-gaap eller IAS, og deretter ett eller flere tillegg. Dermed refererer en taksonomi til ett eller flere skjemaer, som alle er separate taksonomier. Når tilleggstaksonomiene lastes inn i databasen, legges de nye elementene rett og slett til de eksisterende elementene.

I XBRL-spes. 2 beskrives taksonomien i flere XML-filer. Den primære XML-filen er selve taksonomiskjemafilen (XSD-fil) som bare inneholder en usortert liste over elementer eller fakta som skal rapporteres. I tillegg til dette er vanligvis noen koblingsbasefiler (XML) tilknyttet. Koblingsbasisfilene inneholder data som utfyller grunntaksonomien (XSD-fil). Det finnes seks typer koblingsbasefiler, hvorav fire er relevante for Microsoft Dynamics NAV-XBRL. Disse er:

• Etikettkoblingsbase: Denne koblingsbasen inneholder etiketter, eller navn på elementer. Filen kan inneholde etiketter på forskjellige språk, som angis ved hjelp av en XML-egenskap som kalles "lang". XMLs språkidentifikator består vanligvis av to bokstaver, og selv om det skulle være enkelt nok å gjette hva forkortelsene betyr, har de ingenting verken med språkkodene i Windows eller språkkodene i demodataene å gjøre. Når brukeren slår opp i språkene for en taksonomi, vil han derfor se alle etikettene for det første elementet i taksonomien, slik at han kan se et eksempel på hvert av språkene. En taksonomi kan ha flere etikettkoblingsbaser knyttet til seg, så lenge disse koblingsbasene inneholder ulike språk.
  
• Presentasjonskoblingsbase: Denne koblingsbasen inneholder informasjon om strukturen til elementene, nærmere bestemt taksonomiforfatterens forslag til hvordan programmet presenterer taksonomien for brukeren. Koblingsbasen inneholder en rekke hierarkiske koblinger mellom to elementer. Ved hjelp av alle disse koblingene kan elementene vises på en hierarkisk ordnet måte. Merk at det er nettopp dette presentasjonskoblingsbasen gjør: Den presenterer elementene for brukeren.
  
• Beregningskoblingsbase: Denne koblingsbasen inneholder informasjon om evt. opprulling av elementer. Strukturen ligner på presentasjonskoblingsbasen, bortsett fra at hver kobling er vektet. Vektingen kan være 1 eller -1, og angir om elementet skal legges til eller trekkes fra et overordnet element i hierarkiet. Merk at opprulleringene ikke nødvendigvis stemmer overens med den grafiske presentasjonen.
  
• Referansekoblingsbase: Referansekoblingsbasen er en xml-fil som inneholder tilleggsopplysninger om de dataene som taksonomiforfatteren trenger.