Som et alternativ til å sende dokumenter som filvedlegg via e-post, kan du sende og motta dem elektronisk. Med elektronisk dokument menes en standardkompatibel fil som representerer et forretningsdokument, for eksempel en faktura fra en leverandør som du kan motta og konvertere til en kjøpsfaktura Microsoft Dynamics NAV. Utvekslingen av elektroniske dokumenter mellom to handelspartnere uføres ved hjelp av en ekstern leverandør av dokumentutvekslingstjenester. Den generelle versjonen av Microsoft Dynamics NAV kan sende og motta elektroniske fakturaer og kreditnotaer i PEPPOL-format, som støttes av de største leverandørene av dokumentutvekslingstjenester. En større leverandør av dokumentutvekslingstjenester er forhåndskonfigurert og klar til å bli definert for firmaet. Hvis du vil ha støtte for andre elektroniske dokumentformater, må du opprette nye datautvekslingsdefinisjoner ved hjelp av rammeverket for datautveksling.

Fra PDF- eller bildefiler som representerer inngående dokumenter, kan du få en ekstern OCR-tjeneste (optisk tegngjenkjenning) til å opprette elektroniske dokumenter som du deretter kan konvertere til dokumentposter i Microsoft Dynamics NAV, på samme måte som for elektroniske PEPPOL-dokumenter. Når du for eksempel mottar en faktura i PDF-format fra leverandøren, kan du sende den til OCR-tjenesten fra Inngående dokumenter-vinduet. Etter noen få sekunder får du filen tilbake som en elektronisk faktura som kan konverteres til en kjøpsfaktura for leverandøren. Hvis du sender filen til OCR-tjenesten via e-post, opprettes deretter en ny post for inngående dokument automatisk når du får det elektroniske dokumentet tilbake.

Hvis du for eksempel vil sende en salgsfaktura som et elektronisk PEPPOL-dokument, velger du alternativet Elektronisk dokument i dialogboksen Bokfør og send. Herfra kan du også angi kundens standardprofil for dokumentsending. Først må du definere forskjellige hoveddata, for eksempel firmainformasjon, kunder, varer og enheter. Disse brukes til å identifisere forretningspartnere og elementer når du konverterer data i feltene i Microsoft Dynamics NAV til elementene i den utgående dokumentfilen. Datakonverteringen og sendingen av PEPPOL-salgsfakturaen blir utført av dedikerte kodeenheter og XML-porter, representert av det elektronisk dokumentformatet PEPPOL.

Hvis du for eksempel vil motta en faktura fra en leverandør som et elektronisk PEPPOL-dokument, kan du behandle dokumentet i vinduet Inngående dokumenter for å konvertere det til en kjøpsfaktura i Microsoft Dynamics NAV. Du kan angi jobbkøfunksjonen til å behandle slike filer med jevne mellomrom, eller du kan starte prosessen manuelt. Først må du definere forskjellige hoveddata, for eksempel firmainformasjon, leverandører, varer og enheter. Disse brukes til å identifisere forretningspartnere og elementer når du konverterer data i elementer i den innkommende dokumentfilen til felt i Microsoft Dynamics NAV. Mottak og datakonvertering av PEPPOL-fakturaer utføres av rammeverket for datautveksling, representert av datautvekslingsdefinisjonen PEPPOL - faktura.

Hvis du for eksempel vil motta en faktura som et elektronisk OCR-dokument, behandler du den når du mottar et elektronisk PEPPOL-dokument. Mottak og konvertering av elektroniske dokumenter fra OCR utføres av rammeverket for datautveksling, representert av datautvekslingsdefinisjonen OCR - faktura.

Filformatene for utveksling av bankdata med ERP-systemer varierer avhengig av leverandøren av filen og landet/regionen. Den generelle versjonen av Microsoft Dynamics NAV støtter import og eksport av SEPA-bankfiler (Single Euro Payments Area) og en konverteringstjeneste for bankdata fra ekstern leverandør, AMC Consult. Hvis du vil ha støtte for andre elektroniske dokumentformater, kan du bruke rammeverket for datautveksling.

Hvis du vil eksportere SEPA-kredittoverføringer, velger du Eksporter betalinger til fil-knappen i Utbetalingskladd-vinduet, og deretter laster du opp filen for å behandle betalinger i banken. Først må du definere forskjellige hoveddata, for eksempel bankkonto, leverandører og betalingsmåter. Datakonvertering og eksport av SEPA-bankdata utføres av en dedikert kodeenhet og XML-port, representert av oppsettet for bankeksport/-import for SEPA-kredittoverføring. Du kan eventuelt definere konverteringstjenesten for bankdata til å utføre eksporten, representert av datautvekslingsdefinisjonen Tjeneste for bankdatakonvertering - kredittoverføring.

Hvis du vil eksportere instruksjoner for SEPA Direct Debit, velger du Eksporter Direct Debit-fil-knappen i Direct Debit-oppkrevinger-vinduet, og sender deretter til banken for automatisk å samle inn de aktuelle kundebetalingene. Du må først definere bankkontoer, kunder, direct debit-belastningsfullmakter og betalingsmåter. Datakonvertering og eksport av SEPA-bankdata utføres av en dedikert kodeenhet og XML-port, representert av oppsettet for bankeksport/-import for SEPA Direct Debit.

Hvis du vil importere SEPA-bankkontoutdrag, kan du velge knappen Importer bankkontoutdrag i vinduene Utbetalingsavstemmingskladd og Bankkontoavstemming, og deretter fortsette å bruke hver enkelt bankkontoutdragspost på betalinger eller bankkontoposter, manuelt eller automatisk. Du må først definere bankkontoer. Import og datakonvertering av SEPA-bankdata utføres av rammeverket for datautveksling, representert av datautvekslingsdefinisjonen SEPA CAMT. Du kan eventuelt definere konverteringstjenesten for bankdata til å utføre importen, representert av datautvekslingsdefinisjonen Tjeneste for bankdatakonvertering - bankkontoutdrag.

De lokale versjonene av Microsoft Dynamics NAV støtter i tillegg diverse andre filformater for import/eksport av bankdata, lønnstransaksjoner og andre data. Hvis du vil ha mer informasjon, se hjelpen for "Lokal funksjonalitet" i ditt lands versjon av Microsoft Dynamics NAV.

Du kan definere en ekstern tjeneste for å holde valutakurser oppdatert. Tjenesten som leverer oppdaterte valutakurser, er aktivert som en datautvekslingsdefinisjon. Tilsvarende er vinduet Valutakurstjeneste en komprimert visning av Datautvekslingsdefinisjon-vinduet for den aktuelle datautvekslingsdefinisjonen.

For alle utvekslinger av data i XML-filer kan du klargjøre datautvekslingsoppsettet ved å laste inn den relaterte XML-skjemafilen i Visningsprogram for XML-skjema -vinduet. Her velger du dataelementene du vil utveksle med Microsoft Dynamics NAV, og deretter initialiserer du en datautvekslingsdefinisjon eller genererer en XML-port.

Tabellen nedenfor beskriver en sekvens av oppgaver, og har koblinger til emnene som beskriver dem.

Begreper