Ved hjelp av Forbindelser kan du søke etter kontaktduplikater. Søking etter kontaktduplikater er bare aktuelt når gjelder kontaktselskaper (og ikke kontaktpersoner).
Du kan søke etter duplikater på to måter.
-
Du kan angi at Microsoft Dynamics NAV automatisk skal søke etter duplikater hver gang du oppretter kontakter. Hvis du vil gjøre dette, merker du av for Autosøk etter duplikater i vinduet Markedsføringsoppsett.
-
Du kan søke etter duplikater manuelt. I dette tilfellet må du foreta søk med jevne mellomrom, for eksempel etter at du har angitt en ny kontakt.
Søkestrenger
Når Microsoft Dynamics NAV søker etter duplikater, blir det brukt søkestrenger. Du kan definere søkestrenger i vinduet Oppsett for dupl. søkestrenger ved å kombinere de første og siste tegnene i hvilket som helst av de følgende feltene i tabellen Kontakt:
- Navn
- Navn 2
- Adresse
- Adresse 2
- Postnummer
- Sted
- Telefonnr.
- VAT-registreringsnr.
Hver gang du genererer søkingen etter duplikater eller oppretter et kontaktselskap, sammenligner Microsoft Dynamics NAV søkestrengen for den nye kontaktpersonen med søkestrengene for andre kontakter. Hvis prosentandelen med identiske strenger er større enn eller lik søketreffprosenten du har definert i vinduet Markedsføringsoppsett, betrakter Microsoft Dynamics NAV kontakten som et duplikat.
Eksempel
Tabellen nedenfor viser eksempler på søkestrenger som kan defineres i vinduet Oppsett for dupl. søkestrenger.
| Felt | Del av felt | Lengde |
|---|---|---|
Navn | Første | 5 |
Navn | Siste | 5 |
Adresse | Første | 5 |
Adresse | Siste | 5 |
Sted | Første | 5 |
Sted | Siste | 5 |
Postnummer | Første | 5 |
Postnummer | Siste | 5 |
VAT-registreringsnr. | Første | 5 |
VAT-registreringsnr. | Siste | 5 |
Følgende tabell viser informasjon for en eksempelkontakt.
| Felt | Verdi |
|---|---|
Navn | United Furnishing Ltd. |
Adresse | 45 Lindon Road |
Sted | Bergen |
Postnummer | SW39GY |
VAT-registreringsnr. | 123456789 |
Følgende tabell viser resultatene av et søk basert på strenger fra eksempelkontakten i forrige tabell.
| Felt | Del av felt | Lengde | Strengresultat |
|---|---|---|---|
Navn | Første | 5 | UNITE |
Navn | Siste | 5 | NGLTD |
Adresse | Første | 5 | 45LIN |
Adresse | Siste | 5 | NROAD |
Sted | Første | 5 | LONDO |
Sted | Siste | 5 | ONDON |
Postnr. | Første | 5 | SW39G |
Postnr. | Siste | 5 | W39GY |
Organisasjonsnr. | Første | 5 | 12345 |
Organisasjonsnr. | Siste | 5 | 45678 |
Hvis du har angitt en søketreffprosent på 60 % i vinduet Markedsføringsoppsett, betraktes to kontakter som duplikater hvis seks eller flere av disse ti strengene er identiske med søkestrenger for en annen kontakt.
Du kan se en liste over duplikater i vinduet Kontaktduplikater. Du kan angi at de to kontaktene er separate kontakter. Hvis de to kontaktene er virkelige duplikater, må du fjerne ett av dem manuelt ved å slette kontaktkortet for duplikatet.