Når du velger Bokfør i et salgsdokument, kan du velge mellom følgende bokføringsfunksjoner:
- Kontrollrapport
- Bokfør
- Bokfør og skriv ut
- Massebokfør
Når du har fylt ut alle linjene og angitt alle opplysningene i ordren, kan du bokføre den. Dette oppretter en levering og en faktura.
Når en ordre bokføres, oppdateres kundens konto, finans og varepostene.
For hver ordre opprettes en salgspost i Finanspost-tabellen. Det opprettes også en post på kundens konto i Kundepost-tabellen, og en finanspost opprettes i den relevante samlekontoen. I tillegg kan bokføring av bestillingen resultere i en mva-post og en finanspost for rabattbeløpet. Om en rabattpost skal bokføres, avhenger av innholdet i feltet Rabattbokføring i Salgsoppsett-tabellen.
For hver ordrelinje opprettes det en varepost i tabellen Varepost (hvis salgslinjen inneholder varenumre), eller det opprettes en finanspost i tabellen Finanspost (hvis salgslinjen inneholder en finanskonto). Hvis lokasjonen er definert til å bruke hyller og du har angitt en hyllekode på ordrelinjene, vil det opprettes en lagerpost i Lagerpost.
I tillegg til dette registreres alltid ordrer i tabellene Følgeseddelhode og Salgsfakturahode.
Før du starter selve bokføringen, kan du skrive ut en kontrollrapport. Hvis du vil skrive ut rapporten, går du til kategorien Handlinger og velger Bokføring og velger deretter Kontrollrapport.
 Viktig! |
|---|
| Når du bokfører en ordre, kan du opprette både en følgeseddel og en faktura. Dette kan gjøres samtidig eller hver for seg. Du kan også opprette en delvis levering og en delfaktura ved å fylle ut feltene Levere (antall) eller Fakturer (antall) på de enkelte ordrelinjene før du bokfører. Merk at du ikke kan opprette en faktura for noe som ikke er levert. Det vil si at for å kunne fakturere, er det nødvendig at du på forhånd har registrert en levering, eller at du velger å levere og fakturere samtidig. |
Du kan enten bokføre eller bokføre og skrive ut. Hvis du velger å bokføre og skrive ut, skrives det ut en rapport når ordren bokføres. Du kan også velge funksjonen Massebokfør for å bokføre flere ordrer samtidig.
Når bokføringen er utført, fjernes de bokførte salgslinjene fra bestillingen. En melding viser når bokføringen er gjennomført. Etter dette vil du kunne se de bokførte postene i de forskjellige vinduene som inneholder bokførte poster, for eksempel Kundeposter, Finansposter, Vareposter, Lagerposter, Bokført følgeseddel og Bokført salgsfaktura.