Når du velger Bokfør i et kjøpsdokument, kan du velge mellom følgende bokføringsfunksjoner:
- Kontrollrapport
- Bokfør
- Bokfør og skriv ut
- Massebokfør
Når du har fylt ut alle linjene og angitt alle opplysningene i bestillingen, kan du bokføre den. Det vil si at du oppretter et mottak og en faktura.
Når en bestilling bokføres, oppdateres leverandørens konto, finans og varepostene.
For hver bestilling opprettes det en kjøpspost i Finanspost-tabellen. Det opprettes også en post på leverandørens konto i Leverandørpost-tabellen, og en finanspost opprettes i den relevante samlekontoen. I tillegg kan bokføring av bestillingen resultere i en mva-post og en finanspost for rabattbeløpet. Om en rabattpost skal bokføres, avhenger av innholdet i feltet Rabattbokføring i Kjøpsoppsett-tabellen.
For hver bestillingslinje opprettes det en varepost i tabellen Varepost (hvis bestillingslinjen inneholder varenumre), eller en finanspost i tabellen Finanspost (hvis bestillingslinjen inneholder en finanskonto). Hvis din lokasjon er definert for bruk av hyller, blir en lagerpost opprettet i tabellen Lagerpost.
I tillegg registreres alltid bestillinger i tabellene Mottakshode og Kjøpsfakturahode.
Før du starter bokføringen, kan du skrive ut en kontrollrapport som viser alle opplysningene i bestillingen, samt eventuelle feil. Hvis du vil skrive ut rapporten, velger du Handlinger og Bokføring, og deretter velger du Kontrollrapport.
 Viktig! |
|---|
| Når du bokfører en bestilling, kan du opprette både et mottak og en faktura. Dette kan gjøres samtidig, eller hver for seg. Du kan også opprette et delvist mottak og en delfaktura ved å fylle ut feltene Motta (antall) og/eller Fakturer (antall) på de enkelte bestillingslinjene før du bokfører. Legg merke til at du ikke kan opprette en faktura for noe som ikke er mottatt. Det vil si at for å kunne fakturere, må du på forhånd ha registrert et mottak, eller du må velge å motta og fakturere samtidig. |
Du kan enten bokføre eller bokføre og skrive ut. Hvis du velger å bokføre og skrive ut, skrives det ut en rapport når ordren bokføres. Du kan også velge funksjonen Massebokfør for å bokføre flere bestillinger samtidig.
Når bokføringen er utført, fjernes de bokførte kjøpslinjene fra bestillingen. En melding viser når bokføringen er gjennomført. Etter dette vil du kunne se de bokførte postene i de forskjellige vinduene som inneholder bokførte poster, for eksempel Kundeposter, Finansposter, Vareposter, Lagerposter, Kjøpsmottak og Kjøpsfaktura.
 Forsiktig! |
|---|
Planleggingssystemet vil prøve å konsolidere forsyninger, for eksempel ved å øke eksisterende bestillingslinjer for å inkludere nytt behov for samme vare og leverandør.
Hvis en bestillingslinje med en verdi i feltet Prosjektnr. økes av planleggingssystemet, bokføres det kombinerte innkjøpsantallet som forbrukt av det tilknyttede prosjektet, og gir dermed feil prosjektkostnader. Du bør derfor være ekstra oppmerksom ved bokføring av bestillingslinjer som inneholder et prosjektnummer. Du kan også forhindre problemet på følgende måter:
|