Hvis du bruker andre moduler i tillegg til Finans og bokfører til kontoer som Kunder, Leverandører, Varer eller Ressurser, må du definere en kobling mellom disse kontoene og finanskontoene. Hvis du bare bruker Finans-modulen, er det ikke nødvendig å definere bokføringsgrupper.

Bokføringsgrupper brukes til å opprette disse koblingene mellom de ulike modulene og modulen Finans. Du må derfor ha konfigurert kontoplanen før du kan opprette bokføringsgrupper. Når salg, kjøp og andre transaksjoner registreres og bokføres der en bestemt finanskonto ikke er direkte angitt, gir bokføringsgrupper tilordningen til de riktige kontoene. I salget av en vare til en kunde i en ordre er for eksempel ingen finanskonti angitt direkte. Når Naviger-funksjonen imidlertid er fullført, viser gjennomgangen av en bokført faktura poster som ble bokført i finans. Dette skjer fordi kunder og varer var tilordnet bokføringsgrupper for å identifisere finanskontiene.

Det finnes tre hovedtyper bokføringsgrupper som tar seg av salg av beholdning og ressurser til kunder og kjøp av beholdning fra leverandører:

Generelle bokføringsgrupper

Generelle bokføringsgrupper legges til i Kunder, Leverandører, Varer og Ressurser for å koble vare- og/eller ressurstransaksjoner fra kjøps- og salgsdokumenter samt varekladder og prosjektkladder til Finans.

  • Generelle bokføringsgrupper: Angir "hvem vi selger til" (Kunder) og "hvem vi kjøper fra" (Leverandører).
  • Generelle produktbokføringsgrupper: Angir "hva vi selger" (Varer og Ressurser) eller "hva vi kjøper" (Varer).
  • Generelt bokføringsoppsett: Et matrisevindu som kombinerer bokføringsgrupper for firma og produkt. Med hver kombinasjon kan brukeren fastsette hvilke kontoer det skal bokføres til:
    • Salg og kjøp
    • Kreditnotaer for salg og kjøp
    • Faktura- og betalingsrabatter for salg og kjøp
    • Solgte varers kost og lagerjustering
    • Utlignet kjøpspris/produksjonskost og utlignet indirekte kostnad
    • Kjøpsavvik

Det finnes unntak, men den generelle bokføringsoppsett-matrisen brukes vanligvis til å angi resultatregnskapkontiene du vil bokføre til. Du kan tilordne et annet sett med finanskonti for hver kombinasjon av firma- og varebokføringsgrupper. Du kan bokføre salget av samme vare til forskjellige salgskontoer i Finans fordi kunder er tilordnet ulike bokføringsgrupper for firma. Du kan bruke samme finanskonto til ulike kombinasjoner, slik at du kan bruke bokføringsgruppefiltre på rapporter.

Bokføringsgruppe - firma

Du tilordner bokføringsgrupper for firma til kunder og leverandører. Angi en kode og en beskrivelse for bokføringsgruppen i vinduet Shortcut iconBokføringsgrupper - firma.

Når du definerer firmagrupper, må du vurdere følgende:

  • Hvor mange grupper du trenger for å bryte ned salg etter kunder.
  • Hvor mange grupper du trenger for å bryte ned kjøp etter leverandører.

Firmagruppene kan defineres til å gruppere kunder og leverandører etter geografiske områder (innenlands, EU-land/-regioner, utenlands og så videre) eller firmatype (detaljist, industri, grossist, service), eller til å skille mellom privat og offentlig sektor. Antallet grupper er direkte relatert til kontoplanen.

Hvis du ikke vil skille salg og kjøp etter kunde eller leverandør, er det ikke nødvendig å definere noen bokføringsgrupper for firma.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du definerer firmagrupper, kan du se Opprette firmagrupper.

Bokføringsgruppe - vare

Du tilordner bokføringsgrupper for vare til varer og ressurser. Angi en kode og en beskrivelse for bokføringsgruppen i vinduet Shortcut iconBokføringsgrupper - vare.

Når du definerer varegrupper, må du vurdere følgende:

  • Hvor mange grupper du trenger for å bryte ned salg etter produkter (varer og ressurser).
  • Hvor mange grupper du trenger for å bryte ned kjøp etter varer.

Eksempler på hvordan bokføringsgrupper for vare kan deles inn, er Råmaterialer, Detaljist, Ressurser, Kapasiteter og så videre. Bokføringsgruppene for vare gir de viktigste varegruppene som gjenspeiles i kontoplanen. Hver lagervare og ressurs tilordnes en bokføringsgruppe for vare.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du definerer produktgrupper, kan du se Opprette varegrupper.

Generelt bokføringsoppsett

I Shortcut iconGenerelt bokføringsoppsett-vinduet kan du tilordne et nytt sett med finanskontoer for hver kombinasjon av firma- og varebokføringsgrupper. Resultatet er at det er mulig å bokføre salget av samme vare til forskjellige salgskonti i Finans fordi kunder er tilordnet forskjellige bokføringsgrupper for firma.

Hvis du bruker lager, bør du angi en linje for hver bokføringsgruppe for vare med en tom bokføringsgruppe for firma tilordnet, i tillegg til å angi alle mulige kombinasjoner av bokføringsgrupper for firma og vare. En forekomst der denne kombinasjonen er nødvendig, er ved bokføring av aktivitet fra varekladder når ingen kunde eller leverandør er tilordnet transaksjonen.

Hvis du vil ha mer informasjon om kombinasjoner av bokføringsgrupper for firma og produkt, kan du se Opprette kombinasjoner av firmagrupper og varegrupper.

Kopiere linjer for bokføringsoppsett

Jo flere bokføringsgrupper for vare og firma du har, desto flere linjer vil du se i vinduet Generelt bokføringsoppsett. Dette kan innebære mye dataregistrering for å definere det generelle bokføringsoppsettet for firmaet. Selv om det kan være mange ulike kombinasjoner av bokføringsgrupper for firma og vare, kan de ulike kombinasjonene likevel bokføre til de samme finanskontoene. Du kan begrense mengden manuell registrering ved å kopiere finanskontoene fra en eksisterende linje i vinduet Generelt bokføringsoppsett.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du kopierer finanskonti fra et eksisterende linje, kan du se Kopiere linjer for generelt bokføringsoppsett.

Bestemte bokføringsgrupper

Formålet med bestemte bokføringsgrupper er å koble de underliggende postene (for eksempel kundepostene) til Finans. Dette gjør at du for eksempel kan bruke salgsdokumenter, i stedet for å bokføre direkte til Finans. Når kundeposter opprettes, sikrer bokføringsgruppene at tilsvarende poster opprettes i Finans.

Det finnes bestemte bokføringsgrupper for følgende:

  • Kunder: Denne bokføringsgruppen tilknytter kontoen for kortsiktige fordringer, kontoer for kontantrabatt, kontoer for faktura og applikasjonsavrunding samt kontoer for renter og gebyrer relatert til kunder.
  • Leverandører: Denne bokføringsgruppen tilknytter kontoen for leverandørgjeld, kontoer for kontantrabatt, kontoer for faktura og applikasjonsavrunding samt kontoer for renter og gebyrer relatert til leverandører.
  • Lager: Denne bokføringsgruppen brukes til å angi lageret. Hver bokføringsgruppe for lager kombineres deretter med hver passende Lokasjonskode i vinduet Lagerbokføringsoppsett. For hver kombinasjon kan du tilknytte lagerkontoene, VIA-kontoen og andre avvikskontoer relatert til lager i kontoplanen.
  • Bankkonti: Denne bokføringsgruppen tilknytter en bankfinanskonto til en bankkonto i programmet.
  • Aktiva: Denne bokføringsgruppen angir kontoene som transaksjoner som involverer aktiva, bokføres til.

Når inngående saldoer er angitt i kontoplanen for underliggende poster (for eksempel kortsiktige fordringer), bør du fjerne merket for Direkte bokføring på finanskortet.

Bokføringsgrupper - kunde

Angi en kode og en beskrivelse for bokføringsgruppen i vinduet Shortcut iconBokføringsgrupper - kunde. Dette vinduet definerer hvilke konti som brukes når transaksjoner for kortsiktige fordringer bokføres til Finans. Hver kunde må tilhøre en bokføringsgruppe fordi kundens bokføringsgruppe forteller systemet hvor transaksjoner som er forbundet med den aktuelle kunden, skal bokføres. Du kan opprette så mange bokføringsgrupper for kunde som du vil.

Hvis du bruker lager i forbindelse med kundekonto, er det kombinasjonen av bokføringsgruppen for firma som er tilordnet kundene, og bokføringsgruppen for vare som er tilordnet lagervaren, som fastsetter hvilke kontoer ordrelinjeposten bokfører til i Finans.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du definerer kundebokføringsgrupper, kan du se Definere kundebokføringsgrupper.

Bokføringsgrupper - leverandør

Angi en kode og en beskrivelse for bokføringsgruppen i vinduet Shortcut iconBokføringsgrupper - leverandør. Dette vinduet definerer hvilke konti som brukes når transaksjoner for kortsiktige fordringer bokføres i Finans. Hver leverandør må tilhøre en bokføringsgruppe fordi leverandørens bokføringsgruppe forteller systemet hvor transaksjoner som er tilknyttet leverandørkonto, gebyrkonti og konti for kontantrabatt, skal bokføres. Du kan opprette så mange bokføringsgrupper for leverandør som du vil.

Hvis du bruker lager i forbindelse med leverandørkonto, er det kombinasjonen av bokføringsgruppen for firma som er tilordnet leverandørene, og bokføringsgruppen for vare som er tilordnet lagervaren, som fastsetter hvilke kontoer bestillingslinjeposten bokfører til i Finans.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du definerer bokføringsgrupper for leverandør, kan du se Definere leverandørbokføringsgrupper.

Bokføringsgrupper - lager

Med bokføringsgrupper for vare kan du definere balanselagerkontiene for de forskjellige varene. Angi en kode og en beskrivelse for bokføringsgruppen i vinduet Shortcut iconBokføringsgrupper - lager.

Hver vare må ha en bokføringsgruppe for vare og en bokføringsgruppe for lager tilordnet. Varens bokføringsgruppe forteller systemet hvor transaksjoner som er knyttet til den aktuelle varen, skal bokføres.

Bokføringsgrupper for lager gir også et ideelt utgangspunkt for organisering av lageret. Når du genererer rapporter, kan du skulle varer ved hjelp av bokføringsgruppene.

Lagerbokføringsoppsett

Når du har konfigurert bokføringsgruppene for lager, bruker du vinduet Shortcut iconLagerbokføringsoppsett til å opprette koblinger mellom bokføringsgrupper for lager, lagerlokasjoner og finanskonti. Når du bokfører vareangitte poster, bokføres de til finanskontoen som er definert for kombinasjonen av bokføringsgruppe for lager og lokasjonen som er koblet til varen. Vær oppmerksom på at de eneste to kontiene som kreves i begynnelsen, er Lagerkonto og Lagerkonto (midlertidig). De andre kontiene gjelder bestemte moduler du kanskje ikke bruker.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du definerer lagerbokføringsgrupper, kan du se Definere lagerbokføringsgrupper.

Bokføringsgrupper - bank

Bokføringsgrupper for bankkonto brukes til å tilordne en bankfinanskonto til en bankkonto i programmet. Hver bankkonto bør knyttes til en unik finanskonto ved hjelp av en bokføringsgruppe, for å forenkle sporing av transaksjoner og bankavstemminger.

Hvis du vil ha mer informasjon om tilordning av en bankfinanskonto til en bankkonto, kan du se Opprette bankbokføringsgrupper.

Bokføringsgrupper - aktiva

Med bokføringsgrupper for aktiva kan du opprette koblinger mellom aktiva og Finans, der Finans-integrasjon er aktivert. Bokføringsgrupper gjør det også mulig med aktivagrupper, for statistikkformål.

I vinduet Shortcut iconBokf.grupper - aktiva må du angi en kode for hver aktivagruppe du vil arbeide med.

  • Du angir finanskontonumrene som trengs for de ulike typene utgifter og kost.
  • Du definerer kontoene for anskaffelseskost, akkumulerte avskrivningsbeløp, anskaffelseskost ved salg, akkumulert avskrivning ved salg, vinning ved salg, tap ved salg, vedlikeholdsutgifter og avskrivningsutgifter.

Vær oppmerksom på at ikke alle konti vises i standardoppsettet. Hvis du vil se alle feltene, klikker du Bokføringsgrp., Kort for å åpne vinduet Kort for bokf.grp.- aktiva. Du kan se alle kontofeltene på hurtigfanene Generelt og Motkonto. Vinduet Kort for bokf.grp.- aktiva gir deg god oversikt over kontostrukturen for bokføringsgruppen. Hver aktivabokføringstype kan ha mer enn én relasjon til en finanskonto. I de fleste tilfeller brukes samme konto til alle typer avskrivning. Bare kontoen for avskrivningskost er annerledes, fordi den er koblet til en mva-bokføringsgruppe.

Mva-bokføringsgrupper

Merverdiavgift (mva) er en transaksjonsavgift. Mva betales av sluttkunden, inkludert bedrifter. Prinsippene for oppsett av mva-bokføringsgrupper, både for firma og vare, ligner på prinsippene som brukes til å definere generelle bokføringsgrupper.

  • Mva-bokføringsgrupper: Angir "hvem vi selger til" (Kunder) og "hvem vi kjøper fra" (Leverandører).
  • Mva-produktbokføringsgrupper: Angir "hva vi selger" (Varer og Ressurser) eller "hva vi kjøper" (Varer).
  • Mva-bokføringsoppsett: Et matrisevindu som kombinerer bokføringsgrupper for firma og produkt. For hver kombinasjon kan du fylle ut mva-prosent, mva-beregningstype og finanskontonumre for bokføring av mva i forbindelse med:
    • Salg
    • Kjøp
    • Snudd avregning
    • Om mva beregnes på nytt når en betalingsrabatt gis eller mottas

Mva-bokføringsgruppe - firma

I vinduet Shortcut iconMva-bokføringsgrupper - firma definerer du mva-bokføringsgrupper for firma for å skille mellom ulike typer kunder og leverandører. Du kan bruke mva-bokføringsgrupper for firma til å fastsette beregning og bokføring av mva, for eksempel ved å angi om kunden eller leverandøren som er involvert i transaksjonen, befinner seg i eller utenfor EU.

Før du oppretter mva-bokføringsgrupper for firma, må du angi hvor mange forskjellige grupper du trenger. Dette avhenger av en rekke faktorer, for eksempel av den lokale lovgivningen og om du handler både innen- og utenlands.

På hvert kunde- og leverandørkort må du angi den koden som representerer hvilken gruppe kunden eller leverandøren tilhører. I enkelte situasjoner er mva inkludert i prisen for varer og tjenester på vare- eller ressurskort. I slike tilfeller må du fylle ut en mva-bokføringsgruppe for firma i feltet Mva-bokf.gruppe - firma (pris) for kunder eller leverandører du utveksler disse varene og tjenestene med.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du definerer mva-bokføringsgrupper for firma, kan du se Opprette mva-bokføringsgrupper for firma.

Mva-bokføringsgruppe - vare

I vinduet Shortcut iconMva-bokføringsgrupper - vare definerer du mva-bokføringsgruppen for vare for å angi at ulike mva-beregninger trengs for de ulike typene varer eller ressurser du kjøper eller selger.

På hvert vare- og ressurskort må du skrive inn koden for mva-bokføringsgruppen for vare som representerer gruppen varen eller ressursen tilhører.

Mva-bokføringsoppsett

I vinduet Shortcut iconMva-bokføringsoppsett bestemmer du hvilke konti mva. skal bokføres på.

Mva-bokføringsoppsettet består av kombinasjoner av mva-bokføringsgrupper for firma og mva-bokføringsgrupper for vare. Du kan definere så mange kombinasjoner du trenger, og knytte ulike finanskonti til hver kombinasjon. For hver kombinasjon fyller du ut en mva-prosent, mva-beregningstype og kontonumre for bokføring av mva. i forbindelse med salg, kjøp og mottaker-mva.

Når du fyller ut en linje i en finanskladd, bestillingslinje eller salgslinje, kontrolleres vinduet Mva-bokføringsoppsett for å avgjøre hvilke konti som skal brukes i denne bestemte kombinasjon av mva-bokføringsgruppe for firma og mva-bokføringsgruppe for vare.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du definerer kombinasjoner av mva-bokføringsgrupper, kan du se Opprette kombinasjoner av mva-bokføringsgrupper - firma og mva-bokføringsgrupper - vare.

Eksempel på kobling av bokføringsgruppe

Kundekortet inneholder bokføringsgruppen for firma og bokføringsgruppen for kunde. Varekortet inneholder bokføringsgruppen for vare og bokføringsgruppen for lager. Når et salgsdokument opprettes, hentes informasjonen fra kundekortet inn i salgshodet, og informasjonen fra varekortet hentes inn i salgslinjene.

  • Inntektsbokføringen (resultat) fastsettes av kombinasjonen av bokføringsgruppen for firma og bokføringsgruppen for vare i vinduet Generelt bokføringsoppsett.
  • Bokføringen av kortsiktige fordringer (balanse) fastsettes av bokføringsgruppen for kunde.
  • Lagerbokføringen (balanse) fastsettes av bokføringsgruppen for lager.
  • Bokføringen av solgte varers kost (resultat) fastsettes av kombinasjonen av bokføringsgruppen for firma og bokføringsgruppen for vare.

Når bokføring til disse kontiene skjer, avhenger av oppsettet. Bokføringstidspunktet påvirkes for eksempel av når du utfører periodiske aktiviteter (Bokfør lagerkost i Finans og Juster kost for vareposter), og av om det er merket av for Automatisk kostbokføring eller ikke i Lageroppsett-vinduet.

Se også