Sporer kjøpene fra opprettelsen av et tilbud til mottak av den endelige bestillingen. Du kan opprette fakturaer, og varelageret kan oppdateres automatisk i forbindelse med kjøpet.
Alle tabellene henger sammen, og informasjon i feltene overføres fra ett sted i programmet til et annet, slik at du bare behøver å sette inn informasjonen én gang. I tillegg kan du endre informasjonen i hvert hode eller på hver linje hvis du trenger det.
Bestillingshodet danner grunnlaget for alle transaksjoner som har med kjøp og kjøpsregistrering å gjøre. Uansett hvilken type kjøpsdokument du oppretter, kan du bruke samme informasjon, selv om den vil vises i ulike vinduer.
Alle dokumenter relatert til Kjøp-modulen består av et bestillingshode og et antall bestillingslinjer.
Bestillingshodet inneholder alle relevante opplysninger om leverandører, for eksempel navn, adresse, bilagsnummer og dato. Det har fire hurtigfaner: Generelt, Fakturering, Levering og Utenrikshandel. Disse hurtigfanene inneholder opplysninger om kjøp fra-leverandør, betal til-leverandør, forsendelser og valuta. De fleste av disse opplysningene hentes automatisk fra Leverandør-tabellen når feltene Kjøp fra-leverandørnr. og Betal til-levrd.nr. er fylt ut.
Bestillingslinjene inneholder alle opplysninger om varene som skal kjøpes, for eksempel varenummer, antall og priser. Beløpene på bestillingslinjene er oppgitt i kildevalutaen, med mindre feltnavnet angir at beløpet er oppgitt i NOK. Valutaen er den valutaen som vises i feltet Valutakode i bestillingshodet.
Bestillingshodet er knyttet til Leverandør-tabellen, som de fleste opplysningene om leverandøren hentes fra. Bestillingslinjene er knyttet til tabellene Vare og Finans, og mesteparten av informasjonen som settes inn på disse linjene, hentes automatisk fra disse to tabellene. Informasjonen kopieres, slik at du ikke trenger å angi den på nytt, men du kan endre informasjonen i et hode eller på en linje etter behov.
Når du skal opprette en ny bestilling, fyller du ut bestillingshodet og oppretter deretter linjene. Aktuelle opplysninger kopieres automatisk fra hodet til bestillingslinjene.
Når du har fylt ut bestillingshodet og tilhørende bestillingslinjer, bokfører du for å opprette et mottak, en faktura, en returforsendelse eller en kreditnota.