En dimensjon er data som du kan legge til i en post som et slags merke, slik at programmet kan gruppere poster med de samme egenskapene, og på en enkel måte få tak i disse gruppene slik at de kan brukes til analyseformål. Dimensjoner kan brukes i hele programmet på poster i kladder, dokumenter og budsjetter. Begrepet dimensjon brukes til å beskrive hvordan analyser utføres. En todimensjonal analyse er for eksempel salg per område. Hvis du imidlertid bruker mer enn to dimensjoner når du oppretter en post, kan du utføre en mer omfattende analyse senere, for eksempel salg per salgskampanje per kundegruppe per område.

Hver dimensjon kan ha en ubegrenset serie med dimensjonsverdier som hører til den dimensjonen. Det kan for eksempel tenkes at avdelingene Salg, Administrasjon og så videre inngår i en dimensjon som heter Avdeling. Disse avdelingene er dimensjonsverdier. Dimensjoner og dimensjonsverdier er brukerdefinerte og ubegrensede, noe som betyr at du kan opprette dimensjoner som er skreddersydd til ditt selskaps behov og forretningsprosesser. Noen dimensjoner, for eksempel kontonummer og dato, er imidlertid allerede definert av programmet.

Kontiene i et selskap består av mange poster fra mange forskjellige kilder, og er knyttet til en rekke aktiviteter i selskapet. Det er derfor ofte nødvendig å lage bankkontoutdrag, statistikker og analyser som er utdrag fra det fullstendige regnskapet. Disse utdragene kan opprettes ved hjelp av individuelle dimensjoner eller kombinasjoner av dimensjoner.

Hvis du oppretter en dimensjon som kalles Avdeling, og deretter bruker denne dimensjonen og dimensjonsverdien når du bokfører en post, kan du senere hente informasjon om for eksempel hvilke varer som er solgt av hvilke avdelinger. Hvis det er brukt mer enn én dimensjon i bokførte poster, kan brukeren lage en mer inngående analyse av et selskaps aktiviteter. En enkelt salgspost kan for eksempel inneholde flerdimensjonsinformasjon om hvilken konto varesalget er bokført på, hvor varen ble solgt, hvem som solgte den, og hva slags kunde som kjøpte den.

Hvis du bruker dimensjoner, kan du analysere utviklingstendenser og sammenligne ulike kjennetegn på tvers av en rekke poster. Funksjonaliteten analysevisning er spesielt effektiv til dette formålet, men du kan også bruke filtre, kontoskjemaer og rapporter til å lage informative dimensjonsanalyser.

Det er også mulig for deg å bruke dimensjoner til å støtte selskapsregler ved å påvirke hvordan en bruker kan kombinere dimensjoner og hvordan disse kan bokføres. Dette kan være nyttig hvis det er noen avdelinger som ikke kan bruke spesielle konti eller selge til bestemte kunder. Hvis du vil ha mer informasjon om dette, kan du se Dimensjonskombinasjoner og Standarddimensjoner.

Du kan definere så mange dimensjoner du trenger i selskapet, i tillegg til å definere et ubegrenset antall dimensjonsverdier for hver dimensjon. Alle dimensjoner du har definert, kan brukes i poster i kladder og dokumenter, i tillegg til i dimensjonsrelaterte rapporter og kjørsler.

Du kan også legge ekstra funksjonalitet til i noen dimensjoner, som beskrevet nedenfor:

Når du angir at en dimensjon skal være en global-, snarveis- eller budsjettdimensjon, tilordner programmet automatisk nye navn på alle feltene som er knyttet til dimensjonstypen med kodeteksten du angav for den valgte dimensjonen i dimensjonstabellen.

Du bør imidlertid merke deg at skjermhjelpen fortsatt bruker standardnavnene på dimensjonstypene, for eksempel Kode for global dimensjon 1, i stedet for det selskapsdefinerte kodenavnet på denne dimensjonen.

Du må definere hvilke dimensjoner og dimensjonsverdier du vil bruke i selskapet.

Du må også definere hvilke dimensjoner du vil bruke som globale dimensjoner og snarveisdimensjoner . Du må tenke gjennom hvilke dimensjoner som egner seg best som globale dimensjoner, og hvilke som egner seg best som snarveisdimensjoner i selskapet.

Du kan dessuten bruke dimensjonsfunksjonalitet til å støtte reglene som må følges i selskapet. Du kan for eksempel definere hvilke dimensjonskombinasjoner som er tillatt i kladder eller dokumenter, slik at en bestemt prosjektgruppe ikke kan bokføre bestemte utgiftstyper, eller at en bestemt vare ikke kan selges i et bestemt område. Du kan også definere standarddimensjoner for kontotyper som kundekonti eller for hver individuelle konto.

Du kan angi opplysninger om en post på en kladdelinje, for eksempel kontonummer, kundenummer og så videre. Du kan også legge til dimensjonsopplysninger i en post på samme måte, forutsatt at du har opprettet snarveisdimensjoner som felt direkte i kladdelinjer.

Du kan eventuelt angi dimensjonsopplysninger i dimensjonsvinduet ved å klikke Relatert informasjon, Linje, Dimensjoner i en kladd. Du kan enten bruke dimensjonsvinduet som et alternativ til snarveisdimensjonsfeltet, eller til å legge til informasjon om dimensjoner som ikke er definert som snarveisdimensjoner.

Når du bokfører en kladdepost, bokføres automatisk alle dimensjonsopplysningene.

Du kan angi dimensjonsopplysninger om både dokumentlinjer og dokumenthoder i et dokument. Du kan angi dimensjonsverdier for de to første snarveisdimensjonene direkte i dokumenthodet, og tilføye flere dimensjonsopplysninger om hodet i vinduet Dimensjoner, for eksempel ved å klikke Relatert informasjon, Tilbud, Dimensjoner i et tilbud.

Du kan gjøre hver snarveisdimensjon tilgjengelig direkte på linjene i dokumentpostene. Du kan deretter angi dimensjonsverdier for en dimensjon direkte på linjen. Du kan eventuelt angi dimensjonsopplysninger i dimensjonsvinduet ved å velge Relatert informasjon, Linje, Dimensjoner.

Du kan enten bruke dimensjonsvinduet som et alternativ til snarveisdimensjonsfeltet, eller for å legge til informasjon om dimensjoner som ikke er definert som snarveisdimensjoner.

Når du bokfører et dokument, bokføres også alle dimensjonsopplysningene automatisk, og du kan vise disse opplysningene i det bokførte dokumentet.

Hvis du har definert standarddimensjoner for noen konti eller kontotyper, blir det automatisk satt inn dimensjoner og dimensjonsverdier på en linje eller i et hode, når du angir linjer både i kladder og dokumenter. Disse dimensjonsopplysningene baseres på de kontonumrene og kontotypene du har angitt.

Du kan bruke dimensjoner som filtre på mange forskjellige måter. Ved hjelp av de to dimensjonene du definerte som globale dimensjoner, kan du filtrere i alle finanspostene. Du kan filtrere budsjettposter ved hjelp av budsjettdimensjoner. Du kan dessuten filtrere etter alle dimensjoner ved hjelp av analysevisninger. På denne måten kan du analysere poster og opprette informative rapporter som samler dimensjonsopplysninger fra alle data.

Hvis et dimensjonsfilterfelt inneholder en dimensjonsverdi, inneholder de filtrerte feltene bare beløp som er basert på disse dimensjonsverdiene.

Du kan angi opptil 20 tegn, både tall og bokstaver. Som for andre filtre er det bestemte regler for hvordan dimensjonsfiltre kan kombineres. Disse reglene illustreres i følgende eksempler, som bruker dimensjonsverdier for en dimensjon som en bruker har definert som Avdeling:

Grunnformene kan også kombineres innbyrdes: